Empfangspflicht für E-Rechnungen: Was seit 2025 wirklich gilt

Was die Empfangspflicht konkret verlangt

Die Empfangspflicht bedeutet nicht, dass ein Unternehmen aktiv nach E-Rechnungen suchen oder ein spezielles Portal betreiben muss. Sie verlangt lediglich, dass eine eingehende E-Rechnung nicht abgelehnt werden darf, weil das Unternehmen sie angeblich technisch nicht verarbeiten kann. Konkret bedeutet das:

• Ein Kanal zum Empfang muss vorhanden sein – in der Praxis meist ein E-Mail-Postfach.
• Die empfangene Datei (XRechnung oder ZUGFeRD) muss geöffnet bzw. lesbar gemacht werden können, etwa über einen kostenlosen Viewer.
• Die Rechnung muss inhaltlich geprüft und anschließend GoBD-konform archiviert werden.

Warum kein eigenes System zwingend nötig ist

Ein weitverbreitetes Missverständnis ist, dass Unternehmen ab 2025 zwingend in ein spezielles E-Rechnungssystem oder Portal investieren müssen. Für die reine Empfangspflicht ist das nicht der Fall – der Gesetzgeber wollte hier bewusst niedrige Einstiegshürden schaffen. Sobald ein Unternehmen jedoch selbst zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet wird (ab 2027 bzw. 2028), wird eine geeignete Software in der Regel praktisch notwendig. Details dazu liefert der Artikel Beste E-Rechnung-Software im Vergleich.

Ein Praxisbeispiel

Ein kleiner Malerbetrieb mit drei Mitarbeitenden erhält im Februar 2025 erstmals eine XRechnung von einem Baustoffhändler per E-Mail. Der Inhaber öffnet den Anhang zunächst versehentlich im Texteditor und sieht nur unleserlichen Code. Mit einem kostenlosen Online-Viewer für XRechnungen kann er die Rechnung anschließend problemlos lesbar darstellen, prüfen und wie gewohnt in seiner Buchhaltung ablegen. Eine neue Software musste er dafür nicht kaufen.

Was bei der Archivierung zu beachten ist

Auch für empfangene E-Rechnungen gelten die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Das bedeutet insbesondere: Die Rechnung muss in ihrem ursprünglichen, strukturierten Format aufbewahrt werden – ein reiner Ausdruck der visuellen PDF-Ansicht reicht als alleinige Archivierung nicht aus. Details zur korrekten Aufbewahrung liefert der Artikel E-Rechnung archivieren: GoBD-konform speichern.

Was, wenn technisch etwas nicht funktioniert?

Sollte eine empfangene E-Rechnung nicht geöffnet werden können oder fehlerhaft sein, sollte der Rechnungsaussteller zeitnah kontaktiert werden. Praktische Lösungswege für diesen Fall beschreibt der Artikel E-Rechnung nicht lesbar: Fehler beheben.

Empfangspflicht in Zahlen: Wer ist betroffen?

• Große Konzerne: ja, uneingeschränkt seit 2025
• Mittelständische Unternehmen: ja, uneingeschränkt seit 2025
• Kleinunternehmer nach §19 UStG: ja, ebenfalls seit 2025 – auch wenn sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen
• Vereine, Freiberufler, Einzelunternehmer: ja, sofern sie B2B-Rechnungen erhalten

Technische Mindestausstattung im Detail

Konkret genügt für die Empfangspflicht in den meisten Fällen folgende Grundausstattung: ein geschäftliches E-Mail-Postfach, ein Programm zur Betrachtung von PDF-Dateien sowie ein kostenloser Viewer für XRechnung-Dateien. Eine dedizierte Buchhaltungssoftware ist für den reinen Empfang nicht zwingend erforderlich, erleichtert aber die anschließende Archivierung und Weiterverarbeitung erheblich.

Was bei mehreren Postfächern oder Abteilungen zu beachten ist

Größere Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten sollten klären, über welches zentrale Postfach oder welchen Prozess E-Rechnungen einheitlich empfangen werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass Rechnungen in unterschiedlichen, nicht überwachten Postfächern „untergehen“ und die Fristen für Zahlung oder Archivierung verpasst werden. Ein zentraler Rechnungseingang, etwa über eine gemeinsame Buchhaltungsadresse, hat sich in der Praxis bewährt.

Wie große und kleine Unternehmen die Pflicht unterschiedlich erleben

Während größere Unternehmen häufig bereits über digitale Rechnungseingangsprozesse verfügen und die Umstellung eher als technisches Detail wahrnehmen, bedeutet die Empfangspflicht für sehr kleine Betriebe oft die erste echte Berührung mit strukturierten Rechnungsformaten überhaupt. Für diese Gruppe empfiehlt sich besonders der Einsatz einfacher, kostenloser Viewer-Tools, um den Einstieg möglichst niedrigschwellig zu gestalten.

