E-Rechnung Pflicht für Anwälte und Steuerberater: Doppelt vorbereitet sein

Kurz & knapp: Anwälte und Steuerberater stehen bei der E-Rechnung Pflicht in einer doppelten Rolle: Sie müssen die Vorgaben ab dem 1.1.2025 (Empfang) sowie ab 2027 bzw. 2028 (Ausstellung) für die eigene Kanzlei umsetzen und gleichzeitig als vertrauenswürdige Berater ihre Mandanten korrekt informieren. Besonderes Augenmerk verdient dabei die anwaltliche und steuerliche Verschwiegenheitspflicht bei der Wahl von Cloud-Software für strukturierte Rechnungsdaten.

Die doppelte Verantwortung von Kanzleien

Kaum eine andere Berufsgruppe ist von der E-Rechnung Pflicht so unmittelbar auf zwei Ebenen betroffen wie Anwälte und Steuerberater. Zum einen müssen sie als Unternehmen selbst die gesetzlichen Fristen einhalten: Empfangspflicht seit 1.1.2025, Ausstellungspflicht ab 2027 für Kanzleien mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab 2028 für alle übrigen. Zum anderen werden gerade Steuerberater von ihren Mandanten aktiv nach Rat zur E-Rechnung Pflicht Übergangsfristen gefragt – wer hier selbst noch keine funktionierende Lösung im eigenen Haus hat, verliert an Glaubwürdigkeit gegenüber genau den Mandanten, die man eigentlich beraten soll.

Rechtsgrundlage: §14 UStG und Wachstumschancengesetz

Die gesetzliche Definition der E-Rechnung findet sich seit der Reform durch das Wachstumschancengesetz in §14 UStG: Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im Format EN 16931 oder einem kompatiblen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für Kanzleien bedeutet das konkret, dass Honorarrechnungen an Unternehmensmandanten – etwa im Rahmen einer laufenden Buchhaltungsbetreuung oder eines Gerichtsverfahrens für eine GmbH – künftig nicht mehr als einfache PDF-Datei ausreichen, sobald die eigene Übergangsfrist abgelaufen ist.

Mandantenmix: B2B, B2C und die Sonderrolle der Kleinunternehmer

Anwaltskanzleien und Steuerberatungsgesellschaften haben typischerweise einen sehr gemischten Mandantenstamm: Unternehmen jeder Größenordnung, Privatpersonen bei familienrechtlichen oder erbrechtlichen Mandaten sowie gelegentlich öffentliche Auftraggeber. Nur Rechnungen an inländische Unternehmen unterliegen der vollen E-Rechnung Pflicht. Honorarnoten an Privatmandanten – etwa bei einer Scheidung oder einem Testament – bleiben davon ausgenommen und dürfen weiterhin klassisch gestellt werden. Wichtig ist die korrekte Einordnung im Einzelfall: Vertritt ein Anwalt einen Einzelunternehmer in einer geschäftlichen Streitigkeit, handelt es sich in der Regel um B2B, auch wenn die Rechnung an eine natürliche Person adressiert ist.

Verschwiegenheitspflicht und strukturierte Rechnungsdaten

Ein Aspekt, der speziell Anwälte und Steuerberater betrifft, ist die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht nach §43a BRAO beziehungsweise §57 StBerG. Eine strukturierte E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format enthält oft mehr Informationen als eine klassische PDF-Rechnung, etwa detaillierte Leistungsbeschreibungen einzelner Positionen. Wird die Rechnungssoftware über eine Cloud-Lösung eines externen Anbieters betrieben, muss die Kanzlei sicherstellen, dass der Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und die Daten DSGVO-konform sowie idealerweise auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Bei besonders sensiblen Mandaten, etwa im Strafrecht, empfiehlt es sich, Leistungsbeschreibungen in E-Rechnungen bewusst allgemein zu halten und Details nur im geschützten Mandantenportal zu hinterlegen.

Besonderheiten bei Rechtsanwaltskanzleien

Für Anwaltskanzleien kommt eine weitere Besonderheit hinzu: Viele Mandate laufen über Rechtsschutzversicherungen, die als eigenständige Rechnungsempfänger auftreten. Stellt eine Kanzlei die Kostennote direkt an die Versicherung statt an den eigentlichen Mandanten, handelt es sich in aller Regel um eine B2B-Rechnung, da Versicherungsunternehmen Unternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne sind. Kanzleien mit einem hohen Anteil an Rechtsschutzfällen sollten deshalb prüfen, ob ihre bisherige Abrechnungssoftware bereits eine korrekte Zuordnung zwischen Versicherung und Mandant vornimmt, da sich hieraus unterschiedliche Anforderungen an das Rechnungsformat ergeben können.

