Falsches Format bei der E-Rechnung erhalten: Was Sie jetzt tun sollten
Kurz & knapp: Erhalten Sie von einem eigentlich zur E-Rechnung verpflichteten Lieferanten weiterhin nur ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung, dürfen Sie die Zahlung deswegen in der Regel nicht einfach verweigern – die Leistung bleibt geschuldet. Sie sollten den Lieferanten aber aktiv auf die Formatpflicht hinweisen, da vor allem er das rechtliche Risiko trägt. In der aktuellen Übergangsphase bis 2027/2028 werden nicht-konforme Formate zudem mit Zustimmung des Empfängers vielfach noch toleriert.
Die Ausgangslage: Was bedeutet „falsches Format“ konkret
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die nationale Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich. Das heißt: Jedes Unternehmen muss grundsätzlich in der Lage sein, eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Die Pflicht, eine E-Rechnung tatsächlich auszustellen, betrifft aber zunächst nur größere Unternehmen ab dem 1.1.2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) und wird erst zum 1.1.2028 universell. Wer also aktuell von einem kleineren Lieferanten weiterhin ein PDF oder gar eine Papierrechnung erhält, bekommt in vielen Fällen (noch) kein „falsches“ Format im rechtlichen Sinne, weil der Absender selbst noch gar nicht zur Ausstellung verpflichtet ist. Anders liegt der Fall, wenn ein Lieferant bereits zur Ausstellung verpflichtet ist – etwa weil er großvolumig tätig ist oder die Übergangsfristen für ihn bereits abgelaufen sind – und dennoch ein nicht-konformes Format sendet.
Rechtliche Einordnung: Bleibt die Rechnung trotzdem wirksam?
Eine zivilrechtlich wirksame Zahlungsforderung entsteht grundsätzlich durch die erbrachte Leistung, nicht erst durch die formal korrekte Rechnung. Das bedeutet: Auch eine im falschen Format übermittelte Rechnung begründet in der Regel keinen Grund, die Zahlung zu verweigern, solange die Leistung erbracht und die Forderung nachvollziehbar ist. Steuerlich ist die Lage differenzierter. Nach § 14 UStG ist seit 2025 grundsätzlich die strukturierte E-Rechnung die vorgeschriebene Form zwischen inländischen Unternehmern für steuerpflichtige B2B-Umsätze. Wird stattdessen eine „sonstige Rechnung“ (PDF, Papier) versendet, obwohl der Aussteller bereits zur E-Rechnung verpflichtet wäre, liegt formal ein Verstoß gegen die Ausstellungspflicht vor – dieser trifft aber in erster Linie den Aussteller.
Wer trägt das größere Risiko: Absender oder Empfänger?
Das primäre Compliance-Risiko liegt beim ausstellenden Unternehmen. Es verstößt gegen seine Pflicht zur korrekten Rechnungsstellung und riskiert bei systematischer Missachtung steuerliche Beanstandungen. Für den Empfänger stellt sich dagegen eher die Frage des eigenen Vorsteuerabzugs: Grundsätzlich setzt der Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Rechnung im falschen Format könnte formal als nicht ordnungsgemäß gelten, was theoretisch den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden könnte. In der Praxis und nach bisherigen Verwaltungsäußerungen wird dieses Risiko während der Übergangsphase jedoch als eher gering eingeschätzt, insbesondere wenn der Empfänger den Mangel nicht verursacht hat und gutgläubig handelt. Dennoch ist es sinnvoll, aktiv zu werden, statt das Risiko einfach laufen zu lassen.
Praxisbeispiel: Gartenbaubetrieb Lindqvist
Der Gartenbaubetrieb Lindqvist GmbH aus Kiel bezog regelmäßig Pflanzenerde und Substrate von einem mittelständischen Großhändler mit einem Vorjahresumsatz von über zwei Millionen Euro. Ab Anfang 2027 – als der Großhändler wegen seines Umsatzes bereits zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet war – erhielt Lindqvist weiterhin einfache PDF-Rechnungen per E-Mail. Die Buchhaltung von Lindqvist kontaktierte den Großhändler schriftlich, wies auf die seit 1.1.2027 bestehende Ausstellungspflicht hin und bat um Umstellung auf ein konformes Format. Der Großhändler erklärte, seine Software-Umstellung sei noch nicht abgeschlossen, und sicherte die Umstellung binnen zwei Monaten zu. Lindqvist dokumentierte diesen E-Mail-Wechsel als Nachweis der eigenen Sorgfalt und beglich die Rechnungen wie gewohnt weiter, da die Leistungen ordnungsgemäß erbracht worden waren.
Handlungsoptionen für den Empfänger im Überblick
- Prüfen, ob der Absender überhaupt bereits zur Ausstellung verpflichtet ist (Umsatzgrenze, Zeitpunkt).
- Zahlung nicht pauschal verweigern, da die zugrunde liegende Forderung meist unabhängig vom Rechnungsformat besteht.
- Den Lieferanten freundlich, aber konkret auf die Formatpflicht hinweisen und um Umstellung bitten.
