E-Rechnung-Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

Kurz & knapp: Diese Checkliste führt Sie strukturiert durch alle wesentlichen Schritte der Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht, von der ersten Bestandsaufnahme über die Softwareauswahl bis zum vollständigen Rollout im Unternehmen. Sie ist bewusst so aufgebaut, dass sie sowohl für kleine Einzelunternehmen als auch für mittelständische Betriebe mit mehreren Abteilungen als praktischer Fahrplan dient – einzelne Punkte lassen sich je nach Unternehmensgröße überspringen oder vertiefen.

Schritt 1: Betroffenheit und Fristen klären

• Prüfen, ob und ab wann die Ausstellungspflicht für das eigene Unternehmen greift (abhängig vom Vorjahresumsatz: ab 800.000 Euro bereits ab 1. Januar 2027, sonst spätestens ab 1. Januar 2028).
• Klären, ob eine Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift, und was das konkret für die eigene Ausstellungs- und Empfangspflicht bedeutet.
• Prüfen, ob Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen oder Rechnungen an Privatpersonen relevant sind.
• Feststellen, ob bereits jetzt die seit 2025 geltende Empfangspflicht technisch sauber umgesetzt ist.

Schritt 2: Ist-Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse

• Aktuelles monatliches Rechnungsvolumen (eingehend und ausgehend) ermitteln.
• Bestehende Software für Fakturierung, Buchhaltung und Archivierung auflisten.
• Aktuelle Freigabewege und beteiligte Personen dokumentieren.
• Prüfen, welche Kunden und Lieferanten bereits strukturierte E-Rechnungen senden oder verlangen.

Schritt 3: Format- und Technikentscheidung

• Entscheiden, ob XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (Hybridformat mit PDF-Ansicht) besser zum eigenen Geschäftsmodell passt.
• Prüfen, ob eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk sinnvoll ist, insbesondere bei Geschäftsbeziehungen ins EU-Ausland.
• Klären, ob bestehende ERP- oder Buchhaltungssoftware E-Rechnungsformate bereits nativ unterstützt oder eine Zusatzlösung notwendig wird.

Schritt 4: Softwareauswahl

• Passende Softwarekategorie nach Unternehmensgröße bestimmen (Solo-Tarif, Team-Tarif oder Lösung mit DATEV-Anbindung).
• Mehrere Anbieter anhand einer eigenen Anforderungsliste statt pauschaler „Testsieger“-Behauptungen vergleichen.
• Kostenlose Testphasen aktiv nutzen und mit echten, realistischen Beispielrechnungen prüfen.
• Datenschutzaspekte klären: Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, technische Schutzmaßnahmen.

Schritt 5: Interne Prozesse anpassen

• Digitalen Freigabeprozess für eingehende Rechnungen definieren, inklusive Vertretungsregelungen.
• Archivierungsstrategie festlegen, die sowohl PDF-Ansicht als auch strukturierten XML-Datensatz GoBD-konform über acht Jahre sichert.
• Zuständigkeiten für Fehlerbehandlung bei nicht lesbaren oder fehlerhaften Rechnungen klären.
• Bei Bedarf technische Anbindung an ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem prüfen.

Schritt 6: Mitarbeitende schulen

• Zielgruppen differenzieren: Buchhaltung, Vertrieb, Führungskräfte und IT-Support benötigen unterschiedliche Schulungstiefen.
• Praxisnahe Übungen mit echten Beispielrechnungen statt rein abstrakter Erklärungen einplanen.
• Feste Ansprechpartner für Rückfragen in den ersten Wochen nach dem Rollout benennen.

Schritt 7: Pilotbetrieb und Rollout

• Neuen Prozess zunächst mit einer überschaubaren Gruppe von Rechnungen oder einer einzelnen Abteilung testen.
• Feedback aus dem Pilotbetrieb aktiv einholen und in die finale Konfiguration einfließen lassen.
• Schrittweise Ausweitung auf alle Abteilungen und Geschäftspartner planen, statt einer abrupten unternehmensweiten Umstellung an einem einzigen Tag.

