E-Rechnung in Microsoft Dynamics: Einführung, Formate und Praxis

Kurz & knapp: Microsoft Dynamics 365 – sowohl Business Central als auch Finance – bringt inzwischen ein für Deutschland lokalisiertes Rahmenwerk für elektronische Belege mit, über das sich XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen lassen. Ob dieser Standardumfang für Ihr Unternehmen ausreicht oder ergänzende Marketplace-Apps beziehungsweise Partnerlösungen nötig sind, hängt von der genutzten Version, Branche und Prozesskomplexität ab und sollte im Detail mit Microsoft oder einem Dynamics-Partner geklärt werden.

Warum das Thema für Dynamics-Anwender jetzt relevant wird

Die gesetzlichen Eckdaten der deutschen E-Rechnungspflicht gelten unabhängig vom eingesetzten ERP-System: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 greift die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 gilt sie universell. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz mit der Änderung des § 14 UStG. Microsoft Dynamics 365 ist gerade im deutschen Mittelstand weit verbreitet – viele Unternehmen setzen entweder auf Business Central als klassische Mittelstandslösung oder auf Dynamics 365 Finance im gehobenen Segment. Für IT- und Finance-Verantwortliche in diesen Unternehmen stellt sich damit konkret die Frage, wie die vorhandene Systemlandschaft angepasst werden muss.

Das E-Beleg-Framework in Business Central

Microsoft hat für Business Central ein sogenanntes E-Document- beziehungsweise E-Beleg-Framework eingeführt, das für verschiedene Länder lokalisiert wird – darunter auch für Deutschland. Dieses Rahmenwerk ist darauf ausgelegt, elektronische Belege in strukturierten Formaten zu erzeugen, zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten, ohne dass dafür grundsätzlich eine komplett neue Softwarearchitektur nötig wird. Für Deutschland stehen darüber im offiziellen Microsoft-Marketplace ergänzende Erweiterungen bereit, die konkret auf XRechnung- und ZUGFeRD-Formate ausgerichtet sind. Da Microsoft dieses Framework fortlaufend weiterentwickelt und neue Formate sowie Länderfunktionen in regelmäßigen Release-Wellen ausrollt, empfiehlt es sich, den tagesaktuellen Funktionsstand über die offizielle Microsoft-Learn-Dokumentation oder den Partner zu prüfen, statt sich auf ältere Versionsstände zu verlassen.

Dynamics 365 Finance: eigener Weg für den Enterprise-Bereich

Für Unternehmen, die statt Business Central die Enterprise-Variante Dynamics 365 Finance einsetzen, existieren eigene, teils unterschiedlich ausgeprägte Mechanismen für elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung, die sich im Detail vom Business-Central-Framework unterscheiden können. Wer beide Produktlinien im Konzernverbund nutzt – etwa Finance in der Zentrale und Business Central in Tochtergesellschaften – sollte deshalb nicht automatisch davon ausgehen, dass identische Konfigurationsschritte in beiden Systemen funktionieren. Eine gemeinsame Architekturentscheidung für die gesamte Unternehmensgruppe hilft, unterschiedliche Insellösungen zu vermeiden.

Wie eine Rechnung durch Dynamics fließt

Der grundlegende Ablauf ähnelt dem in anderen ERP-Systemen: Ausgangsseitig entstehen Rechnungsdaten aus Verkaufsaufträgen oder Lieferungen im Vertriebsmodul und werden über die Finanzbuchhaltung fakturiert. Statt eines reinen PDF- oder Papierausdrucks wird bei aktivierter E-Rechnungsfunktion zusätzlich ein strukturiertes XML gemäß EN 16931 erzeugt, entweder als eigenständige XRechnung-Datei oder eingebettet in ein ZUGFeRD-PDF. Auf der Eingangsseite werden empfangene strukturierte Rechnungen eingelesen, die enthaltenen Daten automatisiert extrahiert und ein Buchungsvorschlag für die Kreditorenbuchhaltung erzeugt, der anschließend im regulären Freigabeprozess geprüft wird. Der Automatisierungsgrad hängt dabei stark von der jeweiligen Konfiguration und den genutzten Erweiterungen ab.

Formate und Übertragungswege im Dynamics-Kontext

Für den deutschen Markt sind XRechnung als reines XML-Format und ZUGFeRD als Hybridformat mit eingebettetem XML im PDF/A-3-Container die zentralen Formate. Beide basieren auf demselben europäischen Kern-Standard EN 16931, unterscheiden sich aber in Syntax und Handhabung. Für den Versand über das europäische Peppol-Netzwerk, das insbesondere im öffentlichen Auftragswesen und im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft eine Rolle spielt, ist zusätzlich eine Anbindung an einen Peppol-Zugangspunkt notwendig – diese kann über Microsoft-eigene Cloud-Dienste oder über spezialisierte Drittanbieter erfolgen. Welcher Weg im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen der wichtigsten Geschäftspartner ab.

