E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen: Was sich in der finalen Stufe ändert

Warum diese Stufe die wichtigste für die Praxis ist

Während die erste Ausstellungsstufe ab 2027 nur größere Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz betrifft, erfasst die Stufe ab 2028 die überwiegende Mehrheit aller Unternehmen in Deutschland – insbesondere kleine und mittlere Betriebe, Solo-Selbstständige und Freiberufler ohne Kleinunternehmerstatus. Für diese Gruppe endet damit die Möglichkeit, sich mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin auf PDF- oder Papierrechnungen zu verlassen.

Wer konkret neu betroffen ist

• Kleine Handwerksbetriebe mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro
• Freiberufler und Solo-Selbstständige ohne Kleinunternehmerstatus
• Kleine und mittlere GmbHs, Vereine und sonstige Unternehmensformen unterhalb der Umsatzgrenze

Nicht betroffen bleiben weiterhin Kleinunternehmer nach §19 UStG, für die die Ausstellungspflicht dauerhaft entfällt – Details dazu im Artikel E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Warum das Abwarten bis 2028 riskant sein kann

Auch wenn die Pflicht formal erst 2028 greift, sprechen mehrere praktische Gründe gegen ein Abwarten bis zum letzten Moment:

• Software-Engpässe: Wenn kurz vor dem Stichtag Hunderttausende kleine Unternehmen gleichzeitig umstellen, ist mit Wartezeiten bei Software-Einführung und Support zu rechnen.
• Lernkurve: Neue Prozesse brauchen Eingewöhnungszeit – wer erst am Stichtag beginnt, riskiert Fehler in einer für die Buchhaltung sensiblen Phase.
• Geschäftspartner-Druck: Größere Geschäftspartner, die bereits ab 2027 zur Ausstellung verpflichtet sind, erwarten möglicherweise schon vorher, dass auch kleinere Zulieferer E-Rechnungen empfangen und perspektivisch selbst nutzen können.

Was jetzt schon vorbereitet werden kann

1. Prüfen, welche aktuell genutzte Software bereits eine E-Rechnung-Funktion bietet oder kostengünstig nachrüstbar ist.
2. Interne Abläufe zur Rechnungsstellung dokumentieren und auf die Umstellung vorbereiten.
3. Eine kostenlose oder günstige Testphase nutzen, um erste E-Rechnungen versuchsweise zu erstellen.

Eine Übersicht passender kostenloser Einstiegslösungen bietet der Artikel E-Rechnung-Software kostenlos im Vergleich.

Gilt ab 2028 wirklich keine Ausnahme mehr?

Doch, einige sachliche Ausnahmen bleiben unabhängig vom Zeitpunkt bestehen – etwa für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrscheine oder Rechnungen an Privatpersonen. Diese sind unabhängig vom Umsatz des Unternehmens dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Eine vollständige Liste liefert der Artikel Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.

Wie sich Verbände und Kammern auf die letzte Phase vorbereiten

Handwerkskammern, Industrie- und Handelskammern sowie Branchenverbände bieten zunehmend eigene Informationsveranstaltungen, Leitfäden und Beratungsangebote speziell für kleine Betriebe an, um die Umstellung bis 2028 zu erleichtern. Es lohnt sich, entsprechende Angebote der eigenen Kammer oder des zuständigen Verbands frühzeitig wahrzunehmen, da diese oft praxisnäher und günstiger sind als individuelle externe Beratung.

Was, wenn ein kleines Unternehmen die Umstellung verpasst

Wird der Stichtag 2028 überschritten, ohne dass eine geeignete Lösung eingeführt wurde, drohen zwar keine automatischen Bußgelder, jedoch praktische Probleme im Tagesgeschäft: Geschäftspartner können ab diesem Zeitpunkt eine PDF-Rechnung berechtigt ablehnen, was zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Zudem steigt das Risiko eines Vorsteuerabzugsverlusts bei fehlerhafter Rechnungsform. Wer den Stichtag verpasst hat, sollte daher so schnell wie möglich nachbessern statt weiter abzuwarten.

Langfristiger Ausblick nach 2028

Nach vollständiger Einführung der Ausstellungspflicht für alle Unternehmen wird erwartet, dass die nächste Ausbaustufe ein verpflichtendes, nahezu-Echtzeit-Meldesystem an die Finanzverwaltung sein könnte, wie es die europäische ViDA-Initiative langfristig vorsieht. Unternehmen, die bereits vollständig auf E-Rechnungen umgestellt haben, dürften von einer solchen Weiterentwicklung technisch am wenigsten betroffen sein, da die notwendige Infrastruktur bereits vorhanden ist.

