E-Rechnung Pflicht für Architekten und Ingenieure: Der Praxisleitfaden

Kurz & knapp: Architektur- und Ingenieurbüros gehören zu den Branchen mit der höchsten Praxisrelevanz für die E-Rechnung Pflicht, weil sie regelmäßig für öffentliche Auftraggeber tätig sind und dort schon heute XRechnung verlangt wird. Seit dem 1.1.2025 müssen alle Büros E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 greift je nach Umsatz auch die Pflicht, selbst strukturierte E-Rechnungen auszustellen – inklusive komplexer Abschlagsrechnungen bei mehrjährigen Bauprojekten.

Warum Architekten und Ingenieure besonders früh betroffen sind

Anders als in vielen anderen Branchen ist die XRechnung für Architektur- und Ingenieurbüros keine Zukunftsmusik, sondern seit Jahren gelebte Praxis bei öffentlichen Aufträgen. Bund, Länder und viele Kommunen verlangen bei Vergaben nach VOB und HOAI bereits seit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU im öffentlichen Beschaffungswesen strukturierte E-Rechnungen. Wer für Schulbauten, Straßenprojekte oder kommunale Verwaltungsgebäude plant, kennt daher das Prinzip von XRechnung für öffentliche Aufträge oft schon aus der Vergangenheit – die neue, umfassendere Pflicht ab 2025 bis 2028 erweitert dieses Prinzip nun auf sämtliche B2B-Geschäftsbeziehungen, auch mit privaten Bauherren und anderen Planungsbüros.

Rechtsgrundlage: §14 UStG und die Übergangsfristen

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnung in §14 UStG als strukturierte elektronische Rechnung im Format EN 16931 oder einem kompatiblen Format definiert. Seit dem 1.1.2025 gilt bundesweit die Empfangspflicht. Für die Ausstellungspflicht gilt: Büros mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 1.1.2027 umstellen, alle übrigen Büros ab 1.1.2028. Bis dahin dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden. Da viele mittelständische Architekturbüros mit mehreren Partnern und Projektteams durchaus Umsätze über der 800.000-Euro-Schwelle erreichen, sollten Büroinhaber diesen Wert jährlich genau prüfen.

Das Sonderproblem Abschlagsrechnungen bei Bauprojekten

Ein zentraler Unterschied zu vielen anderen Dienstleistungsbranchen ist die Abrechnungspraxis: Architekten und Ingenieure stellen bei größeren Bauprojekten selten eine einzelne Schlussrechnung, sondern mehrere Abschlagsrechnungen entsprechend dem Leistungsstand nach HOAI-Leistungsphasen. Jede dieser Teilrechnungen muss künftig einzeln als vollständige E-Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellt werden, einschließlich korrekter Zuordnung zu bereits gezahlten Abschlägen und verbleibenden Restbeträgen. Rechnungssoftware, die Projektstrukturen und Leistungsphasen abbilden kann, wird damit für diese Branche wichtiger als reine Buchhaltungstools ohne Projektbezug.

Hinzu kommt, dass Bauprojekte häufig über mehrere Kalenderjahre laufen. Eine Leistungsphase, die 2026 begonnen wurde, kann durchaus erst 2028 abgerechnet werden – dann greift für die entsprechende Abschlagsrechnung bereits die neue Ausstellungspflicht, selbst wenn der ursprüngliche Vertrag noch vor der Gesetzesänderung geschlossen wurde. Büros sollten deshalb laufende Projekte darauf prüfen, ob einzelne künftige Teilrechnungen bereits in den Pflichtzeitraum fallen, auch wenn der Auftrag insgesamt älter ist.

Praxisbeispiel: Ingenieurbüro Brandt & Sørensen

Das Ingenieurbüro Brandt & Sørensen aus Hannover, spezialisiert auf Tragwerksplanung, beschäftigt 14 Mitarbeitende und erzielte im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 1,4 Millionen Euro. Damit unterliegt das Büro bereits ab dem 1.1.2027 der Ausstellungspflicht. Für ein aktuelles Projekt, den Neubau einer Grundschule für die Stadt Hannover mit einem Planungshonorar von 340.000 Euro netto, stellt das Büro sechs Abschlagsrechnungen zu je rund 56.700 Euro entsprechend dem Baufortschritt. Da die Stadt als öffentlicher Auftraggeber ohnehin XRechnung verlangt, hat Brandt & Sørensen bereits 2024 eine Projektmanagement-Software mit integrierter XRechnung-Schnittstelle eingeführt – ein Vorteil, der sich nun bei der generellen B2B-Pflicht ab 2027 auszahlt, weil private Bauherren zunehmend dasselbe Format erwarten.

XRechnung, ZUGFeRD oder beides?

Für Aufträge der öffentlichen Hand bleibt die reine XRechnung meist Pflicht oder zumindest der Standard, während im Verkehr mit privaten Bauherren und anderen Planungsbüros auch ZUGFeRD als hybrides Format mit lesbarem PDF und eingebettetem XML praktikabel ist. Der Unterschied zwischen XRechnung vs. ZUGFeRD ist für Architektur- und Ingenieurbüros besonders relevant, weil sie häufig beide Auftraggebertypen gleichzeitig bedienen und daher oft beide Formate parallel unterstützen müssen.

