E-Rechnung Beispiel: So sieht eine strukturierte Rechnung in der Praxis aus

Warum ein „Beispiel“ bei zwei Formaten unterschiedlich aussieht

Weil XRechnung und ZUGFeRD technisch unterschiedlich aufgebaut sind, unterscheidet sich auch das, was man beim Öffnen einer solchen Datei tatsächlich zu sehen bekommt. Wer zum ersten Mal eine echte E-Rechnung erhält, ist davon oft überrascht.

Beispiel 1: Wie eine XRechnung aussieht

Eine XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Code, ohne eigene visuelle Darstellung. Vereinfacht und stark gekürzt sieht ein Ausschnitt einer solchen Datei strukturell etwa so aus:

• Rechnungsnummer: RE-2025-00147
• Rechnungsdatum: im Datenfeld hinterlegt
• Verkäufer: Name, Anschrift, Steuernummer als eigene Felder
• Position 1: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz als getrennte Felder
• Gesamtsumme: Netto-, Steuer- und Bruttobetrag jeweils einzeln ausgewiesen

Ohne technisches Anzeigeprogramm wirkt eine solche Datei für einen Menschen wie eine lange Kette aus Codezeilen. Öffnet man sie versehentlich im Browser oder Texteditor, sieht man nur den rohen XML-Quelltext statt einer übersichtlichen Rechnung. Wie man eine solche Datei trotzdem lesbar macht, erklärt der Artikel XRechnung öffnen: mit welchem Programm.

Beispiel 2: Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aussieht

Eine ZUGFeRD-Datei sieht dagegen beim Öffnen genauso aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung: mit Firmenlogo, klar lesbarem Rechnungskopf, tabellarisch aufgeführten Positionen und einer Gesamtsumme am Ende. Der entscheidende Unterschied liegt im Hintergrund: Unsichtbar in derselben Datei eingebettet steckt zusätzlich derselbe strukturierte XML-Datensatz wie bei der XRechnung. Öffnet man die Datei mit einem normalen PDF-Programm, sieht man nur die menschenlesbare Ansicht. Erst eine spezialisierte Buchhaltungssoftware erkennt und liest zusätzlich den eingebetteten XML-Teil aus.

Die wichtigsten Datenfelder im Überblick

Wo man offizielle Musterdateien findet

Wer selbst mit einer echten Beispieldatei experimentieren möchte, findet auf der offiziellen Informationsseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) sowie bei vielen Softwareanbietern kostenlose Musterdateien im XRechnung- und ZUGFeRD-Format zum Download und Testen an. Solche Musterdateien eignen sich gut, um die eigene Buchhaltungssoftware vorab zu testen, bevor die Ausstellungspflicht tatsächlich greift.

Beispiel: Wie eine Korrekturrechnung aussieht

Muss eine bereits verschickte E-Rechnung nachträglich korrigiert werden, geschieht dies nicht durch einfaches Überschreiben der ursprünglichen Datei, sondern durch eine eigenständige Korrekturrechnung. Diese enthält typischerweise einen Verweis auf die Rechnungsnummer des Originaldokuments sowie die korrigierten Beträge oder Positionen. Auch die Korrekturrechnung muss wieder im strukturierten E-Rechnung-Format vorliegen, sofern die ursprüngliche Rechnung dieser Pflicht unterlag.

Unterschiede im Beispiel zwischen B2B und B2G

Eine E-Rechnung an ein Unternehmen (B2B) und eine an eine Behörde (B2G) unterscheiden sich strukturell kaum, da beide auf derselben Norm EN 16931 basieren. Ein praktischer Unterschied liegt jedoch häufig im zusätzlich benötigten Datenfeld der sogenannten Leitweg-ID bei Behördenrechnungen, das im B2B-Bereich in dieser Form nicht existiert. Mehr dazu im Artikel Leitweg-ID: was ist das.

