E-Rechnung Archivierungspflicht: Muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Kurz & knapp: Ja – jedes Unternehmen, das E-Rechnungen erhält oder ausstellt, ist gesetzlich zur Archivierung verpflichtet. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre, die strukturierten Daten müssen GoBD-konform, also unveränderbar und maschinell auswertbar, gespeichert werden. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und ist unabhängig von der bereits bekannten Empfangspflicht zu betrachten.

Die Archivierungspflicht im Überblick

Mit der Einführung der Empfangspflicht für E-Rechnungen zum 1.1.2025 ist vielen Unternehmen bewusst geworden, dass strukturierte elektronische Rechnungen empfangen werden können und müssen. Weniger im Fokus steht dabei häufig eine zweite, ebenso verbindliche Pflicht: die ordnungsgemäße Archivierung dieser Rechnungen über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Diese Archivierungspflicht ist keine neue Erfindung der E-Rechnung, sondern folgt aus den bereits bestehenden steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften – sie gewinnt jedoch durch die strukturierte, XML-basierte Natur der E-Rechnung eine neue technische Dimension.

Wer ist zur Archivierung verpflichtet?

Die Archivierungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen und Selbstständigen, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind – also nahezu jedes Unternehmen unabhängig von Rechtsform und Größe, von der Einzelunternehmerin bis zum Konzern. Sowohl empfangene als auch ausgestellte E-Rechnungen unterliegen dieser Pflicht. Das gilt auch für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG, die zwar von bestimmten umsatzsteuerlichen Pflichten befreit sind, ihre Rechnungen aber ebenso aufbewahren müssen wie umsatzsteuerpflichtige Unternehmen.

Rechtsgrundlage: Wo die Pflicht verankert ist

Die Archivierungspflicht für Rechnungen und damit auch für E-Rechnungen ergibt sich aus mehreren zusammenwirkenden Rechtsnormen:

Diese Vorschriften bestehen unabhängig vom Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnung als solche eingeführt hat – sie wurden lediglich um die Besonderheiten strukturierter elektronischer Daten ergänzt.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit der Absenkung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre (zuvor zehn Jahre). Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum selbst, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. empfangen wurde. Eine detaillierte Auseinandersetzung mit der genauen Fristberechnung und Übergangsregelungen findet sich im Beitrag E-Rechnung Aufbewahrungsfrist in Jahren. Für den Überblick an dieser Stelle genügt die Kernaussage: Acht Jahre ab Jahresende ist die aktuell geltende Regelfrist.

Was bedeutet „GoBD-konform“ auf hoher Ebene?

Der Begriff GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Für die Archivierung von E-Rechnungen bedeutet GoBD-Konformität im Kern:

• Die strukturierten Daten (die XML-Datei) müssen archiviert werden – ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht der Rechnung genügt nicht.
• Die archivierten Daten müssen unveränderbar gespeichert werden, sodass nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen oder zumindest nachvollziehbar sind.
• Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben, etwa für eine digitale Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
• Der gesamte Prozess von Empfang über Prüfung bis Archivierung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

Die technischen Details, welche Anforderungen ein Speichersystem konkret erfüllen muss, werden ausführlich im Beitrag E-Rechnung GoBD-konform speichern behandelt. An dieser Stelle ist entscheidend zu verstehen: GoBD-Konformität ist keine Kür, sondern Grundvoraussetzung für eine rechtssichere Archivierung.

Praxisbeispiel: Archivierungspflicht bei der Callisto Software GmbH

Die Callisto Software GmbH, ein IT-Dienstleister mit 18 Mitarbeitenden aus Leipzig, stellte im Rahmen der Umstellung auf E-Rechnungen fest, dass ihr bisheriges Vorgehen – eingehende Rechnungen als PDF auszudrucken und in Ordnern abzuheften – für E-Rechnungen nicht mehr ausreichte. Da viele Lieferanten inzwischen XRechnungen versendeten, hätte ein reiner Ausdruck die zugrunde liegende strukturierte XML-Datei unwiederbringlich verloren. Die Geschäftsführung entschied sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, das sowohl die XML-Rohdaten als auch eine für Menschen lesbare Ansicht revisionssicher archiviert. Alle Mitarbeitenden wurden angewiesen, keine Rechnungen mehr manuell auszudrucken oder aus dem System zu löschen, um die Unveränderbarkeit der Archivierung nicht zu gefährden.