Schritt 8: Nachbereitung und laufende Kontrolle

• Einige Wochen nach dem Rollout eine informelle Rückfragerunde mit den beteiligten Mitarbeitenden durchführen, um offene Probleme aus dem echten Tagesgeschäft zu sammeln.
• Regelmäßig prüfen, ob eingesetzte Software und Formate weiterhin dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Vorfeld der Ausstellungspflicht ab 2027.
• Ein festes, jährliches Zeitfenster für eine kurze Auffrischung der Prozesse und Schulungsinhalte einplanen.
• Löschkonzept für Rechnungsdaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von acht Jahren einrichten.

Checkliste für besondere Konstellationen

• Unternehmen mit Auslandsgeschäft: Zusätzlich prüfen, welche Formatanforderungen die jeweiligen Zielländer wie Frankreich, Italien oder Österreich stellen.
• Unternehmen mit mehreren Standorten: Einheitliche Freigaberegeln und Zuständigkeiten über alle Standorte hinweg definieren, statt lokale Insellösungen entstehen zu lassen.
• Unternehmen mit bestehendem Dokumentenmanagementsystem: Technische Anbindung der E-Rechnungssoftware an das DMS statt einer separaten Insellösung für Rechnungen prüfen.
• Unternehmen mit vielen langlaufenden Verträgen: Bestehende Vertragsklauseln zur Rechnungsstellung systematisch durchsehen und bei Bedarf per Nachtrag aktualisieren.

Praxisbeispiel: Wie ein Einzelunternehmer die Checkliste für sich verkürzt

Eine freiberufliche Grafikdesignerin mit geringem Rechnungsvolumen und ohne Mitarbeitende nutzte diese Checkliste, überspringte jedoch bewusst die Schritte zu Freigabeprozessen und Mitarbeiterschulung, da diese für ihre Ein-Personen-Struktur nicht relevant sind. Stattdessen konzentrierte sie sich auf die Klärung ihrer Betroffenheit als Kleinunternehmerin, die Auswahl einer einfachen, kostengünstigen Software mit XRechnung-Unterstützung sowie eine unkomplizierte Archivierungslösung. Dieses Beispiel zeigt, dass die Checkliste bewusst modular gedacht ist und nicht jeder Schritt für jedes Unternehmen gleich relevant sein muss.

Typischer Zeitrahmen für die Umsetzung der Checkliste

Wie ein mittelständisches Unternehmen die Checkliste in seinen Projektplan überführte

Ein Maschinenbauunternehmen mit rund 150 Mitarbeitenden nutzte diese Checkliste als Grundlage für einen internen Projektplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Terminen je Schritt. Die Ist-Analyse und Fristenklärung übernahm die Finanzabteilung gemeinsam mit dem Steuerberater innerhalb der ersten drei Wochen, die anschließende Softwareauswahl erfolgte in enger Abstimmung zwischen IT und Buchhaltung über weitere sechs Wochen. Mitarbeiterschulung und Pilotbetrieb liefen parallel zueinander, um die Gesamtprojektdauer zu verkürzen, statt jeden Schritt strikt nacheinander abzuarbeiten. Durch diese bewusste Parallelisierung einzelner, voneinander unabhängiger Checklistenpunkte reduzierte sich die Gesamtprojektdauer von ursprünglich geplanten neun auf rund sechseinhalb Monate.

Digitale versus analoge Nutzung der Checkliste

Ob die Checkliste in Papierform ausgedruckt, in einer einfachen Tabellenkalkulation oder in einem professionellen Projektmanagement-Tool geführt wird, hängt von der Unternehmensgröße und der Anzahl beteiligter Personen ab. Für Einzelunternehmer reicht häufig eine einfache handschriftliche oder digitale Notiz aus. Bei mehreren beteiligten Abteilungen empfiehlt sich hingegen ein gemeinsam einsehbares digitales Tool, in dem der Fortschritt der einzelnen Schritte für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar dokumentiert wird, statt den Überblick über verstreute E-Mails oder mündliche Absprachen zu verlieren.

