Beste E-Rechnung-Software im Vergleich: Diese Tools kommen infrage

Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt

Bevor einzelne Anbieter verglichen werden, lohnt sich ein Blick auf die Kriterien, die für die eigene Entscheidung tatsächlich relevant sind:

• Unterstützte Formate: Kann die Software sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erzeugen und einlesen?
• Validierung: Prüft das Tool automatisch, ob eine erstellte Rechnung der Norm EN 16931 entspricht?
• Integration: Lässt sich die Software an bestehende Buchhaltung, ERP oder Onlineshop anbinden?
• Skalierbarkeit: Wächst das Tool mit steigendem Rechnungsvolumen mit, oder wird ein Wechsel später nötig?
• Archivierung: Bietet die Software eine GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung der Rechnungen an?

Marktüberblick nach Zielgruppe

Hinweis: Leistungsumfang, Preise und Konditionen ändern sich regelmäßig – ein Blick auf die aktuelle Website des jeweiligen Anbieters vor einer Entscheidung ist empfehlenswert.

Für welchen Fall welche Kategorie passt

• Solo-Selbstständige mit wenigen Rechnungen pro Monat: schlanke, günstige Tools wie Lexoffice, Debitoor oder FastBill genügen meist vollständig.
• Kleine Teams mit wachsendem Rechnungsvolumen: Lösungen wie sevDesk oder Billomat bieten mehr Automatisierung und Skalierbarkeit.
• Onlinehändler mit vielen Bestellungen: spezialisierte Tools wie easybill mit Marktplatz-Anbindung sind hier oft praktischer.
• Mittelständische Unternehmen mit Steuerberater: eine enge DATEV-Anbindung oder eine umfassende Suite wie Sage kann die Zusammenarbeit erleichtern.

Kostenlose Alternativen für den Einstieg

Wer zunächst nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen muss, findet auch kostenlose Online-Generatoren, die ohne Abo auskommen. Ein Überblick dazu findet sich im Artikel E-Rechnung-Software kostenlos im Vergleich.

Ein realistischer Auswahlprozess in drei Schritten

1. Bedarf ermitteln: Wie viele Rechnungen fallen monatlich an, wie viele Personen sind beteiligt, welche Formate werden benötigt?
2. Shortlist erstellen: Zwei bis drei Anbieter anhand der oben genannten Kriterien vorauswählen und jeweils eine kostenlose Testphase nutzen.
3. Praxistest durchführen: Mit echten, aber unkritischen Testrechnungen prüfen, ob Erstellung, Validierung und Archivierung reibungslos funktionieren, bevor eine langfristige Entscheidung getroffen wird.

Typische Fehler bei der Software-Auswahl

• Ausschließlich nach dem Preis entscheiden, ohne die tatsächlich benötigten Funktionen zu prüfen
• Eine Software wählen, ohne vorher zu testen, ob sie mit der bestehenden Buchhaltung oder dem Steuerberater-Tool kompatibel ist
• Die Entscheidung bis kurz vor dem eigenen Ausstellungsstichtag aufschieben

Was einen guten Support-Kanal beim Anbieter ausmacht

Gerade in der Einführungsphase können technische Rückfragen auftreten – etwa zu abgelehnten Rechnungen oder Validierungsfehlern. Ein guter Anbieter zeichnet sich durch einen erreichbaren, kompetenten Support aus, idealerweise mit deutschsprachiger Dokumentation und praxisnahen Beispielen speziell zu den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

Wie man einen späteren Anbieterwechsel plant

Auch bei sorgfältiger Auswahl kann sich später der Bedarf ändern, etwa durch starkes Unternehmenswachstum. Um einen späteren Wechsel zu erleichtern, lohnt sich bereits bei der ersten Auswahl ein Blick darauf, ob der Anbieter einen vollständigen Datenexport in gängigen Formaten wie CSV oder XML ermöglicht. So bleiben Kunden-, Rechnungs- und Archivdaten auch bei einem späteren Wechsel des Anbieters vollständig nutzbar.

Bedeutung von Schnittstellen (API) bei der Softwarewahl

Für Unternehmen, die ihre Rechnungssoftware an einen Onlineshop, ein Warenwirtschaftssystem oder eine CRM-Lösung anbinden möchten, ist eine gut dokumentierte Programmierschnittstelle (API) ein wichtiges Auswahlkriterium. Eine offene API ermöglicht es, Rechnungsdaten automatisch aus anderen Systemen zu übernehmen, statt sie manuell einzutragen, und reduziert damit Fehlerquellen und Zeitaufwand erheblich.

