E-Rechnung Pflicht in der Gastronomie: Gäste, Catering, Lieferanten

Kurz & knapp: Für den klassischen Restaurantbetrieb mit Gästen, die direkt an der Theke oder am Tisch bezahlen, ändert die E-Rechnungspflicht nichts – das bleibt B2C und damit von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Relevant wird sie für Gastronomiebetriebe vor allem bei Catering-Aufträgen für Firmenkunden, Rechnungen für Firmenfeiern und, besonders wichtig, beim Empfang von E-Rechnungen der eigenen Lieferanten – Getränkehändler, Lebensmittelgroßhändler und Gastronomiebedarf –, die bereits seit 1.1.2025 verpflichtend ist.

Die zwei Seiten der Gastronomie: Gästerechnung und Lieferantenrechnung

Kaum eine Branche zeigt so deutlich wie die Gastronomie, dass die E-Rechnungspflicht zwei völlig unterschiedliche Rollen kennt: die Rolle als Rechnungsaussteller gegenüber den eigenen Gästen und Kunden, und die Rolle als Rechnungsempfänger gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Für die meisten Restaurants, Cafés, Bars und Imbissbetriebe ist die erste Rolle nahezu bedeutungslos, weil der weit überwiegende Teil der Umsätze aus Bewirtung von Privatpersonen besteht – klassisches B2C-Geschäft, bei dem der Kassenbon oder die Quittung völlig ausreicht und auch weiterhin ausreichen wird. Die zweite Rolle hingegen betrifft praktisch jeden Betrieb, unabhängig von der Größe, denn jede Gastronomie bezieht Waren und Dienstleistungen von B2B-Lieferanten, die ihrerseits zunehmend auf E-Rechnung umstellen.

Rechtliche Grundlage kurz erklärt

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz mit der Neufassung von §14 UStG: Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im EN-16931-Format oder einem kompatiblen Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Die Pflicht knüpft strikt an B2B-Geschäfte zwischen zwei inländischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen an. Rechnungen an Privatpersonen – also an praktisch jeden Restaurantgast – fallen explizit nicht darunter. Kassenbelege im Gastronomiealltag unterliegen ohnehin primär den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung (TSE-Pflicht) und nicht dem neuen E-Rechnungsregime.

Wann Gastronomiebetriebe selbst E-Rechnungen ausstellen müssen

Der Punkt „Bewirtungsrechnung für ein Geschäftsessen“ verdient besondere Aufmerksamkeit: Wenn ein Gast im Restaurant isst und anschließend eine Rechnung verlangt, die er als Betriebsausgabe bei seinem Unternehmen geltend machen möchte, handelt es sich formal um eine B2B-Rechnung zwischen dem Restaurant und dem Unternehmen des Gastes, sofern die Rechnung auf den Firmennamen ausgestellt wird. In der Praxis wird dies aufgrund des Kleinbetragscharakters vieler solcher Rechnungen (meist unter 250 Euro brutto) häufig über die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen abgedeckt, bei größeren Geschäftsessen oder Feiern kann diese Grenze aber überschritten werden.

Praxisbeispiel: Restaurant „Alte Mühle“ mit Catering-Sparte, Freiburg

Das Restaurant Alte Mühle erwirtschaftet rund 85 Prozent seines Jahresumsatzes von 720.000 Euro über den klassischen Restaurantbetrieb mit Laufkundschaft – reines B2C-Geschäft. Die übrigen 15 Prozent, etwa 108.000 Euro, stammen aus einer Catering-Sparte, die regelmäßig Firmenfeiern, Betriebsjubiläen und Konferenzverpflegung für lokale Unternehmen ausrichtet. Für diese Catering-Rechnungen an Unternehmen muss die Alte Mühle spätestens bis Ende 2027 auf E-Rechnung umstellen, da der Gesamtumsatz unter 800.000 Euro liegt. Der Betrieb hat sich entschieden, seine Kassensoftware, die ohnehin um ein Rechnungsmodul für die Catering-Sparte erweitert wurde, direkt mit ZUGFeRD-Export auszustatten – die restliche Restaurantkasse mit TSE bleibt davon unberührt. Gleichzeitig empfängt die Alte Mühle bereits seit Anfang 2025 elektronische Rechnungen ihres Getränkegroßhändlers und eines regionalen Fleischlieferanten, die beide auf ZUGFeRD umgestellt haben.