Warum die reine PDF-Speicherung nicht ausreicht

Ein besonders verbreitetes Missverständnis betrifft die Annahme, es genüge, eine E-Rechnung als PDF abzuspeichern oder auszudrucken. Tatsächlich ist bei der XRechnung ausschließlich die XML-Datei die eigentliche Rechnung im Rechtssinne; eine visuelle Darstellung existiert oft gar nicht ohne separates Anzeigetool. Bei ZUGFeRD ist die Situation etwas anders, da hier eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML vorliegt – doch auch hier muss das eingebettete strukturierte XML unverändert archiviert werden, nicht nur der visuelle PDF-Inhalt. Wird lediglich die PDF-Ansicht gespeichert und das eingebettete XML dabei verloren oder ignoriert, ist die Archivierung nicht GoBD-konform.

Häufige Missverständnisse zur Archivierungspflicht

• „Wir sind ein kleines Unternehmen, für uns gilt das nicht.“ Die Archivierungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle buchführungs- oder aufzeichnungspflichtigen Unternehmen.
• „Ein Backup unserer Festplatte reicht als Archivierung.“ Ein normales Backup erfüllt in der Regel nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
• „Wir drucken alles aus, das reicht.“ Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, ein Ausdruck allein genügt nicht.
• „Die Cloud, in der wir speichern, ist automatisch GoBD-konform.“ Nicht jeder Cloud-Speicher erfüllt automatisch die GoBD-Anforderungen; das hängt von der konkreten technischen Ausgestaltung ab.

Speicherort: Wo E-Rechnungen archiviert werden dürfen

Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber keinen bestimmten Speicherort vor, solange die GoBD-Anforderungen erfüllt sind. In der Praxis kommen verschiedene Lösungen zum Einsatz: ein dediziertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein revisionssicheres Modul innerhalb der Buchhaltungssoftware, oder ein spezialisierter Cloud-Archivdienst. Wichtig ist in jedem Fall, dass das gewählte System die Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg zugänglich hält – auch dann, wenn zwischenzeitlich die eingesetzte Software gewechselt wird. Unternehmen, die ihre Buchhaltungssoftware wechseln, müssen deshalb sicherstellen, dass archivierte E-Rechnungen entweder migriert oder im alten System weiterhin abrufbar bleiben, bis die jeweilige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Wird die Archivierung an einen externen Dienstleister ausgelagert, bleibt die steuerliche Verantwortung dennoch beim Unternehmen selbst – ein Blick in den Dienstleistungsvertrag, ob dieser GoBD-konforme Verfahren vertraglich zusichert, ist daher unerlässlich.

Zugriff durch das Finanzamt: Was bei einer Betriebsprüfung zu erwarten ist

Ein zentraler Zweck der Archivierungspflicht ist die Möglichkeit einer digitalen Betriebsprüfung. Im Rahmen einer Außenprüfung kann das Finanzamt auf Basis der GoBD verlangen, dass archivierte E-Rechnungen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden – etwa über einen direkten Datenzugriff (Z1), die mittelbare Auswertung durch das Unternehmen selbst (Z2) oder die Datenträgerüberlassung (Z3). Ein Unternehmen, das seine E-Rechnungen lediglich als eingescannte Bilddatei oder nicht durchsuchbaren Ausdruck vorhält, kann diesen Anforderungen nicht gerecht werden. Die Fähigkeit, auf Anfrage schnell und vollständig alle relevanten Rechnungen eines Zeitraums bereitzustellen, ist daher nicht nur eine theoretische Pflicht, sondern hat unmittelbare praktische Relevanz im Prüfungsfall.

Verhältnis zur allgemeinen handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht

Neben der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht nach AO und UStG existiert für Kaufleute zusätzlich eine handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB, die inhaltlich weitgehend parallel läuft und ebenfalls Rechnungen erfasst. In der Praxis führen beide Rechtsgrundlagen im Ergebnis zur gleichen Aufbewahrungsfrist, sodass Unternehmen sich nicht mit zwei unterschiedlichen Fristsystemen auseinandersetzen müssen. Relevant wird der Unterschied vor allem bei der Frage, welche Behörde im Streitfall zuständig ist – handelsrechtliche Verstöße können etwa auch gesellschaftsrechtliche Konsequenzen haben, während steuerrechtliche Verstöße primär die Besteuerungsgrundlagen betreffen.

