E-Rechnung Aufbewahrungsfrist: Wie viele Jahre gilt sie?

Kurz & knapp: Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt aktuell acht Jahre. Sie wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zuvor zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Die Kurzantwort: Acht Jahre

Wer schnell eine verbindliche Zahl sucht: Die aktuelle gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen – und damit auch für E-Rechnungen – beträgt acht Jahre. Diese Frist gilt sowohl für empfangene als auch für selbst ausgestellte Rechnungen und ist unabhängig davon, ob es sich um eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine sonstige elektronische Rechnung handelt. Die grundsätzliche Frage, ob überhaupt eine Archivierungspflicht besteht, wird ausführlich im Beitrag E-Rechnung Archivierungspflicht behandelt – dieser Artikel konzentriert sich gezielt auf die genaue Dauer und den Fristbeginn.

Warum acht statt zehn Jahre?

Bis zur Gesetzesänderung galt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde diese Frist auf acht Jahre verkürzt, um Unternehmen von administrativem Aufwand und Speicherkosten zu entlasten. Die Verkürzung gilt für Unterlagen, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Neuregelung noch nicht abgelaufen war – das bedeutet praktisch, dass auch ältere Rechnungen von der verkürzten Frist profitieren können, sofern die ursprüngliche zehnjährige Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief.

Rechtsgrundlage der Frist

Wann beginnt die Frist zu laufen?

Ein häufiges Missverständnis betrifft den Startpunkt der Frist. Sie beginnt nicht mit dem Datum der Rechnung selbst, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. empfangen wurde. Das bedeutet in der Praxis, dass die tatsächliche Aufbewahrungsdauer je nach Ausstellungsdatum innerhalb des Jahres zwischen etwas mehr als acht und knapp neun Jahren liegen kann.

Praxisbeispiel: Fristberechnung bei der Vogel Elektronik OHG

Die Vogel Elektronik OHG aus Augsburg erhielt am 8. Mai 2025 eine E-Rechnung im XRechnung-Format über eine Warenlieferung. Da die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung empfangen wurde, startet die Frist rechnerisch am 31. Dezember 2025 und endet acht Jahre später am 31. Dezember 2033. Die Buchhaltung des Unternehmens trägt diesen Termin in ein internes Fristenkontrollsystem ein, das automatisch prüft, welche archivierten Rechnungen ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben und grundsätzlich gelöscht werden könnten – wobei in der Praxis häufig ein Sicherheitspuffer von einem weiteren Jahr eingeplant wird, bevor tatsächlich gelöscht wird.

Vergleich zu anderen Aufbewahrungsfristen

Die achtjährige Frist für Rechnungen steht nicht isoliert, sondern reiht sich in ein System unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Geschäftsunterlagen ein:

• Rechnungen (§ 147 AO, § 14b UStG): acht Jahre.
• Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse (§ 257 HGB, § 147 AO): ebenfalls acht Jahre nach der jüngsten Änderung, zuvor zehn Jahre – hier gilt dieselbe Verkürzung.
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre.
• Lohnunterlagen: abweichende, teils längere Fristen je nach Sozialversicherungsrecht, unabhängig von der steuerlichen Frist zu prüfen.

Für die tägliche Praxis der Rechnungsarchivierung ist vor allem der Gleichlauf zwischen Rechnungen und Handelsbüchern relevant, da beide nun einheitlich acht Jahre betragen und sich Unternehmen nicht mehr mit unterschiedlichen Fristsystemen für verwandte Unterlagenarten auseinandersetzen müssen.

