XRechnung aktuelle Version: Stand, Historie und wie du sie selbst prüfst

Kurz & knapp: Der XRechnung-Standard liegt aktuell in der Hauptversion 3.0 vor (in Kraft seit dem 1. Februar 2024), mit dem technischen Bundle-Release 3.0.2 als jüngstem Stand. Da die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) regelmäßig neue Bundles und mittelfristig auch die Version 4.0 veröffentlicht, solltest du die aktuelle Zahl nicht aus diesem Artikel allein übernehmen, sondern zusätzlich direkt bei der offiziellen Quelle xeinkauf.de gegenprüfen.

Warum die Versionsnummer überhaupt wichtig ist

XRechnung ist kein statisches Dokument, sondern ein technischer Standard, der regelmäßig gepflegt, korrigiert und erweitert wird. Software, die Rechnungen erzeugt oder validiert, muss sich an genau dieser Versionsnummer orientieren. Verwendet ein Absender eine veraltete Version, kann es passieren, dass die validierende Stelle beim Empfänger – etwa eine Behörde oder ein großes Unternehmen – die Rechnung technisch zurückweist, selbst wenn sie inhaltlich korrekt ist. Wer was ist XRechnung bereits kennt, weiß, dass es sich um ein rein XML-basiertes, EN-16931-konformes Format handelt; dieser Artikel konzentriert sich gezielt auf die Frage, welche Version davon aktuell gilt und wie sich das in der Praxis überprüfen lässt.

Wer pflegt den XRechnung-Standard?

Verantwortlich für die Entwicklung und Pflege ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), angesiedelt bei der Bremer Senatorin für Finanzen im Auftrag des IT-Planungsrats. Die KoSIT veröffentlicht Spezifikationen, Validierungsartefakte (Schematron-Regeln, XSD-Schemas) und Testsuiten über die offizielle Plattform xeinkauf.de sowie über GitHub-Repositories der Organisation itplr-kosit. Diese beiden Quellen sind die verlässlichsten Anlaufstellen, um den tagesaktuellen Stand zu prüfen.

Der aktuelle Stand: Version 3.0 mit Bundle 3.0.2

Seit dem 1. Februar 2024 ist Version 3.0 des Standards in Kraft; die vorherige Version 2.3 wurde zu diesem Zeitpunkt deaktiviert. Innerhalb der Hauptversion 3.0 veröffentlicht die KoSIT sogenannte Bundles – technische Aktualisierungspakete mit Validierungsregeln und Testfällen, ohne dass sich das grundlegende Datenmodell ändert. Das Release 3.0.2 ist seit Sommer 2024 der maßgebliche technische Stand und wird seither in regelmäßigen Abständen (unter anderem als „Bundle Fall 2024“, „Bundle Spring 2025“, „Bundle Summer 2025“ und „Bundle Winter 2025/26“) mit aktualisierten Prüfwerkzeugen neu ausgeliefert, ohne die Versionsnummer 3.0.2 selbst zu ändern.

Was ein „Bundle-Release“ von einem echten Versionssprung unterscheidet

Ein Bundle-Release aktualisiert in der Regel den Validator, also das technische Prüfprogramm, mit dem Software und Rechnungsersteller die Konformität einer XML-Datei testen können. Inhaltlich bleibt die Rechnungsstruktur unverändert – es werden lediglich Fehler in den Prüfregeln behoben oder Randfälle präzisiert. Ein echter Versionssprung wie von 2.3 auf 3.0 oder künftig auf 4.0 bedeutet dagegen strukturelle Änderungen am Datenmodell selbst, auf die sich Softwarehersteller aktiv vorbereiten müssen.

Die kommende Version 4.0

Die KoSIT bereitet bereits die Version 4.0 vor, die auf der überarbeiteten EU-Norm EN 16931-1:2026 aufbaut. Ziel ist unter anderem, mehrere Bestellungen und Lieferungen in einer einzigen Rechnung konsolidieren zu können, sowie eine neue Methodik für branchenspezifische Erweiterungen über eine zentrale Komponentenbibliothek einzuführen. Eine vorläufige Spezifikation zu Testzwecken wird zeitnah nach Veröffentlichung der EU-Norm erwartet, der vollständige technische Rollout hängt jedoch von weiteren europäischen Validierungsdokumenten ab und soll schrittweise erfolgen, um Verwaltungen, Unternehmen und Softwareanbietern ausreichend Übergangszeit zu geben.

Wichtiger Hinweis: Diese Zahl kann sich ändern

Da Standards wie XRechnung fortlaufend weiterentwickelt werden, kann die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels aktuelle Versionsnummer inzwischen überholt sein. Verlasse dich für sicherheitskritische Entscheidungen – etwa die Konfiguration einer Buchhaltungssoftware oder eines ERP-Systems – niemals ausschließlich auf einen einzelnen Artikel, sondern prüfe den Stand zusätzlich direkt bei der KoSIT.