Warum ein Vergleich mehrerer Anbieter fast immer lohnt

Auch wenn ein bestimmter Anbieter auf den ersten Blick überzeugend wirkt, zahlt sich in der Praxis fast immer ein direkter Vergleich mit mindestens einer Alternative aus – etwa bei Preisstruktur, unterstützten Formaten oder Reaktionszeit des Supports. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an, die sich hervorragend für einen solchen direkten Vergleich mit realen Testrechnungen nutzen lassen, bevor eine langfristige Entscheidung getroffen wird.

Fazit: Die passende Software ist wichtiger als die „beliebteste“

Statt sich ausschließlich an Marktanteilen oder Bekanntheit zu orientieren, lohnt sich eine Entscheidung anhand der eigenen konkreten Anforderungen – Rechnungsvolumen, Formate, Integration und Budget. Eine für ein anderes Unternehmen ideale Software muss nicht zwangsläufig auch für das eigene Unternehmen die beste Wahl sein.

Wie unabhängige Testberichte bei der Entscheidung helfen können

Neben eigenen Tests lohnt sich auch ein Blick auf unabhängige Testberichte und Nutzerbewertungen abseits der Herstellerwebsite. Plattformen mit verifizierten Nutzerbewertungen geben oft realistischere Einblicke in Alltagstauglichkeit und Supportqualität als reine Marketingtexte der Anbieter selbst, auch wenn einzelne Bewertungen naturgemäß subjektiv bleiben.

Wie sich die Softwareauswahl mit wachsendem Unternehmen verändert

Was für ein Unternehmen mit fünf Rechnungen im Monat ideal ist, kann für dasselbe Unternehmen nach einigen Jahren Wachstum mit fünfzig oder mehr monatlichen Rechnungen bereits an seine Grenzen stoßen. Es lohnt sich, bei der ursprünglichen Softwareauswahl bereits einen Blick auf höhere Preisstufen oder Upgrade-Möglichkeiten desselben Anbieters zu werfen, um einen späteren, aufwendigeren Komplettwechsel des Systems möglichst zu vermeiden.

Welche Rolle Referenzen aus der eigenen Branche spielen können

Ein oft unterschätzter Faktor bei der Softwareauswahl ist der Austausch mit Unternehmen der eigenen Branche, die bereits eine vergleichbare Umstellung durchlaufen haben. Branchenspezifische Anforderungen – etwa besondere Rabattstrukturen im Großhandel oder wiederkehrende Abrechnungsmodelle bei Dienstleistern – lassen sich durch Erfahrungsaustausch mit vergleichbaren Unternehmen oft realistischer einschätzen als durch allgemeine Herstellerbeschreibungen.

Preismodelle im Vergleich: Was E-Rechnung-Software realistisch kostet

Die Kosten für E-Rechnung-Software unterscheiden sich stark nach Funktionsumfang und Rechnungsvolumen. Die folgende Übersicht ordnet typische Preisstufen grob ein, damit sich das eigene Budget realistischer einschätzen lässt:

Diese Werte dienen der groben Orientierung und schwanken je nach Anbieter, Vertragslaufzeit und enthaltenem Rechnungsvolumen erheblich. Wichtig bei der Kalkulation: Manche Anbieter berechnen zusätzlich pro versendeter Rechnung oder pro angebundenem Bankkonto, sodass ein niedriger Grundpreis nicht automatisch die günstigste Gesamtlösung bedeutet. Ein Blick auf die tatsächlichen Gesamtkosten bei realistischem eigenem Rechnungsvolumen ist daher wichtiger als der reine Einstiegspreis.

Praxisbeispiel: Wie ein Malerbetrieb die passende Software auswählt

Der fiktive Malerbetrieb „Farbwerk Kessler“ mit sechs Mitarbeitenden stellt monatlich etwa 25 Rechnungen aus, überwiegend an private Auftraggeber und einige gewerbliche Bauunternehmen. Der Inhaber vergleicht zwei Optionen: ein Einsteiger-Tool für rund 15 Euro im Monat ohne Automatisierung und eine Standard-Lösung für 35 Euro im Monat mit automatischem Bankabgleich und Mahnwesen.

