E-Rechnung Pflicht: Die Ausnahme für Fahrscheine im Detail

Kurz & knapp: Fahrscheine für Bus, Bahn, Taxi und andere Beförderungsleistungen im Personenverkehr sind von der E-Rechnungspflicht ausdrücklich ausgenommen. Grundlage ist § 34 UStDV in Verbindung mit den Übergangsregelungen des Wachstumschancengesetzes zu § 14 UStG: Ein klassischer Fahrschein gilt bereits in Papier- oder digitaler Standardform als ordnungsgemäße Rechnung. Die Ausnahme greift jedoch nicht automatisch bei jeder Reisekostenabrechnung, Abo-Rechnung oder Firmenkunden-Sammelrechnung im Bahnverkehr.

Was bedeutet die Fahrschein-Ausnahme konkret?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich, gestaffelt bis zur vollständigen Ausstellungspflicht ab 2028. Der Gesetzgeber hat dabei bewusst einige Sonderfälle von der neuen Formpflicht ausgenommen, weil eine strukturierte elektronische Rechnung im EN-16931-Format für bestimmte Massengeschäfte unpraktikabel wäre. Fahrscheine gehören zu dieser Kategorie. Ein Fahrgast, der am Automaten ein Bahnticket zieht oder im Taxi bar bezahlt, kann und soll nicht mit einer XRechnung oder einem ZUGFeRD-Dokument bedient werden. Deshalb bleibt der klassische Fahrschein als vereinfachtes Dokument zulässig, sofern er die Mindestangaben einer Rechnung über Fahrausweise erfüllt.

Gesetzliche Grundlage: § 34 UStDV und das Zusammenspiel mit § 14 UStG

Die zentrale Norm für Fahrausweise ist § 34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Sie erlaubt bereits seit Jahrzehnten vereinfachte Angaben auf Fahrscheinen, etwa den Verzicht auf eine gesonderte Ausweisung des Entgelts in bestimmten Fällen. Das Wachstumschancengesetz, das die allgemeine E-Rechnungspflicht in § 14 UStG verankert hat, hat diese Sonderregelung nicht aufgehoben, sondern ausdrücklich bestehen lassen. Im Ergebnis bedeutet das: Ein Fahrschein muss auch 2025, 2026 und darüber hinaus nicht im strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, selbst wenn Sender und Empfänger beide vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind.

Was zählt als Fahrschein im Sinne der Ausnahme?

Als Fahrschein gilt jedes Dokument, das eine Beförderungsleistung im Personenverkehr dokumentiert und dabei die typischen vereinfachten Rechnungsangaben trägt: Name und Anschrift des Beförderungsunternehmens, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuerbetrag beziehungsweise Steuersatz, sowie Angaben zu Ausgangs- und Zielort beziehungsweise zur Beförderungsstrecke. Darunter fallen typischerweise:

• Einzelfahrscheine im ÖPNV (Bus, Straßenbahn, U-Bahn, S-Bahn)
• Bahntickets im Fern- und Nahverkehr, auch online gebucht
• Fernbustickets
• Taxiquittungen und Belege von Mietwagen-mit-Fahrer-Diensten
• Flugtickets für den Personentransport
• Fährtickets im Personenverkehr

Nicht erfasst sind reine Warentransport- oder Frachtbelege sowie Parkscheine, da diese keine Beförderung von Personen, sondern eine sonstige Leistung darstellen.

Praxisbeispiel: Deutsche Bahn Einzelticket vs. Bahncard-Business-Abo

Die Steuerberatungskanzlei Hoffmann & Partner aus Leipzig bucht für einen Mitarbeiter eine einzelne ICE-Fahrt nach Berlin für 89 Euro. Der ausgedruckte Fahrschein mit ausgewiesener Mehrwertsteuer genügt vollständig als Beleg für den Vorsteuerabzug – keine XRechnung nötig. Anders sieht es bei der jährlichen Rechnung für ein BahnCard-Business-Abonnement über 1.049 Euro aus, das die Kanzlei zentral für zehn Mitarbeitende least. Diese Sammelrechnung ist kein Fahrschein im engeren Sinne, sondern eine reguläre Dienstleistungsrechnung über ein Abonnement. Da die Kanzlei mit einem Jahresumsatz von 1,4 Millionen Euro ab 2027 der Ausstellungspflicht unterliegt, muss die Deutsche Bahn als leistendes Unternehmen diese Abo-Rechnung ab dem für sie geltenden Stichtag als E-Rechnung stellen, sofern die Kanzlei dem nicht widerspricht und beide Seiten B2B-Unternehmer sind.

Tabelle: Fahrschein-Arten und ihre e-rechnungsrechtliche Einordnung

Warum gibt es diese Ausnahme überhaupt?