So prüfst du die aktuelle Version selbst

1. Rufe die offizielle Seite xeinkauf.de auf, den zentralen Anlaufpunkt für XStandards Einkauf, und suche dort den Bereich „Versionen und Bundles der XRechnung“.
2. Alternativ besuchst du das GitHub-Repository der Organisation itplr-kosit, in dem die Testsuiten und Validierungsartefakte mit Versionsnummer und Veröffentlichungsdatum versioniert werden.
3. Prüfe in deiner Rechnungssoftware oder deinem ERP-System die Versionsangabe des verwendeten XRechnung-Schemas in den Einstellungen oder im technischen Handbuch des Herstellers.
4. Nutze das offizielle Validierungstool (den KoSIT-Validator), um eine erzeugte Testrechnung gegen die aktuell gültigen Schematron-Regeln zu prüfen – die Ausgabe zeigt in der Regel auch die verwendete Regelversion an.

Praxisbeispiel: Warum eine veraltete Version zu Problemen führt

Ein mittelständischer Zulieferer nutzt eine Rechnungssoftware, deren XRechnung-Modul seit über zwei Jahren nicht aktualisiert wurde und noch Version 2.3 erzeugt. Der öffentliche Auftraggeber, an den geliefert wird, hat sein Empfangsportal jedoch bereits vollständig auf Version 3.0 umgestellt und lehnt die eingehende Rechnung automatisiert ab, da das Portal die veraltete Struktur nicht mehr verarbeitet. Die Folge: verzögerte Zahlung, zusätzlicher Kommunikationsaufwand und im schlimmsten Fall eine manuelle Nachbearbeitung durch den Lieferanten. Ein regelmäßiger Blick auf die Versionsangabe der eigenen Software hätte das Problem frühzeitig sichtbar gemacht.

Versionshistorie im Überblick

Häufige Fehler im Umgang mit Versionsständen

• Software wird einmal eingerichtet und danach nie wieder auf Aktualität geprüft.
• Man verwechselt ein Bundle-Update (z. B. 3.0.2 Winter 2025/26) mit einem inhaltlichen Versionssprung.
• Interne IT-Abteilungen erfahren von einem Versionswechsel erst, wenn Rechnungen bereits zurückgewiesen werden, statt proaktiv den KoSIT-Änderungskanal zu beobachten.
• Man verlässt sich auf veraltete Blogartikel oder Foreneinträge statt auf die offizielle Quelle.

Was bedeutet ein Versionswechsel für Softwareanbieter?

Softwarehersteller, die XRechnung-Module anbieten, müssen jede neue Hauptversion aktiv implementieren und in ihren Produkten ausrollen. Für Anwender bedeutet das in der Regel, dass ein reguläres Software-Update ausreicht, sofern der Hersteller aktiv am Standard dranbleibt. Es lohnt sich, im Support oder in den Release Notes des eigenen Anbieters gezielt nach dem Stichwort „XRechnung 3.0“ beziehungsweise künftig „4.0“ zu suchen, um sicherzugehen, dass die verwendete Version unterstützt wird.

Zusammenhang mit Peppol und internationalem Kontext

Da XRechnung eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen EN 16931 ist und eng mit dem Peppol-Netzwerk zusammenspielt, wirken sich europäische Standardänderungen mittelbar auch auf die deutsche Version aus. Änderungen an der zugrunde liegenden EU-Norm, wie sie mit EN 16931-1:2026 anstehen, sind meist der Auslöser für einen neuen XRechnung-Versionssprung. Auch andere europäische Länder pflegen eigene, nationale CIUS-Varianten der EN 16931, die jeweils eigenen Versionszyklen folgen – ein Blick auf die deutsche Versionsnummer allein sagt daher nichts über den Stand in anderen Ländern aus, was insbesondere für grenzüberschreitend tätige Unternehmen relevant ist.

Wie lange bleiben alte Versionen nutzbar?

Die KoSIT legt bei jedem Versionswechsel eine Übergangsfrist fest, während der die vorherige Version parallel akzeptiert wird, bevor sie endgültig deaktiviert wird – so war es beim Wechsel von 2.3 auf 3.0 am 1. Februar 2024 der Fall. Diese Übergangsfristen geben Softwareherstellern und Unternehmen Zeit, ihre Systeme anzupassen, sind aber typischerweise auf einige Monate begrenzt und keine dauerhafte Koexistenz. Wer sich auf die alte Version verlässt, weil sie „bisher noch funktioniert hat“, sollte deshalb den offiziell angekündigten Deaktivierungstermin im Blick behalten und rechtzeitig vorher umstellen, statt bis zum letzten Tag zu warten.

