ZUGFeRD: Was das Hybridformat ist und wie es funktioniert
Kurz & knapp: ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit einem unsichtbar eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz kombiniert. Beim Öffnen sieht der Empfänger eine gewohnte PDF-Rechnung, während Buchhaltungssoftware zusätzlich den strukturierten Datensatz automatisch auslesen kann.
Was der Name ZUGFeRD bedeutet
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde von einer Arbeitsgruppe aus Wirtschaft und Verwaltung gemeinsam entwickelt, um ein praxistaugliches, für beide Seiten – Mensch und Maschine – nutzbares Rechnungsformat zu schaffen.
Wie das Hybridformat technisch funktioniert
Eine ZUGFeRD-Datei ist im Kern eine ganz normale PDF-Datei, die zusätzlich einen vollständigen XML-Datensatz nach der Norm EN 16931 eingebettet enthält. Öffnet man die Datei mit einem gewöhnlichen PDF-Programm, sieht man ausschließlich die visuelle Rechnungsansicht – Logo, Adressen, Positionen, Summen. Eine geeignete Buchhaltungssoftware erkennt zusätzlich den eingebetteten XML-Teil und kann die Rechnungsdaten automatisch und fehlerfrei übernehmen, ohne dass jemand die Zahlen manuell abtippen muss.
Die verschiedenen ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD unterscheidet mehrere sogenannte Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:
- Basic: enthält die grundlegenden Pflichtangaben in reduziertem Umfang.
- Comfort: umfasst zusätzliche Detailinformationen, etwa erweiterte Positions- und Zahlungsdaten, und wird für die meisten B2B-Anwendungsfälle empfohlen.
- Extended: bietet den größten Funktionsumfang für komplexe Geschäftsprozesse, etwa mit mehreren Lieferpositionen oder speziellen Rabattstrukturen.
- XRechnung-Profil: ein spezielles ZUGFeRD-Profil, das exakt den Anforderungen der deutschen XRechnung entspricht und sich besonders für Behördenrechnungen eignet.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist das Comfort-Profil ein guter praktischer Kompromiss zwischen Datenumfang und Handhabbarkeit.
Vorteile von ZUGFeRD gegenüber reiner XRechnung
- Menschen können die Rechnung sofort ohne zusätzliches Programm lesen und optisch prüfen.
- Der Umstieg fühlt sich für Mitarbeitende, die bisher PDF-Rechnungen gewohnt sind, weniger fremd an.
- Gleichzeitig bleibt die volle maschinelle Verarbeitbarkeit durch den eingebetteten XML-Teil erhalten.
Wo die Grenzen von ZUGFeRD liegen
Bei sehr komplexen, vollautomatisierten Massenprozessen ohne jede menschliche Sichtprüfung bevorzugen manche Unternehmen die schlankere, reine XRechnung, da hier kein zusätzlicher PDF-Rendering-Aufwand anfällt. Für Behördenrechnungen wird zudem teils ausdrücklich das reine XRechnung-Format verlangt, auch wenn das ZUGFeRD-XRechnung-Profil hier technisch ebenfalls zulässig ist. Ein direkter Vergleich beider Formate findet sich im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Wie man eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt
Die meisten modernen Rechnungsprogramme bieten heute eine integrierte Funktion zur Erstellung von ZUGFeRD-Dateien an. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung liefert der Artikel ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Geschichte von ZUGFeRD und die Verbindung zu Factur-X
ZUGFeRD wurde in Deutschland als gemeinsame Initiative von Wirtschaft und Verwaltung entwickelt, um ein praxistaugliches Hybridformat zu schaffen. Besonders bemerkenswert: Gemeinsam mit Frankreich wurde eine harmonisierte, länderübergreifende Version namens Factur-X entwickelt, die technisch weitgehend identisch mit ZUGFeRD ist. Das erleichtert grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen zwischen deutschen und französischen Unternehmen erheblich, da beide Seiten dieselbe technische Grundlage nutzen können.
Wie man das richtige Profil in der Praxis auswählt
Für die Wahl des passenden ZUGFeRD-Profils hilft folgende Faustregel: Kleine Unternehmen mit einfachen Rechnungsstrukturen kommen meist mit dem Comfort-Profil gut zurecht. Unternehmen mit komplexeren Geschäftsvorgängen, etwa mit mehreren Rabattstufen, Teillieferungen oder umfangreichen Zusatzinformationen, sollten das Extended-Profil in Betracht ziehen. Für Rechnungen an Behörden empfiehlt sich in der Regel das speziell dafür vorgesehene XRechnung-Profil innerhalb von ZUGFeRD.
Typische Softwarelösungen, die ZUGFeRD unterstützen
Da ZUGFeRD als besonders praxisnah gilt, wird es von den meisten gängigen deutschen Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen unterstützt, von schlanken Lösungen für Kleinunternehmer bis hin zu umfangreichen ERP-Systemen für größere Unternehmen. Vor der endgültigen Softwareauswahl lohnt sich ein Blick darauf, welches ZUGFeRD-Profil konkret unterstützt wird, da nicht jede Software automatisch alle Profile abdeckt.
