Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen? Ihr persönlicher Check

Kurz & knapp: Wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von drei Faktoren ab: Ihrem Umsatz aus dem Vorjahr, Ihrem Status als Kleinunternehmer und der Frage, ob Sie an Unternehmen (B2B) oder Privatpersonen (B2C) verkaufen. Für die meisten regulären Unternehmen gilt: über 800.000 Euro Vorjahresumsatz bedeutet Pflicht ab 1.1.2027, darunter ab 1.1.2028. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen dauerhaft gar nicht ausstellen. Mit dem folgenden Selbst-Check finden Sie Ihr persönliches Datum.

Warum es kein einheitliches Datum für alle gibt

Anders als die Empfangspflicht, die seit dem 1.1.2025 pauschal für alle Unternehmen gilt, ist die Ausstellungspflicht im Wachstumschancengesetz bewusst gestaffelt worden. Der Gesetzgeber wollte kleineren Unternehmen mehr Vorbereitungszeit einräumen als großen, umsatzstarken Betrieben. Deshalb lässt sich die Frage „Ab wann muss ich selbst ausstellen?“ nicht pauschal, sondern nur individuell anhand der eigenen Unternehmenssituation beantworten. Die folgende Selbstdiagnose führt Sie in drei Schritten zu Ihrem persönlichen Stichtag.

Schritt 1: Sind Sie Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Prüfen Sie zuerst, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Seit der Reform 2025 gilt: Sie sind Kleinunternehmer, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 25.000 Euro betrug und Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt. Ist das der Fall, müssen Sie dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen – unabhängig vom Datum. Sie müssen aber weiterhin E-Rechnungen empfangen können. Sind Sie kein Kleinunternehmer oder haben freiwillig auf die Regelbesteuerung optiert, geht es mit Schritt 2 weiter.

Schritt 2: Verkaufen Sie überwiegend an Unternehmen (B2B) oder Privatpersonen (B2C)?

Die Ausstellungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Wenn Sie ausschließlich oder überwiegend an Privatpersonen verkaufen – etwa ein Einzelhandelsgeschäft oder ein Restaurant –, greift die Pflicht für diese Umsätze nicht, siehe auch die B2C-Ausnahme von der E-Rechnungspflicht. Haben Sie zumindest teilweise Geschäftskunden, betrifft Sie die Pflicht für genau diesen Teil Ihrer Umsätze, und es geht weiter mit Schritt 3.

Schritt 3: Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr?

Jetzt wird es konkret: Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz nach §19 Abs. 3 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Dieser Wert entscheidet über Ihr persönliches Startdatum.

Wichtig: Für die Frist 2027 zählt der Umsatz des Jahres 2026, für die Frist 2028 ist letztlich jeder Umsatz unterhalb der Schwelle relevant – ab 2028 betrifft die Pflicht ohnehin ausnahmslos alle regelbesteuerten Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Warum die Selbstdiagnose wichtiger ist als das allgemeine Datum

Viele Ratgeber im Internet nennen ausschließlich die beiden großen Stichtage 1.1.2027 und 1.1.2028, ohne zu erklären, welcher davon für den einzelnen Leser tatsächlich gilt. Das führt in der Praxis zu zwei gegensätzlichen Fehlern: Manche Unternehmer gehen unnötig früh von einer Pflicht aus und investieren Zeit und Geld in eine Umstellung, die für sie noch gar nicht erforderlich wäre. Andere verlassen sich fälschlich auf die spätere Frist 2028, obwohl ihr tatsächlicher Umsatz sie bereits der 2027er-Gruppe zuordnet. Beide Fehler lassen sich vermeiden, indem die drei genannten Kriterien – Kleinunternehmerstatus, Kundenstruktur und Vorjahresumsatz – konkret und dokumentiert für das eigene Unternehmen durchgegangen werden, statt sich auf allgemeine Aussagen zu verlassen.

Rechtsgrundlage: §14 UStG und die Umsatzschwelle

Die materielle Definition der E-Rechnung und die Anknüpfung an die 800.000-Euro-Grenze finden sich in §14 UStG in Verbindung mit der Übergangsvorschrift des §27 Abs. 38 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Die genaue Berechnungsmethode der Umsatzschwelle, inklusive Sonderfällen wie Neugründungen oder unterjährigen Umsatzschwankungen, behandelt der vertiefende Artikel zur 800.000-Euro-Umsatzgrenze ausführlich – hier liegt der Fokus auf der persönlichen Selbstdiagnose.