Wo Fehler in der Praxis am häufigsten auftreten

• Fehlende oder falsch formatierte Steuernummer beim Empfänger
• Rundungsdifferenzen zwischen Positions- und Gesamtsumme
• Falsch zugeordnete Währungscodes bei internationalen Geschäftsbeziehungen
• Vergessene Pflichtfelder wie das genaue Leistungsdatum

Beispiel für eine Sammelrechnung

Bei einer Sammelrechnung, die mehrere Lieferungen oder Leistungen desselben Zeitraums zusammenfasst, enthält der strukturierte Datensatz entsprechend mehrere Positionsblöcke – jeweils mit eigener Mengen-, Preis- und Steuerangabe – die am Ende zu einer Gesamtsumme zusammengeführt werden. Anders als bei einer einzelnen Rechnung ist hier besonders wichtig, dass jede Einzelposition korrekt und vollständig strukturiert erfasst wird, da Fehler in einer einzelnen Position sonst die gesamte Sammelrechnung ungültig machen können.

Wie ein Rechnungseingangsbuch mit E-Rechnungen aussieht

Viele Unternehmen führen zur Übersicht ein Rechnungseingangsbuch, in dem alle empfangenen Rechnungen mit Datum, Absender, Betrag und Zahlungsstatus dokumentiert werden. Bei E-Rechnungen lässt sich ein solches Eingangsbuch oft automatisiert aus den strukturierten Daten befüllen, da Rechnungsnummer, Betrag und Absenderdaten bereits maschinenlesbar vorliegen und nicht mehr manuell übertragen werden müssen – ein praktischer Vorteil gegenüber der bisherigen PDF-basierten Arbeitsweise.

Wie ein Prüfprotokoll bei der Validierung aussieht

Wird eine Beispieldatei durch einen Online-Validator geprüft, erhält man üblicherweise ein Prüfprotokoll, das jede geprüfte Regel einzeln auflistet – etwa „Rechnungsnummer vorhanden: bestanden“ oder „Summe stimmt mit Einzelpositionen überein: bestanden“. Bei Fehlern zeigt das Protokoll konkret an, welche Regel verletzt wurde, was die gezielte Fehlersuche erheblich erleichtert im Vergleich zu einer rein manuellen Prüfung durch einen Menschen.

Fazit: Ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte

Wer sich unsicher fühlt, wie eine E-Rechnung „in echt“ aussieht, sollte sich nicht scheuen, aktiv mit einer offiziellen Musterdatei zu experimentieren. Das eigene Ausprobieren mit einem kostenlosen Viewer oder Validator vermittelt in wenigen Minuten oft ein klareres Verständnis als jede rein theoretische Beschreibung.

Was ein Beispiel über die Dateigröße verrät

Ein interessantes Detail beim Vergleich beider Formate: Eine reine XRechnung ist als Datei oft deutlich kleiner als eine vergleichbare ZUGFeRD-Datei, da Letztere zusätzlich die vollständige visuelle PDF-Darstellung enthält. Für Unternehmen mit sehr hohem Rechnungsvolumen kann dieser Unterschied bei der Wahl des Formats und der benötigten Speicherkapazität für die Archivierung eine praktische Rolle spielen.

Wie sich ein Beispiel mit mehreren Steuersätzen darstellt

Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen – etwa eine Mischung aus regulär besteuerten Leistungen (19 Prozent) und ermäßigt besteuerten Positionen (7 Prozent) –, muss der strukturierte Datensatz diese Aufteilung exakt widerspiegeln. Statt einer einzigen Steuersumme enthält die Rechnung dann mehrere separate Steuerblöcke, jeweils mit eigenem Steuersatz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag. Diese detaillierte Aufschlüsselung ist einer der Bereiche, in denen sich strukturierte E-Rechnungen besonders deutlich von vereinfachten PDF-Darstellungen unterscheiden, die eine solche Aufteilung oft nur optisch, nicht aber maschinenlesbar abbilden.

Ein Beispiel für eine Anzahlungsrechnung

Bei einer Anzahlungsrechnung wird zunächst nur ein Teilbetrag der Gesamtleistung in Rechnung gestellt. Der strukturierte Datensatz muss in diesem Fall erkennbar machen, dass es sich um eine Anzahlung handelt, und in der späteren Schlussrechnung auf die bereits gestellte Anzahlung verweisen, damit es nicht zu einer doppelten Besteuerung desselben Betrags kommt. Diese Verknüpfung zwischen Anzahlungs- und Schlussrechnung erfolgt bei einer E-Rechnung über eindeutige Referenzfelder, die eine automatisierte Zuordnung durch die Buchhaltungssoftware ermöglichen.