- Bei wiederholtem Verstoß eine angemessene Frist zur Nachbesserung setzen und diese schriftlich dokumentieren.
- Die eigene Buchhaltung bzw. den Steuerberater informieren, insbesondere bei größeren, dauerhaften Geschäftsbeziehungen.
- Den E-Mail- oder Schriftverkehr zur Klärung als Nachweis der eigenen Sorgfaltspflicht archivieren.
- Bei anhaltender Weigerung des Lieferanten eine Eskalation über den Fachbereich oder ggf. den Steuerberater erwägen.
Tabelle: Szenarien und empfohlenes Vorgehen
| Situation | Empfohlenes Vorgehen |
|---|---|
| Lieferant ist noch nicht zur Ausstellung verpflichtet (Übergangsfrist) | PDF/Papier akzeptieren, keine Beanstandung nötig |
| Lieferant ist bereits verpflichtet, sendet aber PDF | Freundlicher Hinweis auf Pflicht, Frist zur Umstellung setzen |
| Empfänger hat der PDF-Rechnung ausdrücklich zugestimmt | Vorübergehend zulässig, sollte aber dokumentiert werden |
| Wiederholte, dauerhafte Nichtumstellung trotz Hinweis | Steuerberater einbeziehen, Vorsteuerabzug-Risiko prüfen |
| Rechnung fehlt inhaltlich wichtige Pflichtangaben | Als eigenständiges Problem behandeln, unabhängig vom Format |
Die Rolle der Zustimmung des Empfängers
Ein oft übersehener Aspekt: Für bestimmte „sonstige Rechnungen“ außerhalb der reinen E-Rechnungspflicht ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich oder zumindest hilfreich, um Formfragen zu entschärfen. Wer aktiv erklärt, mit einer PDF-Rechnung während der Übergangszeit einverstanden zu sein, reduziert Unsicherheiten auf beiden Seiten. Diese Zustimmung ersetzt aber nicht die grundsätzliche gesetzliche Pflicht des Ausstellers, ab dem für ihn maßgeblichen Stichtag auf das strukturierte Format umzustellen – sie mildert lediglich das Risiko während der Übergangsphase.
Häufige Missverständnisse in dieser Situation
- „Ich muss die Rechnung nicht bezahlen, wenn das Format falsch ist“: Falsch – die Zahlungspflicht knüpft an die erbrachte Leistung an, nicht an das Rechnungsformat.
- „Jede PDF-Rechnung nach 2025 ist automatisch illegal“: Falsch – die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt erst ab 2027 bzw. 2028, vorher sind sonstige Formate mit Zustimmung weiterhin zulässig.
- „Der Vorsteuerabzug ist bei falschem Format automatisch verloren“: Nicht automatisch, aber ein theoretisches Risiko, das aktives Nachhaken sinnvoll macht.
- „Nur der Empfänger muss sich um das Format kümmern“: Falsch – die primäre Pflicht zur korrekten Ausstellung liegt beim Rechnungssteller.
Wann Sie aktiv rechtlichen Rat einholen sollten
Bei einzelnen, vereinzelten Vorfällen mit kleineren Lieferanten reicht in der Regel ein formloser Hinweis. Anders sieht es aus, wenn ein wichtiger, umsatzstarker Lieferant dauerhaft und trotz mehrfacher Hinweise nicht auf das vorgeschriebene Format umstellt, oder wenn hohe Vorsteuerbeträge im Raum stehen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Steuerberater, um das eigene Risiko beim Vorsteuerabzug realistisch einzuschätzen und gegebenenfalls schriftlich zu dokumentieren, dass man selbst alles Zumutbare zur Klärung unternommen hat.
Was während der Übergangsphase noch toleriert wird
Der Gesetzgeber hat die gestaffelten Fristen bis 2027/2028 bewusst so gewählt, dass Unternehmen ausreichend Zeit zur technischen Umstellung haben. Bis zu den jeweiligen Stichtagen gilt: Sonstige Rechnungsformate bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig, auch wenn der grundsätzliche gesetzliche Rahmen bereits auf E-Rechnungen ausgerichtet ist. Wer als Empfänger übermäßig streng auf sofortiger Umstellung besteht, obwohl der Lieferant rechtlich noch gar nicht verpflichtet ist, schafft unnötige Reibung in der Geschäftsbeziehung.
Dokumentation als Schutz vor späteren Rückfragen des Finanzamts
Da das Thema falsches Rechnungsformat im Rahmen der laufenden Übergangsfristen noch relativ neu ist, ist eine saubere Dokumentation besonders wertvoll. Empfehlenswert ist ein kurzer interner Vermerk zu jeder betroffenen Rechnung: Wann wurde der Lieferant kontaktiert, welche Antwort kam zurück, und welche Frist zur Umstellung wurde vereinbart. Bei einer späteren Betriebsprüfung lässt sich damit belegen, dass das eigene Unternehmen aktiv auf die Einhaltung der Formatpflicht hingewirkt hat, selbst wenn der Lieferant die Umstellung letztlich verzögert vorgenommen hat. Diese Dokumentation kann im Zweifel entscheidend dafür sein, ob der Vorsteuerabzug trotz eines formal fehlerhaften Formats anerkannt wird.
