E-Rechnung ablehnen: Dürfen Sie den Empfang verweigern?

Kurz & knapp: Eine formal korrekte, technisch gültige E-Rechnung dürfen Sie seit 2025 grundsätzlich nicht pauschal ablehnen, da alle inländischen Unternehmen zum Empfang verpflichtet sind. Anders sieht es aus, wenn die Rechnung inhaltlich falsch ist (falscher Betrag, falscher Empfänger, keine Übereinstimmung mit der Bestellung) oder technisch ungültig ist (Schema-Fehler) – solche Rechnungen dürfen und sollten Sie zurückweisen und eine Korrektur verlangen.

Der zentrale Unterschied: Format ablehnen vs. Inhalt beanstanden

Die Frage „Darf ich eine E-Rechnung ablehnen?“ lässt sich nicht pauschal beantworten, weil zwei völlig unterschiedliche Situationen dahinterstecken können. Situation eins: Ein Unternehmen möchte grundsätzlich keine E-Rechnungen empfangen, sei es aus Bequemlichkeit, mangelnder technischer Ausstattung oder schlicht Gewohnheit. Situation zwei: Ein Unternehmen erhält eine konkrete E-Rechnung, die fehlerhaft ist – falscher Betrag, falsche Steuernummer, keine Zuordnung zu einer Bestellung, oder die Datei lässt sich technisch gar nicht validieren. Nur die zweite Situation begründet ein berechtigtes Zurückweisen. Die erste ist seit der nationalen Empfangspflicht zum 1.1.2025 keine gültige Ablehnungsgrundlage mehr.

Warum „Ich will keine E-Rechnungen“ keine gültige Ablehnung ist

Mit dem Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnung in § 14 UStG verankert, wurden inländische Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, technisch in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer bislang keine passende Software oder keinen E-Mail-Posteingang für strukturierte Rechnungen eingerichtet hat, kann sich damit nicht auf eine „Ablehnung“ berufen – vielmehr ist das Unternehmen selbst in der Pflicht, die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Die Empfangspflicht ist bewusst so gestaltet, dass sie nicht durch individuelle Präferenzen des Empfängers unterlaufen werden kann, da sonst der gesamte Zweck der Digitalisierung – lückenlose, medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung – unterlaufen würde.

Wann eine Zurückweisung berechtigt und sogar geboten ist

Ganz anders verhält es sich, wenn die konkrete Rechnung selbst fehlerhaft ist. Hier ist eine Zurückweisung nicht nur erlaubt, sondern aus Sicht einer ordnungsgemäßen Buchhaltung sogar geboten, da eine fehlerhafte Rechnung sonst später Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen kann. Typische berechtigte Ablehnungsgründe sind:

• Falscher Rechnungsbetrag oder falsche Umsatzsteuerberechnung.
• Falsche oder fehlende Pflichtangaben, etwa Steuernummer, Rechnungsnummer oder Leistungsbeschreibung.
• Keine Zuordnung zu einer tatsächlichen Bestellung oder Leistung – die Rechnung betrifft einen Vorgang, den es beim Empfänger gar nicht gibt.
• Technisch ungültige Datei, die bei der Schema-Validierung gegen EN 16931 durchfällt und sich daher nicht ordnungsgemäß verarbeiten lässt.
• Doppelte Rechnungsstellung für bereits bezahlte oder bereits korrekt fakturierte Leistungen.

In all diesen Fällen ist die richtige Reaktion nicht ein stillschweigendes Ignorieren, sondern eine aktive, dokumentierte Rückmeldung an den Rechnungssteller mit der Bitte um Korrektur.

Der richtige Ablauf bei einer berechtigten Zurückweisung

1. Fehler präzise identifizieren und dokumentieren (Screenshot, Validierungsprotokoll, Abgleich mit Bestellung).
2. Rechnungssteller zeitnah schriftlich kontaktieren und den konkreten Fehler benennen.
3. Um eine korrigierte Neuausstellung oder eine Korrekturrechnung bitten, statt die Datei selbst zu verändern.
4. Die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung bis zur Klärung nicht als Zahlungsgrundlage verwenden und den Vorgang im Buchhaltungssystem als „in Klärung“ kennzeichnen.
5. Nach Erhalt der korrigierten Rechnung beide Versionen (Original und Korrektur) referenziert archivieren.

Technische Validierung als objektives Kriterium

Ein großer Vorteil des strukturierten E-Rechnungsformats ist, dass sich technische Fehler objektiv und automatisiert feststellen lassen. Viele Buchhaltungsprogramme und E-Invoicing-Portale validieren eingehende XRechnungen automatisch gegen das EN 16931-Schema und melden Abweichungen sofort. Schlägt diese Validierung fehl, handelt es sich um einen klar dokumentierbaren, technisch belegbaren Ablehnungsgrund – anders als bei früheren PDF-Rechnungen, bei denen Formatfehler oft erst bei der manuellen Prüfung auffielen.