Häufige Fehler beim Abarbeiten der Checkliste

Ein verbreiteter Fehler ist es, direkt mit der Softwareauswahl zu beginnen, ohne vorher die eigene Betroffenheit und die tatsächlichen Anforderungen zu klären – das führt häufig zu einer über- oder unterdimensionierten Lösung. Ein zweiter häufiger Fehler ist, die Mitarbeiterschulung als letzten, hastig erledigten Schritt kurz vor dem Rollout zu behandeln, statt sie von Anfang an in die Zeitplanung einzubeziehen.

Checkliste für die Zeit nach dem Rollout

• Nach einigen Wochen im Echtbetrieb eine kurze Rückfragerunde mit den beteiligten Mitarbeitenden durchführen.
• Regelmäßig prüfen, ob neue gesetzliche Klarstellungen oder Software-Updates Anpassungen an den eigenen Prozessen erfordern.
• Bei wachsendem Rechnungsvolumen die Skalierbarkeit der gewählten Softwarelösung im Blick behalten.
• Datenschutzrechtliche Aspekte wie Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept einmal jährlich überprüfen.
• Vor der Ausstellungspflicht ab 2027 rechtzeitig prüfen, ob die eigene Software auch für ausgehende Rechnungen vollständig vorbereitet ist.

Wo Sie bei Unsicherheiten Unterstützung finden

Für rechtliche und steuerliche Detailfragen zu einzelnen Checklistenpunkten ist der eigene Steuerberater die zuverlässigste Anlaufstelle, da er die individuelle Situation des Unternehmens kennt. Für technische Fragen zur konkreten Softwareauswahl oder -einrichtung lohnt sich der direkte Kontakt zum jeweiligen Softwareanbieter, dessen Support in der Regel auf genau diese praktischen Umstellungsfragen spezialisiert ist. Branchenverbände bieten zudem häufig spezialisierte Informationsangebote für die jeweilige Branche, die über allgemeine Checklisten hinausgehen.

Fazit

Eine strukturierte Checkliste hilft dabei, die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht nicht dem Zufall zu überlassen, sondern systematisch von der Bestandsaufnahme bis zum vollständigen Rollout durchzugehen. Wichtig ist, die Checkliste an die eigene Unternehmensgröße anzupassen, statt jeden Schritt unabhängig vom tatsächlichen Bedarf mechanisch abzuarbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer alle Schritte dieser Checkliste durchlaufen?

Nein, einige Schritte wie interne Freigabeprozesse oder Mitarbeiterschulung sind für Einzelunternehmer meist nicht relevant und können übersprungen werden.

Wie lange dauert die vollständige Umsetzung realistisch?

Je nach Unternehmensgröße zwischen wenigen Wochen für Einzelunternehmer und mehreren Monaten für mittelständische Betriebe mit mehreren Abteilungen.

In welcher Reihenfolge sollte ich die Schritte abarbeiten?

Am sinnvollsten in der vorgeschlagenen Reihenfolge, da spätere Schritte wie die Softwareauswahl auf den Ergebnissen der vorherigen Bestandsaufnahme aufbauen.

Was ist der wichtigste Schritt, den Unternehmen häufig überspringen?

Die ehrliche Ist-Analyse der aktuellen Prozesse zu Beginn – ohne sie fällt die spätere Softwareauswahl häufig unpassend aus.

Sollte ich mit dem Pilotbetrieb oder direkt mit dem vollständigen Rollout starten?

Ein begrenzter Pilotbetrieb wird grundsätzlich empfohlen, da er Fehler frühzeitig erkennbar macht, ohne den gesamten Geschäftsbetrieb zu gefährden.

Kann ich diese Checkliste auch für die reine Empfangspflicht seit 2025 nutzen?

Ja, viele Schritte wie Softwareauswahl und Archivierungsstrategie sind auch für eine saubere Umsetzung der bereits geltenden Empfangspflicht relevant.

Was mache ich, wenn ich bei einem Schritt nicht weiterkomme?

Für rechtliche und steuerliche Detailfragen empfiehlt sich die Rücksprache mit dem eigenen Steuerberater, für technische Fragen der direkte Kontakt zum jeweiligen Softwareanbieter.