Wie sich Softwareanbieter auf den Massenansturm 2028 vorbereiten

Da mit dem Stichtag 2028 eine sehr große Zahl kleiner Unternehmen gleichzeitig zur Ausstellung verpflichtet wird, bereiten sich viele Softwareanbieter bereits jetzt auf einen erwarteten Nachfrageschub in den Monaten davor vor – etwa durch erweiterten Support, vereinfachte Onboarding-Prozesse oder spezielle Einsteigerpakete für Kleinunternehmen. Wer frühzeitig eine Lösung wählt, profitiert in der Regel von einem entspannteren, besser betreuten Einführungsprozess als beim Warten bis kurz vor den Stichtag.

Realistischer Zeitplan für die letzten Monate vor 2028

• 12 Monate vorher: Grundlegende Informationsbeschaffung und erste Softwarerecherche
• 6 Monate vorher: Konkrete Softwareauswahl und Beginn einer Testphase
• 3 Monate vorher: Erste echte Testrechnungen erstellen und interne Prozesse festlegen
• 1 Monat vorher: Vollständige Umstellung, Information an relevante Geschäftspartner

Warum diese Stufe auch politisch besonders beobachtet wird

Da diese letzte Stufe die größte Anzahl an Unternehmen gleichzeitig betrifft, wird ihre praktische Umsetzung auch politisch und medial besonders aufmerksam verfolgt. Sollte sich in der Praxis zeigen, dass kleine Unternehmen überproportional Schwierigkeiten haben, ist nicht auszuschließen, dass ergänzende Unterstützungsangebote oder Übergangshilfen diskutiert werden – verlässliche Planung sollte sich aber stets an der aktuell geltenden Gesetzeslage orientieren, nicht an möglichen zukünftigen Erleichterungen.

Fazit: Die Phase, die niemand verpassen sollte

Anders als bei den vorherigen Stufen gibt es ab 2028 keine Unternehmensgröße mehr, die sich auf eine Ausnahme berufen kann, außer den grundsätzlichen sachlichen Ausnahmen wie Kleinunternehmerregelung oder Kleinbetragsrechnungen. Diese Endgültigkeit macht eine rechtzeitige Vorbereitung besonders wichtig.

Wie sich diese Stufe von den vorherigen Stufen praktisch unterscheidet

Anders als bei der Stufe 2027, die überwiegend Unternehmen mit bereits vorhandenen digitalen Strukturen betrifft, erreicht die Stufe 2028 erstmals auch Betriebe, die bislang kaum digitale Buchhaltungsprozesse nutzen. Das bedeutet für viele Betroffene nicht nur eine Formatumstellung, sondern teilweise den ersten echten Schritt in Richtung digitaler Rechnungsstellung überhaupt.

Wie sich Berufsverbände auf ihre Mitglieder vorbereiten

Zahlreiche Berufsverbände, von Handwerkskammern bis zu Verbänden der Kreativwirtschaft, haben in den vergangenen Monaten begonnen, ihre Mitglieder gezielt auf die Stufe 2028 vorzubereiten – etwa durch Webinare, Vorlagen oder vergünstigte Softwarepakete in Kooperation mit Anbietern. Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung kann die Nutzung solcher verbandsseitig organisierten Angebote eine kosteneffiziente Alternative zur individuellen Recherche darstellen.

Was Unternehmen aus der Erfahrung der Stufe 2027 lernen können

Da die Stufe für größere Unternehmen bereits 2027 greift, können kleinere Unternehmen bis 2028 von deren praktischen Erfahrungen profitieren – etwa hinsichtlich typischer Anfangsschwierigkeiten, bewährter Softwarelösungen oder sinnvoller interner Prozesse. Ein Austausch mit größeren Geschäftspartnern oder ein Blick in Erfahrungsberichte aus der ersten Umstellungswelle kann helfen, die eigene Vorbereitung gezielter und mit weniger Umwegen zu gestalten.