Übergangsregelung: Welche Rechnungen von der Verkürzung profitieren

Die Umstellung von zehn auf acht Jahre wirft in der Praxis häufig die Frage auf, ob auch bereits archivierte, ältere Rechnungen von der kürzeren Frist profitieren. Die Übergangsregelung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes stellt darauf ab, ob die ursprüngliche zehnjährige Frist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Neuregelung bereits abgelaufen war. War sie das, bleibt es bei der abgelaufenen Frist – die Rechnung durfte in diesem Fall bereits gelöscht werden. War die zehnjährige Frist hingegen zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen, verkürzt sich die verbleibende Aufbewahrungsdauer entsprechend auf die neue Achtjahresfrist. Für Unternehmen bedeutet das praktisch, dass sich bei einer Prüfung des eigenen Archivs häufig ein früherer Löschzeitpunkt ergibt, als ursprünglich im alten Fristensystem geplant war. Wer unsicher ist, ob eine bestimmte Rechnung bereits gelöscht werden darf, sollte im Zweifel Rücksprache mit dem Steuerberater halten, da die genaue Einordnung einzelner Übergangsfälle je nach Ausstellungsdatum variieren kann.

Sonderfall: Aufbewahrungsfrist bei Dauerschuldverhältnissen

Bei wiederkehrenden Rechnungen aus Dauerschuldverhältnissen, etwa Mietverträgen, Leasingraten oder Wartungsverträgen, stellt sich häufig die Frage, ob die Aufbewahrungsfrist für jede einzelne Rechnung separat oder für das gesamte Vertragsverhältnis gemeinsam läuft. Rechtlich betrachtet ist jede einzelne Rechnung für sich zu behandeln – die Frist beginnt für jede Rechnung individuell mit dem Ende des Kalenderjahres ihrer Ausstellung. In der Praxis empfiehlt es sich dennoch, alle Rechnungen eines Dauerschuldverhältnisses gemeinsam bis zum Ende des Vertrags oder sogar darüber hinaus aufzubewahren, da bei einer späteren steuerlichen oder zivilrechtlichen Auseinandersetzung häufig der gesamte Vertragsverlauf nachvollziehbar sein muss und eine lückenhafte Dokumentation einzelner Jahre die Beweisführung erschweren würde.

Kurzübersicht: Die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick

Was am Ende der Frist zu beachten ist

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist besteht grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht mehr, die betreffenden E-Rechnungen weiter vorzuhalten. Eine sofortige Löschung ist jedoch nicht zwingend erforderlich und in der Praxis oft nicht ratsam. Läuft beispielsweise noch ein steuerliches oder zivilrechtliches Verfahren, in dem die betreffende Rechnung als Beweismittel relevant sein könnte, sollte sie über das Fristende hinaus aufbewahrt werden. Zudem endet eine bereits begonnene, aber noch nicht abgeschlossene Betriebsprüfung nicht automatisch mit dem Ablauf der regulären Frist – in solchen Fällen kann sich die Aufbewahrungspflicht faktisch verlängern, bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Häufige Missverständnisse zur Aufbewahrungsfrist

• „Die Frist beginnt mit dem Rechnungsdatum.“ Falsch – sie beginnt erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
• „Zehn Jahre gelten immer noch.“ Für die meisten aktuellen Fälle gilt inzwischen die verkürzte Frist von acht Jahren.
• „Nach acht Jahren muss sofort gelöscht werden.“ Eine Löschpflicht besteht nicht zwingend; bei laufenden Verfahren kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll oder erforderlich sein.
• „Die Frist gilt nur für ausgestellte Rechnungen.“ Sie gilt gleichermaßen für empfangene E-Rechnungen.

Internationale Rechnungen und abweichende Fristen im Ausland

Bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen stellt sich gelegentlich die Frage, ob für Rechnungen an oder von ausländischen Geschäftspartnern eine andere Aufbewahrungsfrist gilt. Für die steuerliche Beurteilung in Deutschland ist grundsätzlich die deutsche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren maßgeblich, unabhängig davon, in welchem Land der Geschäftspartner ansässig ist – entscheidend ist, dass das Unternehmen der deutschen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegt. Ist das Unternehmen jedoch gleichzeitig im Ausland steuerpflichtig, etwa über eine Betriebsstätte, können zusätzlich abweichende, teils längere Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Landes zu beachten sein. In solchen Fällen empfiehlt sich grundsätzlich, die jeweils längere der beiden Fristen anzuwenden, um auf der sicheren Seite zu sein.