Bei der reinen Erstellung sparen beide Tools ähnlich viel Zeit. Der entscheidende Unterschied zeigt sich beim Zahlungsabgleich: Ohne Automatisierung prüft die Bürokraft eingehende Zahlungen manuell gegen offene Rechnungen, was bei 25 Rechnungen im Monat etwa zwei Stunden Arbeitszeit kostet. Mit automatischem Bankabgleich reduziert sich dieser Aufwand auf rund 20 Minuten monatliche Kontrolle. Bei einem internen Stundensatz von 30 Euro amortisiert sich der Mehrpreis von 20 Euro im Monat damit bereits durch die eingesparte Zeit beim Zahlungsabgleich, unabhängig vom zusätzlichen Nutzen der besseren Übersicht über offene Forderungen. Dieses Beispiel zeigt, dass der günstigste Grundpreis nicht zwangsläufig die wirtschaftlichste Wahl ist, sobald der Zeitaufwand für manuelle Nebentätigkeiten mit einkalkuliert wird.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich sofort ein kostenpflichtiges Abo?

Nicht zwingend. Für den reinen Empfang genügen kostenlose Viewer, für die spätere Ausstellungspflicht empfiehlt sich aber meist eine dauerhafte Softwarelösung.

Kann ich später problemlos den Anbieter wechseln?

Ein Wechsel ist grundsätzlich möglich, sollte aber im Vorfeld auf Datenexport-Möglichkeiten und Archivierungsfristen geprüft werden.

Ist eine deutsche Software besser als eine internationale Lösung?

Wichtig ist vor allem, dass die Software die deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie die GoBD-Anforderungen korrekt unterstützt, unabhängig vom Herkunftsland des Anbieters.

Wie finde ich heraus, ob eine Software wirklich normkonform ist?

Seriöse Anbieter weisen die EN-16931-Konformität explizit aus; im Zweifel hilft eine Testrechnung über einen offiziellen Online-Validator.

Wie lange sollte eine Testphase mindestens dauern?

Ein Zeitraum von zwei bis vier Wochen ermöglicht meist einen realistischen Eindruck, inklusive einiger echter Testrechnungen und gegebenenfalls einer Rücksprache mit dem Support.

Sollte ich meinen Steuerberater in die Softwarewahl einbeziehen?

Das ist empfehlenswert, insbesondere wenn eine enge Anbindung an die Kanzleisoftware, etwa DATEV, gewünscht ist.

Lohnt sich immer ein Vergleich mehrerer Anbieter?

Ja, ein direkter Vergleich anhand realer Testrechnungen deckt häufig Unterschiede auf, die in reinen Werbetexten nicht sichtbar werden.

Sollte ich mich an der bekanntesten Software orientieren?

Nicht zwangsläufig – entscheidend sind die eigenen konkreten Anforderungen, nicht allein die Bekanntheit eines Anbieters.

Was kostet eine E-Rechnung-Software durchschnittlich für ein kleines Unternehmen?

Für Kleinunternehmen mit überschaubarem Rechnungsvolumen bewegen sich die monatlichen Kosten meist zwischen 8 und 20 Euro, sofern lediglich Rechnungsstellung und Basis-Archivierung benötigt werden. Sobald Automatisierungsfunktionen wie Bankabgleich, Mahnwesen oder mehrere Nutzerkonten hinzukommen, steigen die Kosten üblicherweise in den Bereich von 20 bis 45 Euro monatlich. Enterprise-Lösungen mit individuellen Schnittstellen liegen deutlich darüber und werden meist gesondert kalkuliert.

Lohnt sich eine teurere Software schon bei geringem Rechnungsvolumen?

Das hängt stark vom Zeitaufwand für manuelle Nebentätigkeiten wie Zahlungsabgleich oder Mahnwesen ab. Wie das Praxisbeispiel des Malerbetriebs zeigt, kann sich ein höherer Grundpreis bereits bei mittlerem Rechnungsvolumen durch eingesparte Arbeitszeit amortisieren. Bei sehr geringem Volumen von wenigen Rechnungen im Monat überwiegt dagegen häufig weiterhin der niedrigere Grundpreis einer einfacheren Lösung.

Berechnen Anbieter zusätzliche Gebühren pro versendeter E-Rechnung?

Bei manchen Anbietern ja, insbesondere wenn ein bestimmtes monatliches Kontingent an Rechnungen überschritten wird oder zusätzliche Versandwege wie Peppol genutzt werden. Es lohnt sich, vor Vertragsabschluss gezielt nach solchen Zusatzkosten zu fragen, da sie bei hohem Rechnungsvolumen den scheinbar günstigen Grundpreis eines Anbieters relativieren können.