Rolle von Steuerberatern beim Rechnungseingang

Viele Unternehmen lassen die Verarbeitung eingehender Rechnungen ganz oder teilweise über ihren Steuerberater oder eine externe Buchhaltungskanzlei laufen. In diesem Fall sollte frühzeitig geklärt werden, ob die Kanzlei bereits in der Lage ist, E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format entgegenzunehmen und zu verarbeiten, oder ob hierfür zusätzliche Absprachen zum Übermittlungsweg nötig sind – etwa über ein gemeinsames Cloud-Postfach oder eine DATEV-Schnittstelle.

Wie man einen internen Empfangsprozess dokumentiert

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur förmlichen Dokumentation besteht, empfiehlt es sich, den internen Prozess für den E-Rechnung-Empfang schriftlich festzuhalten: Welches Postfach ist zuständig, wer prüft eingehende Rechnungen, wie erfolgt die Archivierung. Eine solche kurze interne Anweisung erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und schafft Klarheit im Vertretungsfall, etwa bei Urlaub oder Krankheit der zuständigen Person.

Was, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen versendet?

Die Empfangspflicht bedeutet nicht, dass ab 2025 ausschließlich noch E-Rechnungen eingehen. Solange ein Lieferant selbst noch nicht zur Ausstellung verpflichtet ist, kann er weiterhin PDF- oder Papierrechnungen senden. Die Empfangspflicht verlangt lediglich, dass ein Unternehmen vorbereitet ist, sobald tatsächlich eine E-Rechnung eintrifft – unabhängig davon, wie viele seiner Lieferanten bereits umgestellt haben.

Fazit: Die niedrigste Hürde der gesamten Reform

Von allen Bausteinen der E-Rechnungspflicht ist die reine Empfangspflicht in der Praxis meist die am einfachsten umzusetzende Anforderung – oft mit minimalem technischem Aufwand verbunden. Wer diesen ersten Schritt bereits abgeschlossen hat, hat einen wichtigen Grundstein für die spätere eigene Ausstellungspflicht gelegt.

Wie sich die Empfangspflicht von der Ausstellungspflicht organisatorisch unterscheidet

Organisatorisch betrachtet ist die Empfangspflicht meist deutlich weniger aufwendig als die spätere Ausstellungspflicht, da sie keine aktive Erstellung, sondern lediglich eine passive Entgegennahme verlangt. Unternehmen sollten diesen Unterschied bei der eigenen Zeitplanung berücksichtigen: Während die Empfangsseite oft innerhalb weniger Tage abgesichert werden kann, verdient die spätere Ausstellungspflicht deutlich mehr Vorbereitungszeit.

Wie sich die Empfangspflicht auf verschiedene Kommunikationskanäle bezieht

Neben dem klassischen E-Mail-Postfach gewinnen zunehmend auch andere Übermittlungswege an Bedeutung, etwa spezialisierte Rechnungsportale, De-Mail-Dienste oder Peppol-Zugangspunkte für den internationalen Austausch. Die Empfangspflicht selbst schreibt keinen bestimmten Kanal zwingend vor – entscheidend ist allein, dass ein Unternehmen technisch in der Lage ist, eine über einen der gängigen Wege eingehende E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten, unabhängig davon, über welchen konkreten Kanal sie eintrifft.

Was bei einem Wechsel der E-Mail-Adresse zu beachten ist

Ändert ein Unternehmen seine geschäftliche E-Mail-Adresse, etwa im Zuge eines Umzugs auf ein neues System, sollte sichergestellt werden, dass Geschäftspartner rechtzeitig über die neue Adresse informiert werden und eine ausreichend lange Übergangszeit mit Weiterleitung von der alten Adresse eingerichtet wird. Andernfalls besteht das Risiko, dass wichtige eingehende E-Rechnungen unbemerkt an eine nicht mehr überwachte Adresse gesendet werden.