Gerichtskostenerstattung und Streitwertrechnungen

Auch bei der Abrechnung von Prozesskosten nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) stellt sich die Frage der korrekten Formatwahl. Wird eine Kostenrechnung an ein unterlegenes Unternehmen zur Erstattung gestellt, gilt ebenfalls die volle E-Rechnung Pflicht, sobald die eigene Übergangsfrist erreicht ist. Anders bei der Kostenfestsetzung durch das Gericht selbst – hierbei handelt es sich nicht um eine Rechnung der Kanzlei im umsatzsteuerlichen Sinne, sodass die Pflicht hier nicht greift.

Die Steuerkanzlei Reimers & Kollegen in Münster betreut rund 180 Mandanten, davon 140 Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform, und erzielte im vergangenen Jahr einen Umsatz von 1,1 Millionen Euro. Damit greift für die Kanzlei die Ausstellungspflicht bereits ab dem 1.1.2027. Für die monatliche Finanzbuchhaltung eines mittelständischen Mandanten stellt die Kanzlei ein Pauschalhonorar von 890 Euro netto monatlich in Rechnung. Ab 2027 muss diese wiederkehrende Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden. Die Kanzlei hat sich für eine DATEV-Lösung entschieden, die sowohl den automatisierten Versand strukturierter Rechnungen an Mandanten als auch die Verarbeitung eingehender Lieferantenrechnungen abdeckt – ein Vorteil, da Reimers & Kollegen ohnehin bereits DATEV für die Mandantenbuchhaltung nutzt.

Software-Optionen: DATEV und Alternativen im Vergleich

Übergangsregelung: Was bis 2026/2027 noch möglich ist

Bis Ende 2026, für kleinere Kanzleien mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro sogar bis Ende 2027, dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Mandant stimmt dem zu. In der Praxis empfiehlt es sich, diese Zustimmung etwa im Rahmen der Mandatsvereinbarung oder per E-Mail-Bestätigung schriftlich festzuhalten. Gerade bei langjährigen Mandanten, die an die gewohnte PDF-Rechnung gewöhnt sind, kann diese Übergangszeit genutzt werden, um die interne Software-Umstellung ohne Zeitdruck vorzubereiten.

Typische Fehler in Kanzleien

Ein verbreiteter Fehler ist, die eigene Kanzlei bei der Beratung von Mandanten mitzudenken, aber die eigene Umstellung aufzuschieben – mit der Folge, dass die Kanzlei selbst zum letzten Zeitpunkt vor der eigenen Frist in Hektik gerät. Ein zweiter Fehler betrifft die Vermischung von Mandantendaten: Wird eine allgemeine Cloud-Software ohne Prüfung der Verschwiegenheitspflicht eingesetzt, drohen berufsrechtliche Konsequenzen unabhängig von der steuerlichen Bewertung. Ein dritter Fehler ist die fehlende Differenzierung zwischen B2B- und B2C-Mandaten bei der Rechnungsstellung, was zu unnötigem Mehraufwand führt, wenn Privatmandate fälschlich ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt werden.

Checkliste für Kanzleien

• Eigenen Vorjahresumsatz prüfen: Übergangsfrist 2027 oder 2028?
• Mandantenstamm nach B2B, B2C und öffentlichen Auftraggebern segmentieren
• Rechnungssoftware mit Blick auf Verschwiegenheitspflicht und Serverstandort auswählen
• Bestehende DATEV- oder Kanzleisoftware auf E-Rechnung-Fähigkeit prüfen
• Interne Prozesse für sensible Mandate (Straf-, Familienrecht) gesondert regeln
• Mandanten aktiv über die eigene Umstellung informieren, um Vorbildfunktion zu zeigen
• Team schulen, insbesondere Rechnungsstellung durch Assistenzkräfte

Beratungspflicht gegenüber Mandanten

Steuerberater tragen eine besondere Verantwortung, weil Mandanten sich auf ihre Einschätzung zur E-Rechnung Pflicht Vorsteuerabzug verlassen. Eine falsche oder verspätete Beratung kann im Einzelfall sogar Haftungsfragen aufwerfen, wenn einem Mandanten dadurch der Vorsteuerabzug verweigert wird. Kanzleien sollten deshalb proaktiv informieren, etwa durch Mandantenrundschreiben, statt nur auf konkrete Nachfragen zu reagieren.

Fortbildungspflicht und Kanzleiorganisation

Da sich Rechnungsformate und rechtliche Vorgaben in den kommenden Jahren noch weiterentwickeln können, empfiehlt es sich, die Zuständigkeit für E-Rechnungen klar innerhalb der Kanzlei zu regeln – etwa bei einer Buchhaltungskraft oder einem Partner, der regelmäßig Änderungen bei DATEV, dem Bundesministerium der Finanzen oder der jeweiligen Kammer verfolgt. So bleibt sichergestellt, dass sowohl die eigene Kanzlei als auch die Mandantenberatung stets auf dem aktuellen Stand sind.