Typische Fehler bei der Umstellung

Ein häufiger Fehler ist, die E-Rechnung Pflicht nur für die Schlussrechnung mitzudenken und die vielen Abschlagsrechnungen während der Bauphase zu vergessen – gerade bei mehrjährigen Projekten mit zehn oder mehr Teilrechnungen summiert sich hier ein erheblicher Umstellungsaufwand. Ein zweiter Fehler betrifft die Nachlässigkeit beim Empfang: Büros, die selbst Fachplaner, Statiksoftware-Anbieter oder Baustoffhändler als Lieferanten haben, erhalten zunehmend eingehende E-Rechnungen und müssen diese korrekt archivieren, unabhängig von der eigenen Ausstellungsfrist. Ein dritter Fehler ist die Annahme, dass ein bestehendes XRechnung-Know-how aus öffentlichen Projekten automatisch auf private B2B-Rechnungen übertragbar ist – hier fehlt oft die Anbindung an die allgemeine Bürosoftware.

Ein vierter, häufig übersehener Fehler betrifft die Honorarnebenkosten und Nachträge. Gerade bei Ingenieurleistungen werden zusätzliche Leistungen, etwa durch Planänderungen des Bauherrn, oft mit separaten Nachtragsrechnungen abgerechnet. Auch diese unterliegen der vollen E-Rechnung Pflicht, sobald sie an ein Unternehmen gestellt werden – ein Punkt, der in vielen Büros bislang nicht systematisch mitgedacht wird, weil Nachträge oft manuell und außerhalb des regulären Rechnungslaufs erstellt werden.

Auswirkungen auf Zahlungsfristen und Liquidität

Ein oft unterschätzter Vorteil der Umstellung liegt in schnelleren Zahlungsläufen: Öffentliche Auftraggeber, die XRechnungen automatisiert in ihre Buchhaltungssysteme einlesen, prüfen und zahlen strukturierte Rechnungen häufig zügiger als manuell erfasste PDF-Rechnungen. Für Architektur- und Ingenieurbüros, die bei größeren Bauprojekten oft in Vorleistung gehen und auf pünktliche Abschlagszahlungen angewiesen sind, kann eine konsequente Umstellung auf E-Rechnungen daher die Liquiditätslage spürbar verbessern, statt nur eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen.

Checkliste für Architektur- und Ingenieurbüros

• Vorjahresumsatz prüfen: Gilt die Ausstellungspflicht ab 2027 oder erst ab 2028?
• Bestehende XRechnung-Erfahrung aus öffentlichen Projekten auf alle B2B-Rechnungen ausweiten
• Projektsoftware auf Kompatibilität mit Abschlagsrechnungen und Leistungsphasen prüfen
• Format je Auftraggebertyp festlegen: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für private Bauherren
• Eingangsrechnungen von Subplanern und Lieferanten GoBD-konform archivieren
• Partner und Projektleiter im Büro auf neue Rechnungsprozesse schulen
• Peppol-Anbindung prüfen, falls Aufträge über Vergabeplattformen laufen

Software-Auswahl: Worauf Büros achten sollten

Neben der reinen Format-Kompatibilität lohnt sich ein Blick auf die Projektfähigkeit der Software: Kann sie mehrere Abschlagsrechnungen einem Projekt zuordnen, Leistungsphasen abbilden und den offenen Restbetrag automatisch berechnen? Viele klassische Buchhaltungsprogramme aus anderen Branchen bieten diese Tiefe nicht, während spezialisierte Branchensoftware für Architekten und Ingenieure diese Funktionen oft bereits mitbringt und zusätzlich um XRechnung- und ZUGFeRD-Export erweitert wurde.

Edge Case: Bürogemeinschaften und Arbeitsgemeinschaften (ARGE)

Bei größeren Bauprojekten schließen sich Architektur- und Ingenieurbüros häufig zu einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE) zusammen, die gegenüber dem Auftraggeber gemeinsam abrechnet. Hier stellt sich die Frage, wessen Umsatz für die Übergangsfrist zählt und wer die E-Rechnung technisch ausstellt. In der Praxis gilt: Tritt die ARGE als eigenständige Rechnungsstellerin auf, zählt ihr Gesamtumsatz für die Fristbestimmung. Rechnen die Partner hingegen jeweils separat gegenüber dem Auftraggeber ab, gilt für jedes Büro der eigene Umsatz. Diese Konstellation sollte frühzeitig mit dem Steuerberater geklärt werden, um Unklarheiten bei Großprojekten zu vermeiden.