Praxisbeispiel: Drei Unternehmer, drei unterschiedliche Startdaten

Sabine Klose betreibt einen Online-Shop für Bürobedarf mit einem Vorjahresumsatz von 950.000 Euro, überwiegend an Geschäftskunden. Da sie die 800.000-Euro-Grenze überschreitet, muss sie ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen. Marco Vogt führt eine Fahrradwerkstatt mit 180.000 Euro Jahresumsatz, davon rund 40 Prozent an gewerbliche Flottenkunden. Da er unter der Schwelle liegt, aber kein Kleinunternehmer ist, greift seine Pflicht erst ab dem 1.1.2028 – und auch dann nur für den B2B-Anteil seiner Rechnungen. Die Grafikerin Lena Ahrens erzielte im Vorjahr 22.000 Euro Umsatz und bleibt damit Kleinunternehmerin; sie muss auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen, solange sie unter den Schwellenwerten bleibt.

Sonderfall: Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze während des Jahres überschreite?

Überschreiten Sie im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze, verlieren Sie den Kleinunternehmerstatus unterjährig und werden ab dem Zeitpunkt der Überschreitung regelbesteuert. Damit greift ab diesem Moment grundsätzlich auch die reguläre Rechnungsstellungspflicht, allerdings bleibt es für die konkrete Ausstellungspflicht der E-Rechnung bei den allgemeinen Stichtagen 2027/2028, sofern Sie nicht ohnehin bereits über der 800.000-Euro-Grenze liegen. Empfehlenswert ist in diesem Fall eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater, da der Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung mehrere umsatzsteuerliche Pflichten gleichzeitig auslöst.

Sonderfall Existenzgründung: Welches Datum gilt bei einer Neugründung?

Wer sein Unternehmen erst 2026 oder 2027 gründet, hat naturgemäß keinen vollständigen Vorjahresumsatz, an dem sich die 800.000-Euro-Grenze messen ließe. In diesem Fall wird üblicherweise der auf das Kalenderjahr hochgerechnete voraussichtliche Umsatz des Gründungsjahres herangezogen, um die maßgebliche Schwelle für das Folgejahr zu bestimmen. Neu gegründete Unternehmen mit hohem erwartetem Umsatz sollten deshalb nicht davon ausgehen, dass sie automatisch von der späteren Frist 2028 profitieren, nur weil noch kein vollständiges Vorjahr vorliegt. Im Zweifel empfiehlt sich hier eine frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater, da die Finanzverwaltung bei Neugründungen auf plausible Prognosewerte abstellt.

Was, wenn sich mein Kundenmix im Laufe der Zeit ändert?

Viele Unternehmen beginnen mit einem reinen B2C-Geschäft und gewinnen später zusätzlich Geschäftskunden hinzu, oder umgekehrt. Da die Ausstellungspflicht ausschließlich an den B2B-Anteil der Umsätze anknüpft, verändert sich mit dem Kundenmix auch der praktische Anwendungsbereich der Pflicht. Ein Unternehmen, das heute überwiegend an Privatpersonen verkauft und deshalb kaum betroffen ist, kann durch die Gewinnung eines einzigen größeren Geschäftskunden faktisch zur E-Rechnung verpflichtet werden, sobald die übrigen Voraussetzungen – insbesondere kein Kleinunternehmerstatus – erfüllt sind. Es lohnt sich daher, die eigene Kundenstruktur mindestens einmal jährlich neu zu bewerten, statt sich auf eine einmal getroffene Einschätzung dauerhaft zu verlassen.

Checkliste für Ihren persönlichen Fahrplan

• Kleinunternehmerstatus für das laufende und kommende Jahr realistisch einschätzen.
• Anteil der B2B- gegenüber B2C-Umsätzen grob bestimmen.
• Vorjahresumsatz exakt mit Steuerberater oder Buchhaltung abgleichen.
• Eigenes Startdatum (2027, 2028 oder „keine Pflicht“) schriftlich festhalten.
• Bei Nähe zur 800.000-Euro-Grenze: Umsatzentwicklung laufend beobachten.
• Softwareanbieter frühzeitig nach der eigenen Frist kontaktieren, nicht erst kurz vorher.