Edge Case: Sozietäten mit mehreren Standorten

Bei überregionalen Sozietäten mit mehreren Standorten stellt sich die Frage, ob der Gesamtumsatz der Sozietät oder der einzelne Standort für die Übergangsfrist zählt. Da es sich bei einer Sozietät in der Regel um eine einheitliche Rechtsform wie eine Partnerschaftsgesellschaft handelt, zählt der konsolidierte Gesamtumsatz aller Standorte, nicht der Umsatz des einzelnen Büros. Kanzleien mit mehreren Partnern sollten diesen Punkt frühzeitig mit ihrem eigenen Steuerberater klären, um nicht überrascht zu werden.

Empfang von E-Rechnungen: Ein oft vernachlässigter Punkt

Während die Ausstellungspflicht viel Aufmerksamkeit erhält, wird der Empfang von E-Rechnungen in Kanzleien häufig unterschätzt. Auch Anwälte und Steuerberater beziehen selbst Leistungen von Unternehmen – etwa Fachliteratur-Abonnements, IT-Dienstleister oder Bürobedarf – und erhalten dafür bereits seit 2025 zunehmend strukturierte E-Rechnungen. Diese müssen technisch lesbar gemacht, geprüft und GoBD-konform archiviert werden, unabhängig davon, wann die eigene Ausstellungspflicht greift. Kanzleien, die ihre Eingangspost bislang rein papierbasiert oder als einfaches PDF-Archiv organisieren, sollten diesen Prozess frühzeitig anpassen.

Konsequenzen bei Verstößen

Ein spezifisches Bußgeld für eine falsch formatierte E-Rechnung existiert nicht. Führt ein Formatfehler jedoch dazu, dass einem Mandanten der Vorsteuerabzug verweigert wird, kann das die Geschäftsbeziehung erheblich belasten – gerade bei einer Kanzlei, die eigentlich als Experte für steuerliche Fragen auftritt, wiegt ein solcher Fehler in der Außenwirkung besonders schwer. Führt die fehlerhafte Rechnungsstellung zu einer tatsächlichen Steuerverkürzung, drohen zudem Konsequenzen nach §378 AO oder in vorsätzlichen Fällen nach §370 AO.

Fazit

Anwälte und Steuerberater sollten die E-Rechnung Pflicht als doppelte Aufgabe verstehen: die eigene, fristgerechte Umsetzung und die kompetente Beratung der Mandanten. Wer frühzeitig eine Softwarelösung wählt, die sowohl die berufsrechtliche Verschwiegenheit als auch die technischen Anforderungen erfüllt, positioniert die eigene Kanzlei als vertrauenswürdigen Partner in einer Zeit, in der viele Mandanten selbst noch unsicher sind.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine Steuerkanzlei ihre Mandanten aktiv über die E-Rechnung Pflicht informieren?

Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht generell, in der laufenden Mandatsbetreuung kann eine unterlassene Information jedoch als Beratungsfehler gewertet werden, wenn dem Mandanten dadurch ein Schaden entsteht.

Dürfen wir eine allgemeine Cloud-Rechnungssoftware nutzen?

Grundsätzlich ja, sofern der Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, DSGVO-konform arbeitet und idealerweise Server innerhalb der EU nutzt. Bei besonders sensiblen Mandaten ist zusätzliche Vorsicht geboten.

Gilt die Pflicht auch für Honorarrechnungen an Privatmandanten?

Nein, B2C-Rechnungen sind von der E-Rechnung Pflicht ausgenommen und dürfen weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden, unabhängig vom Umsatz der Kanzlei.

Welche Übergangsfrist gilt für eine Sozietät mit mehreren Standorten?

Maßgeblich ist der konsolidierte Gesamtumsatz der gesamten Sozietät, nicht der Umsatz eines einzelnen Standorts.

Was passiert, wenn wir als Kanzlei unseren Mandanten falsch beraten?

Im schlimmsten Fall haftet die Kanzlei für einen daraus entstehenden Schaden, etwa wenn dem Mandanten wegen einer fehlerhaften E-Rechnung der Vorsteuerabzug verweigert wird.

Reicht DATEV allein für die vollständige Umsetzung der E-Rechnung Pflicht?

DATEV deckt viele Anforderungen ab, insbesondere im Zusammenspiel mit der Mandantenbuchhaltung. Kanzleien sollten dennoch prüfen, ob alle benötigten Formate und Archivierungsfristen konkret abgedeckt sind.

Müssen wir Leistungsbeschreibungen in E-Rechnungen bei sensiblen Mandaten anpassen?

Es empfiehlt sich, Leistungsbeschreibungen allgemein zu formulieren und Details nur in geschützten Mandantenunterlagen festzuhalten, um die Verschwiegenheitspflicht zu wahren.

Gilt die E-Rechnung Pflicht bei Abrechnung über eine Rechtsschutzversicherung?

Ja, sofern die Kostennote direkt an die Versicherung als Unternehmen gestellt wird, gilt die volle B2B-Pflicht, sobald die eigene Übergangsfrist erreicht ist.

Wie lange dürfen wir noch mit Zustimmung des Mandanten PDF-Rechnungen stellen?

Bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027, sofern der Mandant der PDF-Rechnung zustimmt. Danach ist für B2B-Mandate eine strukturierte E-Rechnung erforderlich.