Der Gesetzgeber wollte mit der Digitalisierung des Rechnungswesens vor allem strukturierte, wiederkehrende B2B-Geschäftsbeziehungen erfassen, in denen Rechnungen manuell verbucht werden. Im Massenverkehr ist eine individuelle, strukturierte Rechnungsstellung pro Fahrgast technisch und organisatorisch kaum sinnvoll umsetzbar – Millionen Fahrscheine würden täglich ausgestellt, ohne dass ein Empfänger sie typischerweise für den Vorsteuerabzug in einem strukturierten Datensatz benötigt. Die Ausnahme reduziert damit den bürokratischen Aufwand, ohne die Kontrollziele der Finanzverwaltung zu gefährden, da Fahrscheine ohnehin meist Kleinbeträge betreffen und häufig zusätzlich unter die Regelung für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro fallen.

Was Unternehmen trotzdem beachten müssen

Auch wenn kein strukturiertes E-Rechnungsformat erforderlich ist, bleiben die allgemeinen Anforderungen an den Vorsteuerabzug bestehen. Der Fahrschein muss weiterhin alle nach § 34 UStDV erforderlichen Mindestangaben enthalten, sonst kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Zudem gilt auch für Fahrscheine die GoBD-konforme Aufbewahrungspflicht von acht Jahren – ein eingescannter oder digital erhaltener Fahrschein muss revisionssicher archiviert werden, nicht nur als loser Zettel in der Schublade. Unternehmen, die Reisekosten über digitale Tools abrechnen, sollten sicherstellen, dass die Belege maschinenlesbar abgelegt werden, auch wenn sie kein EN-16931-Format benötigen.

Häufige Missverständnisse

Ein verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass sämtliche Reisekostenbelege automatisch von der E-Rechnungspflicht befreit sind. Das stimmt nur für den eigentlichen Fahrschein, nicht für Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege oder Mietwagenrechnungen im Rahmen derselben Dienstreise. Ein zweiter Irrtum betrifft Vielfahrer-Abos: Wer glaubt, eine Jahreskarte oder ein Bahncard-Business-Vertrag falle unter dieselbe Ausnahme wie ein Einzelticket, irrt – hier handelt es sich rechtlich um eine reguläre Dienstleistung mit Dauercharakter, für die ab dem jeweiligen Stichtag die volle E-Rechnungspflicht gilt.

Edge Cases in der Praxis

Bei Onlinebuchungen über Plattformen wie Trainline oder FlixBus erhält der Kunde häufig eine PDF-Bestätigung, die formal einem Fahrschein entspricht, aber technisch als E-Mail-Anhang verschickt wird. Das ist unschädlich, solange die inhaltlichen Mindestangaben stimmen – die Ausnahme knüpft an den Charakter der Leistung an, nicht an das Übertragungsmedium. Schwieriger wird es bei kombinierten Mobilitätsangeboten wie Deutschlandticket-Abos für Mitarbeitende: Zahlt der Arbeitgeber zentral für mehrere Beschäftigte, handelt es sich um eine Abo-Leistung mit Dauercharakter, die grundsätzlich der regulären Rechnungspflicht unterliegt, auch wenn die einzelne Fahrt darunter wie ein normaler Fahrschein wirkt.

Checkliste: Fällt mein Beleg unter die Fahrschein-Ausnahme?

1. Handelt es sich um eine Einzelfahrt oder ein Ticket für eine konkrete Beförderungsleistung?
2. Enthält der Beleg Ausstellerdaten, Datum, Entgelt und Steuersatz?
3. Liegt kein Dauerschuldverhältnis (Abo, Leasing, Jahreskarte) vor?
4. Handelt es sich um Personenbeförderung, nicht um Warentransport oder Vermietung?
5. Wird der Beleg trotzdem acht Jahre GoBD-konform archiviert?

Verhältnis zur Kleinbetragsrechnung und zur Kleinunternehmerregelung

Die Fahrschein-Ausnahme steht nicht isoliert, sondern überschneidet sich in der Praxis häufig mit zwei weiteren Erleichterungen des Umsatzsteuerrechts. Zum einen mit der Regelung für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, die ebenfalls vereinfachte Angaben zulässt und in vielen Fällen ohnehin greifen würde, selbst wenn kein klassischer Fahrschein vorläge. Zum anderen mit der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, die für kleine Verkehrsbetriebe wie einen einzelnen Taxiunternehmer relevant sein kann. Wichtig ist dabei: Diese drei Ausnahmen – Fahrschein, Kleinbetrag, Kleinunternehmer – wirken unabhängig voneinander. Ein Taxiunternehmer, der als Kleinunternehmer geführt wird, profitiert ohnehin von der Befreiung von der Ausstellungspflicht, unabhängig davon, ob sein Beleg zusätzlich als Fahrschein gilt. Für die Buchhaltung des Fahrgastes spielt diese Unterscheidung jedoch keine Rolle, da in beiden Fällen kein strukturiertes E-Rechnungsformat verlangt wird.