Unterschied zwischen Standardversion und Softwareversion

Ein häufiger Verwechslungspunkt ist der Unterschied zwischen der Versionsnummer des XRechnung-Standards selbst und der Versionsnummer der jeweiligen Rechnungssoftware oder des ERP-Moduls. Ein Softwarehersteller kann beispielsweise „Version 5.3“ seines eigenen Produkts veröffentlichen, während dieses Produkt technisch weiterhin den XRechnung-Standard 3.0.2 umsetzt. Für die Konformität zählt ausschließlich, welchen KoSIT-Standard die erzeugte XML-Datei tatsächlich erfüllt – nicht die Marketingversion der Software. Beim Kontakt mit dem Support solltest du deshalb konkret nach der unterstützten „XRechnung-Standardversion“, nicht nur nach der Produktversion fragen.

Checkliste: Versionssicherheit im Unternehmen sicherstellen

• Trage dir einen wiederkehrenden Termin ein (z. B. quartalsweise), um die aktuelle Versionsangabe bei xeinkauf.de zu prüfen.
• Kläre mit deinem Software- oder ERP-Anbieter schriftlich, ob und wie automatisch auf neue KoSIT-Bundles reagiert wird.
• Lasse regelmäßig eine Testrechnung durch den offiziellen KoSIT-Validator laufen, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
• Beobachte Ankündigungen zur Version 4.0, insbesondere wenn du mit öffentlichen Auftraggebern oder großen Konzernen als Empfängern arbeitest, die häufig neue Versionen als Erste verbindlich einführen.
• Dokumentiere intern, welche Version zu welchem Zeitpunkt produktiv eingesetzt wurde – das erleichtert die Fehlersuche bei zurückgewiesenen Rechnungen erheblich.

Regionale Unterschiede bei der Versionseinführung

Da Deutschland föderal organisiert ist, setzen nicht alle öffentlichen Auftraggeber neue XRechnung-Versionen zwingend zum gleichen Stichtag um. Bundesbehörden, Landesverwaltungen und Kommunen können unterschiedliche technische Übergangsfristen für ihre jeweiligen Rechnungseingangsportale festlegen, auch wenn der KoSIT-Standard selbst bundesweit einheitlich definiert ist. In der Praxis bedeutet das: Selbst nach einem offiziellen Versionswechsel kann es sein, dass einzelne Empfangsportale übergangsweise noch die alte Version akzeptieren, während andere bereits ausschließlich die neue Version verlangen. Wer regelmäßig an verschiedene öffentliche Stellen liefert, sollte deshalb im Zweifel direkt beim jeweiligen Portalbetreiber nachfragen, welche Version aktuell technisch vorausgesetzt wird.

Fazit

Aktuell gilt XRechnung in Version 3.0 mit dem technischen Bundle 3.0.2 als maßgeblicher Stand, während die KoSIT bereits an Version 4.0 arbeitet, die an die überarbeitete EU-Norm EN 16931-1:2026 angepasst wird. Weil sich diese Zahlen im Zeitverlauf ändern, solltest du dich nicht dauerhaft auf einen einzelnen Artikel verlassen, sondern regelmäßig direkt bei xeinkauf.de oder im GitHub-Repository der KoSIT nachsehen und deine Rechnungssoftware entsprechend aktuell halten.

Häufig gestellte Fragen

Welche XRechnung-Version ist aktuell gültig?

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels gilt Version 3.0 mit dem Bundle-Release 3.0.2 als aktueller technischer Stand. Prüfe den tagesaktuellen Wert zusätzlich bei der KoSIT.

Wo finde ich die offizielle, tagesaktuelle Versionsangabe?

Die verlässlichsten Quellen sind die Plattform xeinkauf.de sowie die GitHub-Organisation itplr-kosit, die Spezifikationen und Validierungsartefakte versioniert veröffentlicht.

Was passiert, wenn ich eine veraltete Version verwende?

Empfangsportale, insbesondere von Behörden, können veraltete Versionen automatisiert ablehnen. Das führt zu Verzögerungen bei der Zahlung und zusätzlichem manuellen Aufwand.

Muss ich als Rechnungsempfänger selbst auf die Version achten?

Direkt handeln musst du in der Regel nicht, solange deine Empfangssoftware aktuell gehalten wird. Es lohnt sich aber, beim Softwareanbieter nachzufragen, ob neue Versionen automatisch unterstützt werden.

Was ändert sich mit Version 4.0?

Version 4.0 soll die Konsolidierung mehrerer Bestellungen und Lieferungen in einer Rechnung ermöglichen und eine neue, zentrale Methodik für branchenspezifische Erweiterungen einführen, basierend auf der neuen EU-Norm EN 16931-1:2026.

Sind Bundle-Updates wie „3.0.2 Winter 2025/26“ Pflicht für mich?

Diese Updates betreffen vor allem Validierungswerkzeuge und Softwarehersteller. Als Endanwender profitierst du automatisch, sobald deine Software regelmäßig aktualisiert wird.

Ist XRechnung 4.0 schon verpflichtend?

Nein, Stand heute befindet sich Version 4.0 noch in Vorbereitung. Ein verbindlicher Umstellungstermin wird erst nach Veröffentlichung der zugrunde liegenden EU-Norm und der zugehörigen Validierungsdokumente feststehen.