Peppol als Übertragungsweg bei Vergabeportalen

Viele öffentliche Auftraggeber nehmen XRechnungen nicht per E-Mail entgegen, sondern über spezielle Vergabeplattformen oder das Peppol E-Rechnung Netzwerk. Peppol ist dabei kein eigenes Rechnungsformat, sondern ein europaweites Übertragungsnetzwerk, über das strukturierte Dokumente – meist im XRechnung- oder UBL-Format – sicher zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht werden. Architektur- und Ingenieurbüros, die für Behörden mehrerer Bundesländer oder auch international tätig sind, profitieren davon, dass sie über einen einzigen Peppol-Zugang mehrere Auftraggeber gleichzeitig erreichen können, statt sich bei jedem Vergabeportal separat zu registrieren.

Vorsteuerabzug und Haftungsrisiko bei Bauprojekten

Da Bauprojekte oft hohe Rechnungssummen über mehrere Jahre umfassen, wiegt ein Formatfehler hier finanziell schwerer als in anderen Branchen. Erkennt das Finanzamt eine Abschlagsrechnung nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung an, kann es dem Auftraggeber den Vorsteuerabzug auf einen sechsstelligen Betrag verweigern – mit entsprechendem Reputationsschaden für das planende Büro. Führt ein systematischer Fehler zu einer tatsächlichen Steuerverkürzung, drohen zudem Konsequenzen nach §378 AO oder in schweren Fällen nach §370 AO.

Fazit

Architektur- und Ingenieurbüros profitieren von ihrer langjährigen Erfahrung mit XRechnung im öffentlichen Sektor, müssen diese aber gezielt auf private Auftraggeber und die komplexe Abschlagsrechnungspraxis ausweiten. Wer frühzeitig eine projektfähige Rechnungssoftware einführt und die eigene Übergangsfrist anhand des Vorjahresumsatzes kennt, vermeidet sowohl Liquiditätsrisiken durch verzögerte Zahlungen als auch steuerliche Haftungsrisiken bei Großprojekten.

Häufig gestellte Fragen

Müssen Abschlagsrechnungen einzeln als E-Rechnung gestellt werden?

Ja, jede Abschlagsrechnung gilt als eigenständige Rechnung und muss ab der jeweiligen Übergangsfrist die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllen, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist.

Gilt bei öffentlichen Bauprojekten schon länger eine E-Rechnung Pflicht?

Ja, öffentliche Auftraggeber verlangen aufgrund der EU-Richtlinie 2014/55/EU vielfach bereits seit mehreren Jahren XRechnung, unabhängig von der neuen, umfassenderen B2B-Pflicht ab 2025 bis 2028.

Welches Format sollten wir für private Bauherren nutzen?

ZUGFeRD bietet sich an, da private Bauherren häufig kein ERP-System besitzen und die lesbare PDF-Ansicht der Rechnung weiterhin benötigen, während die eingebettete XML-Datei die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Wie wirkt sich die ARGE-Konstellation auf die Übergangsfrist aus?

Das hängt davon ab, ob die Arbeitsgemeinschaft selbst als Rechnungsstellerin auftritt oder jedes Büro separat abrechnet. Im ersten Fall zählt der ARGE-Gesamtumsatz, im zweiten Fall der Umsatz jedes einzelnen Büros.

Was passiert, wenn eine Abschlagsrechnung formal fehlerhaft ist?

Dem Auftraggeber kann der Vorsteuerabzug für diesen Betrag verweigert werden. Bei mehrjährigen Bauprojekten mit hohen Rechnungssummen kann das zu erheblichen finanziellen und geschäftlichen Konsequenzen führen.

Reicht die bisherige XRechnung-Software für öffentliche Aufträge auch für private B2B-Rechnungen?

Technisch oft ja, sofern die Software auch ZUGFeRD unterstützt und an die allgemeine Bürobuchhaltung angebunden werden kann. Eine reine Vergabeportal-Anbindung deckt private Rechnungsprozesse jedoch meist nicht ab.

Müssen wir auch für interne Rechnungen zwischen Bürostandorten E-Rechnungen nutzen?

Nur wenn es sich um umsatzsteuerlich relevante Leistungen zwischen getrennten rechtlichen Einheiten handelt. Rein interne Verrechnungen innerhalb eines Unternehmens ohne eigene Rechnungsstellung fallen nicht darunter.

Gilt die E-Rechnung Pflicht auch für Nachtragsrechnungen bei Planänderungen?

Ja, Nachträge sind eigenständige Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne und unterliegen denselben Anforderungen wie reguläre Abschlags- oder Schlussrechnungen, sobald der Empfänger ein Unternehmen ist.

Wie lange müssen wir Abschlagsrechnungen archivieren?

Wie alle E-Rechnungen müssen auch Abschlagsrechnungen acht Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden, wobei der strukturierte Datensatz und nicht nur die PDF-Ansicht archiviert werden muss.

Ist Peppol für uns Pflicht oder nur eine Option?

Das hängt vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber ab. Manche Vergabeportale verlangen die Übertragung ausschließlich über Peppol, andere akzeptieren auch den direkten Upload der XRechnung über ein eigenes Portal. Ein Blick in die Vergabeunterlagen des jeweiligen Projekts schafft Klarheit.