Praxisbeispiel: Beschlägehandel Wehner OHG

Die Beschlägehandel Wehner OHG bezieht Metallwaren von rund 40 Lieferanten. Im Frühjahr 2026 erhielt das Unternehmen eine XRechnung eines neuen Lieferanten, bei der der berechnete Betrag doppelt so hoch war wie im zugrunde liegenden Angebot. Statt die Rechnung zu bezahlen oder unkommentiert liegen zu lassen, dokumentierte die Buchhaltung den Fehler, verglich ihn mit dem ursprünglichen Angebot und sendete dem Lieferanten eine schriftliche Zurückweisung mit der Bitte um eine korrigierte Rechnung. Der Lieferant stellte daraufhin eine Stornorechnung sowie eine korrekte Neurechnung aus. In einem anderen Fall versuchte ein Lieferant, grundsätzlich weiterhin PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz zu versenden – hier bestand Wehner zu Recht auf einer ordnungsgemäßen E-Rechnung gemäß der gesetzlichen Vorgaben, da hier nicht das Unternehmen selbst, sondern der Lieferant seiner Pflicht nicht nachkam.

Übersicht: Zulässige und unzulässige Ablehnungsgründe

Häufige Missverständnisse

• „Ablehnen heißt löschen“: Auch eine zurückgewiesene Rechnung sollte dokumentiert und nicht einfach gelöscht werden, um den Vorgang nachvollziehbar zu halten.
• „Nichtbezahlen ist dasselbe wie Ablehnen“: Eine Rechnung nicht zu bezahlen, ohne den Fehler aktiv zu kommunizieren, ist keine ordnungsgemäße Zurückweisung und kann zu Missverständnissen oder Mahnungen führen.
• „Ich kann die Datei selbst korrigieren“: Der Empfänger darf eine erhaltene E-Rechnung nicht eigenmächtig verändern – die Korrektur muss vom Rechnungssteller kommen.
• „Bei jedem kleinen Fehler muss ich ablehnen“: Nicht jeder Tippfehler rechtfertigt eine vollständige Zurückweisung; bei geringfügigen, eindeutig erkennbaren Fehlern kann in Absprache mit dem Steuerberater auch eine einfache Klarstellung genügen.

Kommunikation mit dem Lieferanten: Ton und Timing

Eine Zurückweisung sollte sachlich, konkret und zeitnah erfolgen. Je länger ein Unternehmen mit der Rückmeldung wartet, desto schwieriger wird die Klärung, insbesondere wenn beim Lieferanten inzwischen bereits Folgeprozesse wie eine Umsatzsteuervoranmeldung auf Basis der fehlerhaften Rechnung angestoßen wurden. Eine klare Betreffzeile („Rückweisung Rechnung Nr. XY wegen fehlerhaftem Betrag“), eine präzise Fehlerbeschreibung und ein konkreter Vorschlag („bitte senden Sie eine korrigierte Rechnung mit Betrag X anstelle von Y“) beschleunigen die Klärung erheblich. Gerade bei langjährigen Geschäftsbeziehungen lohnt sich zudem ein kurzer, freundlicher Hinweis, dass es sich erkennbar um ein Versehen und nicht um Misstrauen handelt – das erhält die Beziehung und beschleunigt in der Praxis oft die Reaktion der Gegenseite.

Sonderfall: Rechnung entspricht technisch dem Standard, aber die Leistung wurde nie erbracht

Ein besonders sensibler Fall betrifft Rechnungen, die formal und technisch einwandfrei sind, aber zu einer Leistung gestellt werden, die nie erbracht wurde – etwa bei einem Irrtum oder sogar einem Betrugsversuch. Auch hier gilt: Die technische Gültigkeit der E-Rechnung als Dateiformat begründet keine Zahlungspflicht. Der Empfänger darf und sollte eine solche Rechnung inhaltlich zurückweisen, unabhängig davon, dass sie technisch korrekt aufgebaut ist. Format-Konformität und inhaltliche Richtigkeit sind zwei getrennte Fragen.

Rechtliche Einordnung: Annahmeverweigerung vs. inhaltliche Beanstandung

Zivilrechtlich lässt sich der Unterschied gut mit dem Begriffspaar Annahmeverweigerung und Mängelrüge beschreiben. Eine Annahmeverweigerung – „ich nehme diese Art von Dokument grundsätzlich nicht entgegen“ – ist bei ordnungsgemäßen E-Rechnungen seit der gesetzlichen Empfangspflicht nicht mehr haltbar, weil der Gesetzgeber die technische Empfangsbereitschaft explizit vorschreibt. Eine Mängelrüge dagegen – „dieses konkrete Dokument enthält einen Fehler“ – ist ein ganz normaler, im Geschäftsverkehr etablierter Vorgang, der auch bei klassischen Papierrechnungen längst üblich war und durch die E-Rechnung nicht eingeschränkt wird. Wer diese begriffliche Unterscheidung verinnerlicht, trifft in der Praxis fast immer die richtige Entscheidung, ohne jeden Einzelfall neu rechtlich bewerten zu müssen.

Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr und Skonto-Fristen

Ein praktisch wichtiger Nebenaspekt betrifft Zahlungsfristen und Skonto-Regelungen. Wird eine Rechnung berechtigt zurückgewiesen, beginnt die Zahlungsfrist in der Regel erst mit Zugang der korrigierten Rechnung neu zu laufen – nicht mit der ursprünglichen, fehlerhaften Fassung. Das sollte in der Kommunikation mit dem Rechnungssteller ausdrücklich klargestellt werden, um Missverständnisse bei etwaigen Skonto-Fristen oder Mahnungen zu vermeiden. Umgekehrt sollten Unternehmen, die selbst Rechnungen stellen, bei einer berechtigten Rückmeldung des Kunden zügig reagieren, um Zahlungsverzögerungen für beide Seiten möglichst gering zu halten und die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten.

Interne Prozesse zur systematischen Fehlererkennung

Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen profitieren davon, die Prüfung eingehender E-Rechnungen zu systematisieren, statt Fehler nur zufällig zu entdecken. Bewährt hat sich ein zweistufiger automatisierter Abgleich: Zunächst eine technische Validierung der Datei gegen das EN 16931-Schema direkt beim Import, danach ein automatischer inhaltlicher Abgleich mit offenen Bestellungen oder Verträgen im ERP-System. Auffälligkeiten werden dabei automatisch markiert und an die zuständige Sachbearbeitung zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Ein solcher Prozess reduziert nicht nur das Risiko, fehlerhafte Rechnungen versehentlich zu bezahlen, sondern beschleunigt auch die Reaktionszeit gegenüber Lieferanten erheblich.

Fazit

Eine E-Rechnung pauschal abzulehnen, weil man grundsätzlich keine elektronischen Rechnungen möchte, ist seit 2025 keine gangbare Option mehr – die Empfangspflicht verpflichtet alle inländischen Unternehmen, technisch empfangsbereit zu sein. Eine konkrete, fehlerhafte Rechnung dagegen darf und sollte aktiv zurückgewiesen werden, um Probleme beim Vorsteuerabzug und in der eigenen Buchhaltung zu vermeiden. Der Schlüssel liegt darin, zwischen der grundsätzlichen Formatfrage und der inhaltlichen Richtigkeit einer einzelnen Rechnung sauber zu unterscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine E-Rechnung ablehnen, weil ich lieber PDF-Rechnungen mag?

Nein, persönliche Präferenzen sind kein zulässiger Ablehnungsgrund. Sie sind gesetzlich verpflichtet, empfangsbereit für E-Rechnungen zu sein, unabhängig von eigenen Formatvorlieben.

Was tue ich, wenn ich technisch noch keine E-Rechnung empfangen kann?

Sie sollten schnellstmöglich eine geeignete Softwarelösung einrichten. Bis dahin ersetzt die fehlende technische Ausstattung nicht die Empfangspflicht – Sie sollten sich zeitnah um eine Lösung kümmern, statt die Rechnung zurückzuweisen.

Muss ich eine fehlerhafte E-Rechnung trotzdem bezahlen?

Grundsätzlich sollte eine erkennbar fehlerhafte Rechnung nicht ohne Klärung bezahlt werden. Sprechen Sie den Fehler aktiv mit dem Rechnungssteller an und bitten Sie um eine korrigierte Fassung, bevor Sie die Zahlung veranlassen.

Wie weise ich eine E-Rechnung formal korrekt zurück?

Am besten schriftlich per E-Mail mit konkreter Fehlerbeschreibung, gegebenenfalls ergänzt um das Validierungsprotokoll bei technischen Fehlern. So bleibt der Vorgang für beide Seiten und für spätere Prüfungen nachvollziehbar.

Darf ich eine E-Rechnung wegen eines Formfehlers komplett ignorieren?

Ignorieren ist nicht empfehlenswert. Auch bei einem Formfehler sollten Sie aktiv reagieren und um Korrektur bitten, statt die Rechnung unbeantwortet liegen zu lassen.

Was passiert, wenn der Lieferant die Korrektur verweigert?

In diesem Fall sollten Sie den Vorgang dokumentieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einholen, insbesondere wenn erhebliche Beträge oder wiederholte Fehler betroffen sind. Die Zahlung sollte bis zur Klärung zurückgehalten werden.

Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer und Vereine?

Ja, die Pflicht zum technischen Empfang gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, wobei für die eigene Ausstellungspflicht abweichende Übergangsfristen gelten können.