Ausführliches Praxisbeispiel: Ein kleiner Familienbetrieb bereitet sich auf 2028 vor

Ein inhabergeführtes Übersetzungsbüro mit zwei Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von rund 180.000 Euro fällt eindeutig in die letzte Stufe der Ausstellungspflicht ab 2028. Die Inhaberin beginnt bereits Anfang 2027 mit der Vorbereitung, obwohl ihr eigener Stichtag noch ein Jahr entfernt liegt. Sie testet zunächst kostenlos zwei verschiedene Rechnungsprogramme mit echten, aber unkritischen Testrechnungen an einen befreundeten Geschäftspartner, bevor sie sich für eine Lösung entscheidet. Bis Ende 2027 ist die Software vollständig eingerichtet und ins tägliche Arbeiten integriert, sodass der eigentliche Stichtag im Januar 2028 für das Übersetzungsbüro praktisch keine Umstellung mehr bedeutet, sondern nur die endgültige Bestätigung eines bereits abgeschlossenen Prozesses. Dieses Beispiel zeigt exemplarisch, wie sich der von vielen gefürchtete „Massenansturm“ kurz vor 2028 durch frühzeitiges, eigenständiges Handeln für das einzelne Unternehmen vollständig vermeiden lässt.

Vergleich dreier Umstellungsstrategien für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen, die erst 2028 zur Ausstellung verpflichtet werden, können den Übergang auf sehr unterschiedliche Weise angehen. Die folgende Tabelle stellt drei typische Strategien gegenüber:

Die Erfahrung aus früheren, vergleichbaren Digitalisierungspflichten in anderen Bereichen zeigt: Wer als Last-Minute-Umsteller handelt, trifft im Zweifel auf überlastete Software-Hotlines und längere Wartezeiten bei der Ersteinrichtung, während Frühstarter und Rechtzeitig-Planer die entscheidenden Wochen um den Jahreswechsel 2027/2028 bereits routiniert und ohne Zeitdruck durchlaufen.

Häufig gestellte Fragen

Betrifft die Frist 2028 auch Vereine?

Ja, sofern sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen im B2B-Bereich erbringen und keine Kleinunternehmerregelung nutzen.

Kann ich als kleines Unternehmen schon vor 2028 freiwillig umstellen?

Ja, eine frühere freiwillige Umstellung ist jederzeit möglich und aus praktischer Sicht oft sinnvoll.

Was, wenn mein Unternehmen erst nach 2028 gegründet wird?

Neu gegründete Unternehmen unterliegen ab ihrer Gründung den dann geltenden, bereits vollständig etablierten Regeln zur E-Rechnungspflicht.

Gibt es nach 2028 noch weitere Änderungen zu erwarten?

Perspektivisch ist mit einem ergänzenden digitalen Meldesystem an die Finanzverwaltung zu rechnen, das im Zusammenhang mit der europäischen ViDA-Initiative steht.

Bietet meine Handwerkskammer Unterstützung bei der Umstellung an?

Viele Kammern und Branchenverbände bieten inzwischen eigene Informationsveranstaltungen und Leitfäden an – eine Nachfrage bei der zuständigen Kammer lohnt sich.

Was ist der erste sinnvolle Schritt, wenn ich den Stichtag verpasst habe?

So schnell wie möglich eine geeignete kostenlose oder kostengünstige Lösung einführen, statt weiter mit dem alten Format zu arbeiten.

Könnten für 2028 noch zusätzliche Erleichterungen beschlossen werden?

Das ist nicht auszuschließen, sollte für die eigene Planung aber nicht vorausgesetzt werden – maßgeblich bleibt die aktuell geltende Gesetzeslage.

Gibt es ab 2028 noch irgendeine Ausnahme für kleine Unternehmen?

Nur die grundsätzlichen sachlichen Ausnahmen wie Kleinunternehmerregelung oder Kleinbetragsrechnungen bleiben unabhängig von der Unternehmensgröße bestehen.

Welche der drei Umstellungsstrategien ist für die meisten kleinen Unternehmen empfehlenswert?

Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Strategie „Rechtzeitig-Planer“ ein guter Mittelweg: Sie vermeidet unnötig frühen Aufwand, lässt aber genug Zeit für einen Testlauf und einen reibungslosen Support, ohne in die Warteschlangen der Last-Minute-Phase kurz vor 2028 zu geraten.

Was passiert konkret, wenn viele Last-Minute-Umsteller gleichzeitig im Dezember 2027 starten?

Erfahrungsgemäß führt ein solcher gleichzeitiger Ansturm zu spürbar längeren Reaktionszeiten bei Softwareanbietern und Support-Hotlines, sodass technische Probleme kurz vor dem Stichtag deutlich schwerer und langsamer zu lösen sind als bei einer frühzeitigeren Umstellung.