Ausführliches Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb richtet seinen Empfangsprozess ein

Ein Elektroinstallationsbetrieb mit sechs Mitarbeitenden erhält regelmäßig Rechnungen von Großhändlern für Material und Werkzeug. Bis Ende 2024 gingen diese ausschließlich als PDF oder Papier ein. Anfang 2025 erreicht den Betrieb erstmals eine XRechnung eines großen Elektrogroßhändlers, der bereits freiwillig umgestellt hat. Der Inhaber öffnet die Datei zunächst versehentlich im Browser und sieht nur unleserlichen Code. Nach kurzer Recherche installiert er einen kostenlosen XRechnung-Viewer auf dem Bürocomputer und richtet zusätzlich ein zentrales Postfach „rechnungen@“ ein, an das künftig alle Lieferanten ihre Rechnungen schicken sollen. Ab diesem Zeitpunkt kann jede eingehende E-Rechnung von der Bürokraft problemlos geöffnet, geprüft und in einem Ordner archiviert werden. Der gesamte Umstellungsaufwand für die reine Empfangsseite betrug in diesem Fall weniger als einen halben Arbeitstag – ein typisches Beispiel dafür, wie überschaubar diese erste Stufe der E-Rechnungspflicht in der Praxis für kleinere Betriebe tatsächlich ausfällt.

Schritt-für-Schritt-Checkliste: Empfangsprozess in sechs Schritten einrichten

1. Zuständiges Postfach festlegen: Ein zentrales, dauerhaft überwachtes E-Mail-Postfach bestimmen, an das alle Lieferanten künftig E-Rechnungen senden sollen – idealerweise eine funktionsbezogene Adresse statt eines persönlichen Postfachs, damit der Empfang auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbeitender gesichert bleibt.
2. Viewer-Software installieren: Einen kostenlosen XRechnung-Viewer sowie ein gängiges PDF-Programm bereitstellen, damit sowohl reine XML-Dateien als auch ZUGFeRD-Dateien geöffnet werden können.
3. Eingangsprüfung definieren: Festlegen, wer eine eingehende E-Rechnung inhaltlich prüft – etwa auf korrekte Steuernummer, Betrag und Leistungsbeschreibung – bevor sie zur Zahlung freigegeben wird.
4. Archivierung sicherstellen: Einen Speicherort einrichten, an dem die Originaldatei im strukturierten Format GoBD-konform für acht Jahre abgelegt wird, statt nur einen Ausdruck aufzubewahren.
5. Vertretungsregelung schaffen: Klären, wer den Empfangsprozess im Krankheits- oder Urlaubsfall übernimmt, damit eingehende Rechnungen nicht unbemerkt liegen bleiben.
6. Testlauf durchführen: Mit einer offiziellen Musterdatei den gesamten Ablauf einmal durchspielen, bevor die erste echte E-Rechnung eines Geschäftspartners eintrifft.

Wer diese sechs Schritte einmal sauber umgesetzt hat, benötigt für den laufenden Betrieb in aller Regel keine weiteren Anpassungen mehr, da die Empfangspflicht anders als die spätere Ausstellungspflicht keine wiederkehrenden Prozessänderungen verlangt.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer wirklich auch E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit lediglich von der Ausstellungspflicht, nicht von der Empfangspflicht.

Reicht mein normales geschäftliches E-Mail-Postfach aus?

In den allermeisten Fällen ja, sofern eine Möglichkeit besteht, die empfangenen Dateien zu öffnen und zu archivieren.

Muss ich eine empfangene E-Rechnung aktiv bestätigen?

Eine gesetzliche Bestätigungspflicht besteht nicht grundsätzlich, in der Praxis kann eine kurze Eingangsbestätigung aber sinnvoll sein.

Was, wenn ich die E-Rechnung gar nicht öffnen kann?

Kostenlose Viewer-Programme für XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen in der Regel eine problemlose Ansicht, auch ohne spezialisierte Buchhaltungssoftware.

Sollte ich für den Rechnungseingang eine eigene E-Mail-Adresse einrichten?

Das ist sinnvoll, insbesondere in Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, um den Überblick über eingehende Rechnungen zentral zu behalten.

Gilt die Empfangspflicht auch für private Nebentätigkeiten?

Die Pflicht bezieht sich auf umsatzsteuerpflichtige unternehmerische Tätigkeit; bei einer angemeldeten Nebentätigkeit mit B2B-Rechnungen gilt sie grundsätzlich ebenso.

Erhalte ich ab 2025 nur noch E-Rechnungen?

Nein, solange Lieferanten selbst noch nicht zur Ausstellung verpflichtet sind, können weiterhin PDF- oder Papierrechnungen eingehen.

Ist die Empfangspflicht die einfachste Stufe der gesamten Reform?

In der Praxis gilt sie meist als die am einfachsten umzusetzende Stufe, da hierfür in der Regel keine kostenpflichtige Software notwendig ist.

Reicht es, die sechs Schritte der Checkliste einmalig umzusetzen?

Ja, in den meisten Fällen genügt eine einmalige, sorgfältige Einrichtung. Anders als bei der späteren Ausstellungspflicht sind für den reinen Empfang keine wiederkehrenden Prozessanpassungen erforderlich, solange Postfach und Archivierung zuverlässig funktionieren.