Warum die Fristverkürzung nicht zu vorschnellem Löschen verleiten sollte

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre wird von vielen Unternehmen als Erleichterung wahrgenommen – zurecht, denn sie reduziert den benötigten Speicherplatz und den administrativen Aufwand der Langzeitarchivierung spürbar. Dennoch ist Vorsicht geboten: Die verkürzte Frist bezieht sich ausschließlich auf die steuerliche Mindestaufbewahrung. Andere rechtliche Interessen, etwa Gewährleistungsansprüche, laufende Vertragsbeziehungen oder mögliche zivilrechtliche Streitigkeiten, können eine längere freiwillige Aufbewahrung sinnvoll machen. Unternehmen sollten deshalb nicht automatisch am Tag nach Fristablauf löschen, sondern eine kurze interne Prüfung vorschalten, ob im Einzelfall Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen. Eine pauschale, rein zeitgesteuerte automatische Löschung ohne diese Prüfung birgt das Risiko, im Streitfall wichtige Beweismittel vorzeitig zu vernichten. Eine kurze, dokumentierte Freigabe durch die Buchhaltung oder Geschäftsleitung vor jeder endgültigen Löschung ist daher auch nach Ablauf der gesetzlichen Frist eine sinnvolle Vorsichtsmaßnahme.

Fristenkontrolle in der Praxis

Da Fristen kalenderjahrbezogen und nicht rechnungsdatumsbezogen laufen, empfiehlt sich für Unternehmen mit größerem Rechnungsvolumen ein automatisiertes Fristenkontrollsystem, das archivierte E-Rechnungen nach Eingangs- bzw. Ausstellungsjahr gruppiert und automatisch markiert, sobald die Frist abläuft. Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten eine solche Funktion bereits standardmäßig an, sodass keine manuelle Nachverfolgung einzelner Rechnungsdaten erforderlich ist.

Fazit

Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Diese verkürzte Frist gilt für sowohl empfangene als auch ausgestellte Rechnungen und läuft parallel zur ebenfalls achtjährigen Frist für Handelsbücher und Jahresabschlüsse. Wer die Fristberechnung korrekt versteht und ein systematisches Fristenmanagement etabliert, vermeidet sowohl vorzeitige Löschungen als auch unnötig lange Aufbewahrung über die gesetzliche Pflicht hinaus.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Jahre müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Gilt die Frist auch rückwirkend für ältere Rechnungen?

Die verkürzte Frist gilt für Unterlagen, deren ursprüngliche zehnjährige Frist zum Zeitpunkt der Gesetzesänderung noch nicht abgelaufen war.

Beginnt die Frist am Tag der Rechnungsstellung?

Nein, sie beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Gilt für Handelsbücher eine andere Frist als für Rechnungen?

Nein, seit der jüngsten Gesetzesänderung gilt für beide einheitlich eine Frist von acht Jahren.

Darf ich E-Rechnungen nach acht Jahren sofort löschen?

Grundsätzlich ja, sofern kein laufendes Verfahren oder eine noch nicht abgeschlossene Betriebsprüfung dagegenspricht. Viele Unternehmen planen zusätzlich einen Sicherheitspuffer ein.

Ist die Frist für XRechnung und ZUGFeRD unterschiedlich?

Nein, die Aufbewahrungsfrist ist formatunabhängig und gilt gleichermaßen für alle Arten von E-Rechnungen.

Was passiert, wenn die Frist versehentlich nicht eingehalten wird?

Fehlen archivierte Rechnungen bei einer Betriebsprüfung, drohen Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen oder die Versagung des Vorsteuerabzugs, sofern die ordnungsgemäße Rechnung nicht anderweitig nachgewiesen werden kann.

Muss ich für jedes Rechnungsjahr eine gesonderte Fristberechnung vornehmen?

Ja, da die Frist jeweils an das Ende des Kalenderjahres der Ausstellung bzw. des Empfangs anknüpft, empfiehlt sich eine jahrgangsweise Gruppierung archivierter Rechnungen für eine übersichtliche Fristenkontrolle.