Wie sich ZUGFeRD am Markt gegenüber XRechnung durchsetzt
In der Praxis zeigt sich, dass viele kleine und mittlere Unternehmen ZUGFeRD gegenüber der reinen XRechnung bevorzugen, weil der Umstieg subjektiv weniger radikal wirkt – die vertraute PDF-Ansicht bleibt erhalten, während im Hintergrund die technischen Anforderungen erfüllt werden. Größere, stark automatisierte Unternehmen mit direkten System-zu-System-Anbindungen tendieren dagegen häufiger zur schlankeren reinen XRechnung, da hier keine visuelle Ansicht benötigt wird.
Praxisbeispiel eines typischen ZUGFeRD-Workflows
Ein Softwaredienstleister erstellt seine monatliche Abo-Rechnung automatisch über seine Buchhaltungssoftware im ZUGFeRD-Comfort-Profil. Der Kunde erhält die Datei per E-Mail, öffnet sie zur Kontrolle wie gewohnt in seinem PDF-Programm, während seine eigene Buchhaltungssoftware im Hintergrund automatisch den eingebetteten XML-Datensatz ausliest, die Zahlung vorbereitet und die Rechnung ordnungsgemäß archiviert – ganz ohne manuelle Dateneingabe auf beiden Seiten.
Warum ZUGFeRD oft als „einsteigerfreundlicher“ gilt
Da eine ZUGFeRD-Rechnung optisch kaum von einer gewohnten PDF-Rechnung zu unterscheiden ist, empfinden viele Nutzer den Umstieg als weniger einschneidend als bei der rein technischen XRechnung. Diese Vertrautheit senkt häufig die Hemmschwelle bei kleineren Unternehmen, sich überhaupt erstmals mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen, was ZUGFeRD in der Praxis zu einem beliebten Einstiegsformat macht.
Fazit: Der pragmatische Mittelweg
ZUGFeRD lässt sich treffend als pragmatischer Mittelweg zwischen alter Gewohnheit und neuer gesetzlicher Anforderung beschreiben – vertraut genug, um Akzeptanz zu schaffen, und technisch vollständig genug, um alle gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung zu erfüllen.
Wie sich ZUGFeRD-Rechnungen archivieren lassen
Für die GoBD-konforme Archivierung einer ZUGFeRD-Datei gilt: Es muss stets die vollständige Originaldatei inklusive des eingebetteten XML-Datensatzes gespeichert werden, nicht nur ein Ausdruck oder Screenshot der sichtbaren PDF-Ansicht. Nur so bleibt die maschinenlesbare Struktur auch für eine spätere Prüfung durch das Finanzamt vollständig erhalten.
Wie sich ZUGFeRD-Dateien in E-Mail-Programmen verhalten
Ein praktischer Vorteil von ZUGFeRD im Alltag: Da die Datei technisch eine reguläre PDF-Datei ist, funktioniert die Vorschau in den meisten E-Mail-Programmen und Cloud-Speichern genauso wie bei jeder anderen PDF-Rechnung, inklusive Miniaturansicht und direkter Anzeige ohne zusätzliche Software. Dieser Umstand trägt erheblich zur Alltagstauglichkeit des Formats bei, da Mitarbeitende ohne Umgewöhnung weiterarbeiten können, während im Hintergrund die technischen Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt werden.
Wie sich Druckversionen von ZUGFeRD-Rechnungen verhalten
Wird eine ZUGFeRD-Rechnung ausgedruckt, geht dabei zwangsläufig der eingebettete XML-Datensatz verloren – auf dem Papier bleibt nur die sichtbare PDF-Ansicht erhalten. Für die gesetzeskonforme Archivierung reicht ein solcher Ausdruck daher nicht aus; die digitale Originaldatei mit vollständigem XML-Datensatz muss zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden, auch wenn zur internen Kontrolle weiterhin ein Papierausdruck angefertigt wird.
Alle sechs ZUGFeRD-Profile im Datenvergleich
Neben den im vorigen Abschnitt genannten Profilen Basic, Comfort, Extended und dem XRechnung-Profil kennt der Standard noch zwei weitere, in der Praxis seltener diskutierte Stufen: Minimum und Basic WL. Die folgende Tabelle zeigt alle sechs Profile im direkten Vergleich, damit sich das passende Profil anhand der konkreten Datenanforderungen auswählen lässt:
| Profil | Enthaltene Daten | Typischer Einsatzzweck |
|---|---|---|
| Minimum | Nur Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag, keine Positionsdaten | Reine Buchungsvoranzeige, nicht für vorsteuerfähige B2B-Rechnungen geeignet |
| Basic WL | Wie Minimum, zusätzlich Zahlungsbedingungen, jedoch weiterhin ohne einzelne Rechnungspositionen | Einfache Sammelbelege ohne Positionsdetails |
| Basic | Vollständige Positionsdaten in reduziertem Umfang, grundlegende Pflichtangaben nach EN 16931 | Einfache Standardrechnungen kleiner Unternehmen |
| Comfort | Erweiterte Positions-, Steuer- und Zahlungsdaten, vollständige EN-16931-Konformität | Die meisten B2B-Rechnungen im Mittelstand |
| Extended | Zusätzliche Felder für Rabattstufen, Teillieferungen und branchenspezifische Zusatzangaben | Komplexe Geschäftsprozesse, etwa in Industrie oder Großhandel |
| XRechnung-Profil | Identischer Datensatz wie eine reine XRechnung, eingebettet in eine PDF-Hülle | Rechnungen an Behörden, wenn dennoch eine visuelle Ansicht gewünscht ist |
Wichtig für die Praxis: Die Profile Minimum und Basic WL erfüllen mangels Positionsdaten in der Regel nicht die Anforderungen an eine vorsteuerabzugsfähige B2B-Rechnung nach §14 UStG und sollten daher nur für interne oder ergänzende Zwecke eingesetzt werden, nicht als alleiniges Rechnungsformat gegenüber Geschäftskunden.