Marketplace-Apps und Partnerlösungen

Über den offiziellen Microsoft-Marketplace (AppSource) sind zahlreiche Erweiterungen von Drittanbietern verfügbar, die das Standard-E-Beleg-Framework von Business Central um zusätzliche Funktionen ergänzen – etwa erweiterte Validierungsprüfungen, komfortablere Mapping-Werkzeuge oder Anbindungen an bestimmte Peppol-Zugangspunkte und Archivierungssysteme. Für Unternehmen mit Standardprozessen kann der Microsoft-Standardumfang bereits ausreichen; bei branchenspezifischen Anforderungen, hohem Rechnungsvolumen oder komplexen Freigabeworkflows lohnt sich häufig der Blick auf spezialisierte Marketplace-Lösungen oder die Einbindung eines zertifizierten Dynamics-Partners, der die Implementierung begleitet.

Typische Projektphasen

1. Bestandsaufnahme: Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse, genutzten Dynamics-Version und bestehenden Erweiterungen.
2. Anforderungsklärung: Festlegung, welche Formate und Übertragungswege für die relevanten Geschäftspartner benötigt werden.
3. Auswahl der Lösung: Entscheidung zwischen Standardfunktionen, Marketplace-App oder individueller Erweiterung.
4. Konfiguration: Einrichtung von Belegformaten, Nummernkreisen und Übertragungskanälen im System.
5. Testphase: Prüfung erzeugter Rechnungen gegen offizielle Validierungswerkzeuge wie den KoSIT-Validator.
6. Pilotbetrieb und Rollout: Schrittweise Einführung, begleitet von Schulungen für Vertrieb und Buchhaltung.

Praxisbeispiel: Ostwald Elektrotechnik GmbH

Die fiktive Ostwald Elektrotechnik GmbH, ein Zulieferer mit rund 180 Mitarbeitenden, nutzt Business Central als zentrales ERP-System für Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung. Im Zuge der Vorbereitung auf die Ausstellungspflicht ab 2027 prüfte das IT-Team gemeinsam mit dem betreuenden Dynamics-Partner zunächst, welche Funktionen das Standard-E-Beleg-Framework bereits abdeckte. Es stellte sich heraus, dass für den Versand von XRechnungen an einzelne Großkunden eine zusätzliche Marketplace-Erweiterung sinnvoll war, um bestimmte Pflichtfelder automatisiert zu befüllen. Nach Einrichtung der Erweiterung testete das Unternehmen über mehrere Wochen den parallelen Versand von PDF- und XRechnung-Formaten an eine kleine Kundengruppe, bevor die vollständige Umstellung auf den Regelbetrieb erfolgte. Die Eingangsseite wurde in einem zweiten Projektschritt angegangen, da hier zusätzlich die Anbindung an das bestehende Dokumentenmanagementsystem für die Archivierung berücksichtigt werden musste.

Checkliste für die Einführung in Dynamics

Typische Fehler bei der Einführung

Ein häufig beobachteter Fehler ist die Annahme, mit der reinen Aktivierung des Standardformats sei das Projekt bereits abgeschlossen, ohne die nachgelagerten Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung oder die konkreten Formatanforderungen einzelner Großkunden zu prüfen. Ebenso wird häufig unterschätzt, dass unterschiedliche Business-Central-Umgebungen (Cloud versus On-Premise) unterschiedliche Update-Zyklen haben können, wodurch neue Funktionen nicht überall gleichzeitig zur Verfügung stehen. Auch die fehlende Einbindung der Buchhaltung in die Testphase führt in der Praxis häufig zu Nacharbeiten, wenn erzeugte Rechnungen inhaltlich zwar formal korrekt, aber fachlich unvollständig sind.

Kosten und Aufwand realistisch einschätzen

Der Aufwand hängt stark davon ab, ob der Standardumfang des E-Beleg-Frameworks ausreicht oder zusätzliche Marketplace-Apps beziehungsweise individuelle Erweiterungen benötigt werden. Neben möglichen Lizenzkosten für Zusatz-Apps fallen typischerweise Aufwände für Konfiguration, Tests, Partnerberatung und Schulungen an. Unternehmen mit einfachen, standardisierten Rechnungsprozessen kommen oft mit überschaubarem Aufwand aus; komplexere Konzernstrukturen mit mehreren Ländergesellschaften und individuellen Anpassungen sollten dagegen ausreichend Vorlaufzeit einplanen.

Sonderfälle und Randbereiche

Neben dem regulären Rechnungsversand gibt es einige Randbereiche, die im Projekt oft erst spät auffallen. Gutschriften und Korrekturrechnungen müssen ebenfalls im strukturierten Format abgebildet werden, was in Dynamics eine gesonderte Prüfung der entsprechenden Belegarten erfordert. Auch Sammelrechnungen, die mehrere Lieferungen oder Aufträge zusammenfassen, benötigen unter Umständen eine angepasste Mapping-Logik, damit alle Positionen korrekt im XML abgebildet werden. Unternehmen mit Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen, für die gesetzliche Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gelten, sollten zudem klären, ob und wie diese Belegarten im System technisch von der neuen E-Rechnungslogik ausgenommen werden. Wer zusätzlich mit mehreren Mandanten oder internationalen Tochtergesellschaften arbeitet, muss außerdem beachten, dass außerhalb Deutschlands teils andere gesetzliche Formate und Fristen gelten, die im selben Dynamics-System parallel korrekt konfiguriert sein müssen.