Verhältnis zur allgemeinen Rechnungsprüfungspflicht
Unabhängig vom Rechnungsformat sind Unternehmen ohnehin verpflichtet, eingehende Rechnungen auf ihre grundsätzliche inhaltliche Richtigkeit zu prüfen, etwa auf korrekte Steuersätze, vollständige Pflichtangaben und die Übereinstimmung mit der bestellten Leistung. Diese inhaltliche Prüfungspflicht besteht unabhängig davon, ob die Rechnung im richtigen technischen Format vorliegt. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, die Formatfrage isoliert zu betrachten und dabei die eigentliche inhaltliche Prüfung zu vernachlässigen – beide Aspekte sollten im Rechnungseingangsprozess gemeinsam abgedeckt werden.
Sonderfall: Wiederkehrende Verträge und Dauerschuldverhältnisse
Bei Dauerschuldverhältnissen wie Wartungsverträgen oder Abonnements, bei denen regelmäßig wiederkehrende Rechnungen anfallen, lohnt sich eine grundsätzliche, einmalige Klärung der Formatfrage mit dem Lieferanten statt einer wiederholten Einzelfallprüfung bei jeder Rechnung. Eine schriftliche Vereinbarung, ab welchem Zeitpunkt künftig auf ein konformes E-Rechnungsformat umgestellt wird, schafft für beide Seiten Planungssicherheit und reduziert den administrativen Aufwand für wiederkehrende Rückfragen erheblich.
Wenn der Lieferant im EU-Ausland sitzt
Eine zusätzliche Komplikation entsteht, wenn der Lieferant im EU-Ausland ansässig ist und die deutschen Formatvorgaben nicht kennt oder ein abweichendes nationales E-Rechnungsformat verwendet. Hier gilt grundsätzlich dasselbe Prinzip: Die Zahlungspflicht besteht unabhängig vom Format, ein Hinweis auf die deutsche Rechtslage ist aber sinnvoll, um künftige Missverständnisse zu vermeiden. Da innerhalb der EU zunehmend auf den gemeinsamen Standard EN 16931 hingearbeitet wird, lässt sich die Kommunikation in solchen Fällen oft vereinfachen, indem auf diesen europäischen Standard statt auf rein nationale Begriffe wie „XRechnung“ verwiesen wird.
Fazit
Ein falsches Rechnungsformat ist meist kein Grund zur Zahlungsverweigerung, aber ein Anlass zur aktiven Kommunikation. Prüfen Sie zunächst, ob der Absender überhaupt schon zur Ausstellung verpflichtet ist, weisen Sie ihn bei Bedarf freundlich auf die Pflicht hin, und dokumentieren Sie Ihre eigene Sorgfalt, um das theoretische Risiko beim Vorsteuerabzug abzusichern. Die Hauptverantwortung für die korrekte Formatwahl liegt beim ausstellenden Unternehmen – Sie als Empfänger können und sollten aber unterstützend wirken.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich eine Rechnung im falschen Format zurückweisen?
Rechtlich besteht dazu meist kein Zwang, da die Zahlungspflicht an die Leistung anknüpft. Sie können aber freundlich um ein konformes Format bitten, insbesondere wenn der Lieferant bereits zur Ausstellung verpflichtet ist.
Verliere ich den Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung im falschen Format kommt?
Nicht automatisch, aber es besteht ein theoretisches Risiko. Aktives Nachfragen beim Lieferanten und Dokumentation der eigenen Sorgfalt reduzieren dieses Risiko deutlich.
Ab wann muss mein Lieferant überhaupt E-Rechnungen ausstellen?
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1.1.2027, für alle anderen erst ab dem 1.1.2028. Vorher sind andere Formate mit Zustimmung zulässig.
Muss ich der PDF-Rechnung förmlich zustimmen?
Eine ausdrückliche, dokumentierte Zustimmung ist empfehlenswert, aber nicht immer zwingend gesetzlich vorgeschrieben. Sie schafft jedoch Rechtssicherheit für beide Seiten.
Was, wenn der Lieferant trotz mehrfacher Hinweise nicht umstellt?
Dann sollten Sie den Vorgang dokumentieren und bei Bedarf den Steuerberater einbeziehen, insbesondere wenn hohe Vorsteuerbeträge betroffen sind oder die Geschäftsbeziehung dauerhaft ist.
Gilt diese Regelung auch für Kleinunternehmer als Absender?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht grundsätzlich ausgenommen, müssen aber weiterhin empfangsfähig für E-Rechnungen sein.
Kann ich vom Lieferanten Schadenersatz verlangen, wenn mir durch das falsche Format Mehraufwand entsteht?
In der Praxis ist das selten durchsetzbar und meist auch nicht verhältnismäßig. Sinnvoller ist eine konstruktive Klärung und gegebenenfalls eine klare Frist zur Umstellung.