Praxisbeispiel: Wie eine Steuerkanzlei ZUGFeRD-Rechnungen ihrer Mandanten verarbeitet
Die fiktive Steuerkanzlei „Berger & Partner“ betreut rund 90 kleine und mittlere Mandanten. Vor der Umstellung mussten Mitarbeitende eingehende PDF-Rechnungen der Mandanten manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen, im Schnitt etwa vier Minuten pro Beleg. Bei geschätzt 1.200 Eingangsrechnungen im Monat summierte sich das auf rund 80 Arbeitsstunden.
Nachdem die Kanzlei ihre Mandanten gebeten hat, wo immer möglich ZUGFeRD-Rechnungen im Comfort-Profil zu versenden, liest die eingesetzte Software den eingebetteten XML-Datensatz automatisch aus. Für die inzwischen rund 70 Prozent der Eingangsrechnungen, die im ZUGFeRD-Format eintreffen, reduziert sich der Bearbeitungsaufwand auf eine kurze Sichtprüfung von etwa 30 Sekunden pro Beleg. Der monatliche Zeitaufwand für diese Rechnungen sinkt dadurch von geschätzt 56 auf rund 7 Arbeitsstunden – eine Ersparnis, die sich unmittelbar auf die abrechenbare Kapazität der Kanzlei auswirkt und zugleich die Fehlerquote bei der Dateneingabe spürbar senkt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine ZUGFeRD-Datei mit jedem PDF-Programm öffnen?
Ja, die sichtbare PDF-Ansicht lässt sich mit jedem gängigen PDF-Reader öffnen. Nur der eingebettete XML-Datensatz benötigt eine spezialisierte Software zur automatischen Auswertung.
Welches Profil sollte ich für mein Unternehmen wählen?
Für die meisten B2B-Anwendungsfälle eignet sich das Comfort-Profil als guter Mittelweg zwischen Datenumfang und Praktikabilität.
Ist ZUGFeRD genauso rechtssicher wie XRechnung?
Ja, beide Formate gelten bei korrekter, normkonformer Erstellung als gleichwertig gültige E-Rechnungen im Sinne von §14 UStG.
Muss ich als Empfänger wissen, ob eine Rechnung ZUGFeRD ist?
Nicht zwingend, da die Datei ganz normal wie eine PDF-Rechnung geöffnet werden kann. Für die automatisierte Verarbeitung erkennt eine geeignete Software das Format selbstständig.
Was ist Factur-X?
Factur-X ist die technisch weitgehend identische französische Entsprechung von ZUGFeRD, die im Rahmen einer gemeinsamen deutsch-französischen Initiative entwickelt wurde.
Kann ich später zwischen ZUGFeRD-Profilen wechseln?
Ja, ein Wechsel ist grundsätzlich möglich, sofern die eingesetzte Software das gewünschte Profil unterstützt.
Warum wird ZUGFeRD oft als einsteigerfreundlicher beschrieben?
Weil die vertraute PDF-Ansicht die Umstellung weniger einschneidend wirken lässt als bei der rein technischen XRechnung.
Ist ZUGFeRD für alle Unternehmensgrößen geeignet?
Ja, ZUGFeRD eignet sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für größere Betriebe mit komplexeren Anforderungen, je nach gewähltem Profil.
Reicht das Profil Minimum für eine gesetzeskonforme B2B-Rechnung aus?
In der Regel nicht. Da Minimum und Basic WL keine einzelnen Rechnungspositionen enthalten, erfüllen sie meist nicht die Pflichtangaben, die für eine vorsteuerabzugsfähige Rechnung nach §14 UStG notwendig sind. Für reguläre B2B-Geschäftsbeziehungen sollte mindestens das Profil Basic, in der Praxis meist Comfort, verwendet werden.
Erkennt meine Buchhaltungssoftware automatisch, welches ZUGFeRD-Profil eine eingehende Rechnung nutzt?
Ja, das verwendete Profil ist im eingebetteten XML-Datensatz selbst hinterlegt und wird von konformer Software automatisch erkannt und entsprechend verarbeitet. Eine manuelle Auswahl durch den Empfänger ist normalerweise nicht erforderlich, lediglich bei sehr alter oder eingeschränkter Software kann es zu Kompatibilitätsproblemen mit dem Extended-Profil kommen.