Digitale Ticketsysteme und mobile Tickets im Detail

Mit der zunehmenden Verbreitung von Handytickets, QR-Code-Fahrscheinen und Apps wie DB Navigator oder regionalen Verkehrsverbund-Apps stellt sich häufig die Frage, ob digitale Formate anders behandelt werden als gedruckte Fahrscheine. Das ist nicht der Fall: Die Fahrschein-Ausnahme knüpft ausschließlich an den wirtschaftlichen Charakter der Leistung an, nicht an das technische Übertragungsmedium. Ein PDF-Ticket per E-Mail, ein QR-Code in einer App oder ein klassischer Papierfahrschein am Automaten werden umsatzsteuerlich identisch behandelt. Entscheidend bleibt, dass die inhaltlichen Mindestangaben nach § 34 UStDV vorhanden sind und der Beleg einer konkreten Einzelfahrt oder Beförderungsleistung zuzuordnen ist. Unternehmen, die ihre Reisekostenabrechnung digitalisieren, sollten dennoch darauf achten, dass Handytickets automatisiert und vollständig in der Belegablage archiviert werden, da bei App-basierten Tickets die Gefahr besteht, dass Belege nach Ablauf einer Gültigkeitsfrist aus dem Nutzerkonto gelöscht werden.

Auswirkungen auf Reisekostenabrechnungen in der Praxis

Für die Personalabteilungen und Buchhaltungen vieler mittelständischer Unternehmen bedeutet die Fahrschein-Ausnahme in erster Linie eines: Der bisherige Prozess der Reisekostenabrechnung kann im Kern unverändert weiterlaufen. Mitarbeitende reichen weiterhin Fahrscheine, Taxiquittungen und Bordkarten als Belege ein, ohne dass ein Lieferantenportal oder ein E-Rechnungsformat erforderlich wäre. Anders sieht es aus, sobald Unternehmen zentrale Rahmenverträge mit Verkehrsanbietern abschließen, etwa für Mobilitätsbudgets oder Firmenkunden-Portale, über die monatlich abgerechnet wird. Hier lohnt sich ein Blick in die Vertragsunterlagen: Wird eine Sammelrechnung mit Leistungszeitraum gestellt, handelt es sich in aller Regel nicht mehr um einen Fahrschein im engeren Sinne, sondern um eine reguläre Dienstleistungsrechnung, für die perspektivisch die volle E-Rechnungspflicht gilt.

Fazit

Die Fahrschein-Ausnahme ist eine sinnvolle Erleichterung im System der E-Rechnungspflicht, die vermeidet, dass Millionen Alltagsbelege im Personenverkehr in ein aufwendiges strukturiertes Format überführt werden müssen. Entscheidend ist die klare Abgrenzung: Einzelfahrscheine und klassische Tickets bleiben ausgenommen, während Abo-Verträge, Firmenkunden-Sammelrechnungen und alle übrigen Reisekostenbelege wie Hotel- oder Mietwagenrechnungen der regulären E-Rechnungspflicht unterliegen, sobald der jeweilige Aussteller dazu verpflichtet ist. Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen sollten ihre Buchhaltung entsprechend differenzieren, um Vorsteuerrisiken zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Gilt die Fahrschein-Ausnahme auch für Fernbusse und Flüge?

Ja. Sowohl Fernbustickets als auch Flugtickets für den Personentransport gelten als Fahrscheine im Sinne von § 34 UStDV und sind von der strukturierten E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Muss ein digital erhaltener Fahrschein trotzdem archiviert werden?

Ja. Auch Fahrscheine unterliegen der achtjährigen GoBD-Aufbewahrungspflicht und müssen für eine Betriebsprüfung nachvollziehbar aufbewahrt werden, unabhängig vom Rechnungsformat.

Was gilt für ein Deutschlandticket, das der Arbeitgeber für Mitarbeitende bezahlt?

Da es sich um ein monatliches Abonnement handelt, ist es kein einzelner Fahrschein im engeren Sinne. Sobald der Anbieter zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, muss die Abo-Rechnung entsprechend gestellt werden.

Fällt eine Taxiquittung unter die Kleinbetragsregelung oder unter die Fahrschein-Ausnahme?

Beides kann zutreffen. Eine Taxiquittung ist regelmäßig sowohl ein Fahrschein als auch, bei Beträgen bis 250 Euro brutto, eine Kleinbetragsrechnung. Beide Ausnahmen führen zum gleichen Ergebnis: keine E-Rechnungspflicht.

Kann ein Unternehmen freiwillig trotzdem eine E-Rechnung für Fahrscheine ausstellen?

Ja, die Ausnahme ist keine Verbotsnorm. Verkehrsunternehmen können freiwillig strukturierte E-Rechnungen ausstellen, etwa im Rahmen digitalisierter Reisekostenprozesse für Geschäftskunden.

Betrifft die Ausnahme auch Frachtbriefe im Güterverkehr?

Nein. Die Fahrschein-Ausnahme gilt ausschließlich für die Beförderung von Personen. Frachtbriefe und Transportrechnungen im Güterverkehr unterliegen der regulären E-Rechnungspflicht.

Was passiert, wenn ein Fahrschein nicht alle Mindestangaben enthält?

Fehlen Pflichtangaben nach § 34 UStDV, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus diesem Beleg verweigern, unabhängig davon, dass keine E-Rechnungspflicht bestand.