Ausführliches Praxisbeispiel: Eine Rechnung von der Erstellung bis zur Archivierung

Um den gesamten Lebenszyklus einer E-Rechnung zu veranschaulichen, folgt hier ein durchgängiges Beispiel: Ein IT-Dienstleister erbringt im April eine Beratungsleistung im Wert von 2.000 Euro netto für einen Firmenkunden. Am Monatsende erstellt seine Buchhaltungssoftware automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung im Comfort-Profil mit Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, 19 Prozent Umsatzsteuer und einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Die Datei wird per E-Mail an den Kunden verschickt, der sie in seinem PDF-Programm öffnet und liest, während seine eigene Software im Hintergrund den eingebetteten XML-Datensatz ausliest und automatisch zur Zahlung vormerkt. Nach Zahlungseingang gleicht die Software des IT-Dienstleisters die eingehende Überweisung automatisch anhand der Rechnungsnummer ab und markiert die Rechnung als bezahlt. Beide Unternehmen archivieren die Datei anschließend automatisiert und GoBD-konform für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von zehn Jahren, ohne dass ein einziger Schritt in diesem Ablauf manuell nachbearbeitet werden musste.

Die ZUGFeRD-Profile im direkten Vergleich

Ein Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung sieht je nach gewähltem Profil unterschiedlich detailliert aus, da ZUGFeRD in mehreren Ausbaustufen mit unterschiedlichem Datenumfang existiert. Die folgende Tabelle zeigt die gebräuchlichsten Profile im Überblick:

Für die meisten B2B-Geschäftsbeziehungen hat sich in der Praxis das Profil Comfort etabliert, da es alle für die E-Rechnungspflicht erforderlichen Pflichtfelder enthält, ohne unnötig komplex zu sein. Wer unsicher ist, welches Profil die eigene Software tatsächlich erzeugt, kann dies meist direkt in den Programmeinstellungen oder anhand einer erzeugten Testdatei nachprüfen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine XRechnung im Browser öffnen und lesen?

Technisch schon, allerdings nur als unübersichtlichen XML-Quelltext. Für eine lesbare Darstellung ist ein spezieller Viewer nötig.

Warum sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie eine normale PDF?

Weil ZUGFeRD bewusst beides kombiniert: eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht und einen zusätzlichen, unsichtbaren XML-Datensatz für Maschinen.

Muss jede E-Rechnung optisch gleich aussehen?

Nein, das Layout einer ZUGFeRD-PDF-Ansicht kann individuell gestaltet werden, solange der zugrunde liegende strukturierte Datensatz der Norm EN 16931 entspricht.

Kann ich mit einem Beispiel meine eigene Software testen?

Ja, offizielle Musterdateien eignen sich gut, um vorab zu prüfen, ob die eigene Software E-Rechnungen korrekt einlesen und darstellen kann.

Muss eine Korrekturrechnung wieder im E-Rechnung-Format erstellt werden?

Ja, sofern die ursprüngliche Rechnung der E-Rechnungspflicht unterlag, muss auch die Korrektur im entsprechenden strukturierten Format erfolgen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein zusätzliches Kennzeichnungsfeld, das bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die korrekte Zustellung an die richtige Behördenstelle ermöglicht.

Was zeigt ein Prüfprotokoll bei der Validierung an?

Es listet jede geprüfte Regel einzeln auf und markiert, ob sie erfüllt wurde, was die gezielte Fehlersuche erheblich erleichtert.

Wo finde ich kostenlose Testdateien zum Ausprobieren?

Offizielle Musterdateien bieten unter anderem die Koordinierungsstelle für IT-Standards sowie viele Softwareanbieter kostenlos zum Download an.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich für den B2B-Alltag verwenden?

Für die meisten Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen eignet sich das Profil Comfort, da es alle für die E-Rechnungspflicht erforderlichen Pflichtfelder gemäß EN 16931 enthält, ohne den unnötigen Zusatzaufwand des Profils Extended zu verursachen.

Kann ich anhand des Beispiels erkennen, welches Profil eine erhaltene Datei nutzt?

Ja, eine spezialisierte Buchhaltungssoftware oder ein XML-Viewer zeigt in den Metadaten der Datei üblicherweise an, welches konkrete ZUGFeRD-Profil beim Erstellen verwendet wurde.