Häufige Fehler bei der Selbsteinschätzung

Wie Sie sich technisch auf Ihr Startdatum vorbereiten

Sobald Sie Ihr persönliches Datum kennen, empfiehlt sich ein grober Zeitplan, der mindestens sechs bis neun Monate vor dem Stichtag beginnt. Zunächst sollte geklärt werden, ob die vorhandene Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung oder ZUGFeRD nativ erzeugen kann oder ob ein Zusatzmodul beziehungsweise ein externer Dienstleister notwendig ist. Danach folgt ein Testlauf mit ein bis zwei Geschäftspartnern, um Formatprobleme frühzeitig zu erkennen, bevor die Pflicht flächendeckend greift. Parallel sollte die Archivierung so eingerichtet werden, dass der strukturierte Datensatz und nicht nur eine gedruckte Ansicht mindestens acht Jahre GoBD-konform gespeichert wird. Wer diesen Fahrplan Schritt für Schritt abarbeitet, kann sein individuelles Startdatum entspannt erreichen, statt in den letzten Wochen vor dem Stichtag unter Zeitdruck zu geraten.

Fazit

Ihr persönliches Startdatum für die Ausstellungspflicht ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Kleinunternehmerstatus, Kundenstruktur und Vorjahresumsatz. Wer diese drei Faktoren kennt, kann sein individuelles Datum – 2027, 2028 oder gar keine Pflicht – zuverlässig bestimmen und die technische Umstellung rechtzeitig, aber nicht überstürzt planen.

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn ich sowohl Kleinunternehmer als auch B2B-Kunde habe?

Solange Sie den Kleinunternehmerstatus nach §19 UStG erfüllen, müssen Sie unabhängig vom Kundentyp keine E-Rechnungen ausstellen, wohl aber empfangen können.

Zählt bei der 800.000-Euro-Grenze der Netto- oder Bruttoumsatz?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des §19 Abs. 3 UStG, der grundsätzlich auf Nettobasis (ohne Umsatzsteuer) ermittelt wird.

Muss ich als Freiberufler ohne Gewerbe auch E-Rechnungen ausstellen?

Ja, die Regelung knüpft an die umsatzsteuerliche Unternehmereigenschaft an, nicht an die Rechtsform. Freiberufler mit B2B-Kunden sind grundsätzlich genauso betroffen wie Gewerbetreibende.

Was passiert, wenn ich mein persönliches Startdatum verpasse?

Eine ab dem Stichtag fälschlich nicht-konform ausgestellte Rechnung gilt als formal fehlerhaft, was beim Empfänger zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen kann und bei Ihnen im Zusammenhang mit Steuerverkürzung Konsequenzen über §378 oder §370 AO nach sich ziehen kann.

Kann ich freiwillig früher als gesetzlich nötig umstellen?

Ja, das ist ausdrücklich zulässig und wird häufig empfohlen, um Erfahrungen vor dem eigentlichen Stichtag zu sammeln.

Gilt mein persönliches Startdatum auch für Rechnungen ins Ausland?

Nein, die hier beschriebenen Fristen betreffen ausschließlich inländische B2B-Umsätze. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten eigene, teils länderspezifische Vorgaben.

Kann sich mein Startdatum später noch einmal verschieben?

Grundsätzlich sind die Stichtage 2027 und 2028 gesetzlich fixiert. Ihr individuelles Startdatum kann sich aber ändern, wenn sich Ihr Umsatz oder Ihr Kleinunternehmerstatus von Jahr zu Jahr verändert, weshalb eine jährliche Neubewertung sinnvoll ist.

Muss ich mein Startdatum dem Finanzamt aktiv mitteilen?

Nein, eine gesonderte Mitteilungspflicht besteht nicht. Die korrekte Anwendung der Fristen wird im Rahmen regulärer Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen kontrolliert.

Was, wenn ich mir bei meiner Umsatzschwelle unsicher bin?

Lassen Sie den exakten Vorjahresumsatz von Ihrem Steuerberater anhand der Buchhaltungsunterlagen bestätigen. Gerade bei Werten nahe der 800.000-Euro-Grenze kann eine ungenaue Schätzung dazu führen, dass Sie die falsche Frist annehmen und entweder unnötig früh oder zu spät umstellen.

Ändert sich mein Startdatum, wenn ich mehrere Unternehmen betreibe?

Grundsätzlich wird jedes umsatzsteuerliche Unternehmen einzeln betrachtet, sofern es sich tatsächlich um separate Unternehmereigenschaften handelt. Bei Organschaften oder engen wirtschaftlichen Verflechtungen sollte jedoch geprüft werden, ob Umsätze zusammengerechnet werden müssen.