Konsequenzen bei Verstößen

Wird die Archivierungspflicht verletzt – etwa weil Rechnungen verloren gehen, vorzeitig gelöscht oder nicht GoBD-konform gespeichert werden –, drohen im Rahmen einer Betriebsprüfung verschiedene Konsequenzen. Dazu zählen Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt, wenn Belege fehlen, sowie im ungünstigsten Fall die Versagung des Vorsteuerabzugs, sofern die ordnungsgemäße Rechnung nicht mehr nachgewiesen werden kann. Auch wenn nicht jeder kleinere Mangel automatisch zu einem finanziellen Schaden führt, sollte die Archivierung als integraler Bestandteil der Buchführung und nicht als nachrangige IT-Frage behandelt werden.

Edge Cases: Sonderfälle bei der Archivierungspflicht

Einige Konstellationen werfen in der Praxis besondere Fragen auf. Bei einer Unternehmensauflösung oder -übertragung geht die Archivierungspflicht in der Regel auf den Rechtsnachfolger über, der dafür sorgen muss, dass die Aufbewahrungsfrist auch nach der Übernahme eingehalten wird. Bei einem Wechsel des Steuerberaters oder Buchhaltungsdienstleisters ist zu klären, wer die bereits archivierten E-Rechnungen weiterhin vorhält – ein reiner Datenexport ohne Prüfung der Vollständigkeit birgt das Risiko von Lücken. Auch bei einer Insolvenz bleibt die Archivierungspflicht bestehen; der Insolvenzverwalter übernimmt in der Regel die Verantwortung für die weitere Aufbewahrung. Schließlich stellt sich bei grenzüberschreitenden Geschäften die Frage, ob zusätzlich ausländische Aufbewahrungsvorschriften zu beachten sind – hier lohnt sich im Zweifel eine Rückfrage beim Steuerberater. Auch bei einer reinen Umfirmierung ohne Rechtsformwechsel bleibt die Archivierungspflicht unverändert bestehen, lediglich die interne Zuordnung der Unterlagen sollte an den neuen Firmennamen angepasst dokumentiert werden.

Fazit

Die Archivierungspflicht für E-Rechnungen ist eine eigenständige, gesetzlich klar verankerte Verpflichtung, die über die reine Empfangspflicht hinausgeht. Acht Jahre ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres müssen sowohl empfangene als auch ausgestellte E-Rechnungen GoBD-konform und in ihrer strukturierten Form aufbewahrt werden. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen auseinandersetzen, vermeiden nicht nur rechtliche Risiken, sondern schaffen auch die Grundlage für effizientere, digitale Betriebsprüfungen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich auch als Kleinunternehmer E-Rechnungen archivieren?

Ja, die Archivierungspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG für alle buchführungs- oder aufzeichnungspflichtigen Unternehmen.

Reicht es, eine E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften?

Nein. Maßgeblich ist die strukturierte XML-Datei; ein reiner Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ohne die zugrunde liegenden Daten erfüllt die Archivierungspflicht nicht.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Details dazu liefert der Beitrag zur genauen Aufbewahrungsfrist.

Gilt die Archivierungspflicht auch für ausgestellte Rechnungen?

Ja, sowohl empfangene als auch selbst ausgestellte E-Rechnungen unterliegen der Archivierungspflicht.

Was bedeutet GoBD-konform in diesem Zusammenhang?

Im Kern bedeutet es, dass die strukturierten Daten unveränderbar, vollständig und während der gesamten Frist maschinell auswertbar gespeichert werden müssen.

Was passiert, wenn Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert werden?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung drohen Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen oder die Versagung des Vorsteuerabzugs, wenn Belege fehlen oder nicht nachvollziehbar sind.

Reicht ein normales Cloud-Backup als GoBD-konforme Archivierung?

Nicht automatisch. Ein Backup erfüllt in der Regel nicht die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit, die für eine rechtssichere Archivierung notwendig sind.