Migration von Altsystemen und Datenqualität

Viele Unternehmen, die aktuell auf Dynamics umstellen oder ein bestehendes System aktualisieren, nutzen den Anlass, um gleichzeitig die Datenqualität in den Stammdaten zu verbessern. Für eine zuverlässige automatisierte Rechnungsverarbeitung sind vollständige und korrekte Debitoren- und Kreditorenstammdaten – insbesondere Steuernummern, Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern und korrekte Adressdaten – eine wesentliche Voraussetzung. Fehlen diese Angaben oder sind sie veraltet, führt das im laufenden Betrieb zu Validierungsfehlern und manuellem Nacharbeitsaufwand, der den eigentlichen Automatisierungsgewinn der E-Rechnung wieder aufzehrt. Eine Bereinigung der Stammdaten vor dem eigentlichen Go-Live zahlt sich deshalb in fast allen Projekten aus.

Schulung und Akzeptanz in den Fachbereichen

Wie bei jeder Prozessumstellung entscheidet nicht allein die Technik über den Projekterfolg, sondern auch, wie gut die betroffenen Mitarbeitenden mitgenommen werden. Vertriebsinnendienst und Kreditorenbuchhaltung arbeiten oft seit Jahren mit eingespielten Routinen rund um PDF-Rechnungen. Die Umstellung auf strukturierte, teils automatisiert verarbeitete Formate verändert diese Abläufe spürbar – etwa wenn Rechnungen künftig automatisch vorkontiert werden oder Rückfragen zu abgelehnten Belegen anders bearbeitet werden müssen. Erfolgreiche Projekte reservieren deshalb bewusst Zeit für Schulungen und begleiten den Rollout mit klaren Ansprechpartnern, damit im Tagesgeschäft keine informellen Umgehungslösungen wie der parallele Versand unstrukturierter PDFs entstehen.

Fazit

Microsoft Dynamics 365 bietet mit dem lokalisierten E-Beleg-Framework eine solide technische Grundlage, um die deutsche E-Rechnungspflicht umzusetzen. Der konkrete Weg – reiner Standardumfang, Marketplace-Erweiterung oder individuelle Partnerlösung – hängt von der genutzten Produktvariante, dem Versionsstand und der Prozesskomplexität ab. Unternehmen sind gut beraten, frühzeitig eine Bestandsaufnahme durchzuführen und den aktuellen Funktionsstand direkt bei Microsoft oder einem zertifizierten Partner zu erfragen, um die Einführung rechtzeitig vor den Stichtagen 2027 und 2028 abzuschließen.

Häufig gestellte Fragen

Unterstützt Business Central XRechnung und ZUGFeRD im Standard?

Business Central bringt ein für Deutschland lokalisiertes E-Beleg-Framework mit, das beide Formate grundsätzlich unterstützen kann. Den genauen Funktionsstand Ihrer Version sollten Sie über die aktuelle Microsoft-Dokumentation oder Ihren Partner prüfen.

Gilt für Dynamics 365 Finance dieselbe Lösung wie für Business Central?

Nicht zwangsläufig. Beide Produktlinien können unterschiedliche technische Mechanismen für elektronische Rechnungen nutzen, weshalb eine separate Prüfung sinnvoll ist.

Brauchen wir eine zusätzliche Marketplace-App?

Das hängt von Ihren konkreten Anforderungen ab. Bei Standardprozessen reicht oft der Basisumfang, bei speziellen Anforderungen einzelner Kunden oder Branchen kann eine Zusatz-App sinnvoll sein.

Wie läuft der Versand über Peppol technisch ab?

Für Peppol-Versand wird eine Anbindung an einen Zugangspunkt benötigt, entweder über Microsoft-eigene Dienste oder spezialisierte Drittanbieter, abhängig von Ihrer Systemkonfiguration.

Wie lange dauert die Einführung in einem mittelständischen Unternehmen?

Bei überschaubarer Prozesskomplexität sind Projekte oft innerhalb weniger Wochen bis Monate umsetzbar, komplexere Landschaften mit mehreren Gesellschaften benötigen entsprechend mehr Vorlaufzeit.

Müssen wir für die Eingangsrechnungsprüfung zusätzliche Software einführen?

Nicht zwingend, sofern das genutzte Framework die automatisierte Erfassung strukturierter Eingangsrechnungen bereits unterstützt. Prüfen Sie dies im Detail mit Ihrem Partner.

Wo finden wir verlässliche, aktuelle Informationen zum Funktionsumfang?

Die offizielle Microsoft-Learn-Dokumentation sowie zertifizierte Dynamics-Partner sind die verlässlichsten Quellen für den jeweils aktuellen Stand der Lokalisierung.