Die Empfangspflicht: Der eigentlich wichtigste Punkt für die meisten Betriebe

Während die Ausstellungspflicht für viele klassische Restaurants ein Randthema bleibt, ist die Empfangspflicht seit dem 1.1.2025 für praktisch jeden Gastronomiebetrieb hochrelevant. Ein durchschnittlicher Betrieb bezieht Waren und Dienstleistungen von einer Vielzahl B2B-Lieferanten:

• Getränkegroßhändler und Brauereien mit Bierlieferverträgen
• Lebensmittelgroßhändler (Frischware, Trockensortiment, Tiefkühlware)
• Gastronomiebedarf für Geschirr, Küchentechnik und Verbrauchsmaterial
• Kassensystem- und Softwareanbieter (POS-Systeme, Reservierungstools)
• Reinigungsdienste, Wäschereien für Tischwäsche und Berufskleidung
• Handwerker für Wartung von Küchengeräten und Kühlanlagen

All diese Lieferanten werden im Zuge der Reform zunehmend auf E-Rechnung umstellen, teils früher als der eigene Betrieb selbst zur Ausstellung verpflichtet ist, da größere Großhändler und Lieferanten oft schon die 800.000-Euro-Grenze überschreiten und daher bereits ab 2027 ausstellungspflichtig sind. Ein Gastronomiebetrieb, der diese eingehenden E-Rechnungen nicht technisch verarbeiten kann, riskiert Verzögerungen in der eigenen Buchhaltung und im schlimmsten Fall Probleme mit dem eigenen Vorsteuerabzug.

Kassensystem und Buchhaltung: Zwei getrennte Baustellen

Ein häufiges Missverständnis in der Gastronomie ist die Vermischung von Kassensystem (TSE-pflichtig nach Kassensicherungsverordnung) und der E-Rechnungspflicht nach §14 UStG. Beide Regelwerke verfolgen unterschiedliche Ziele: Die TSE-Pflicht soll Manipulationen an Registrierkassen verhindern und betrifft die Erfassung von Bareinnahmen im Gästegeschäft. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich strukturierte, elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft. Ein Restaurant kann also eine vollständig TSE-konforme Kasse betreiben und trotzdem separat ein E-Rechnungs-taugliches Rechnungsmodul für Catering- und Firmenkunden sowie eine E-Rechnungs-Empfangslösung für die eigene Lieferantenbuchhaltung benötigen.

Steuerliche Behandlung von Trinkgeldern und Serviceentgelten

Auch wenn Trinkgelder und pauschale Serviceentgelte für die E-Rechnungspflicht selbst keine eigenständige Rolle spielen, lohnt sich ein kurzer Hinweis: Trinkgelder an das Servicepersonal sind grundsätzlich nicht umsatzsteuerbar und tauchen daher auf einer etwaigen B2B-Rechnung gar nicht als eigener Posten auf. Pauschale Serviceentgelte, die der Betrieb selbst als Teil des Rechnungsbetrags erhebt, sind hingegen regulärer Bestandteil des umsatzsteuerpflichtigen Entgelts und werden bei B2B-Rechnungen entsprechend im E-Rechnungsformat mit ausgewiesen.

Checkliste für Gastronomiebetriebe

• Klären Sie, welcher Umsatzanteil aus Catering, Firmenfeiern oder anderen B2B-Vorgängen stammt
• Prüfen Sie, ob Ihre Kassen- oder Rechnungssoftware für Catering-Rechnungen ein E-Rechnungs-Modul bereitstellt oder nachrüstbar ist
• Sprechen Sie mit Ihren Hauptlieferanten (Getränke, Lebensmittel, Gastronomiebedarf), ab wann diese auf E-Rechnung umstellen
• Richten Sie ein zentrales, überwachtes E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen ein
• Sichern Sie die GoBD-konforme 8-jährige Archivierung der strukturierten Rechnungsdaten, getrennt von der Kassenarchivierung
• Unterscheiden Sie klar zwischen Bewirtungsrechnungen für Privatpersonen und für Firmenkunden bei größeren Beträgen

Häufige Fehler und Missverständnisse

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Wir sind ein Restaurant, wir haben nur Laufkundschaft, uns betrifft das nicht.“ Dieser Gedanke übersieht die Empfangspflicht komplett, die unabhängig vom eigenen Ausgangsgeschäft für jeden Betrieb gilt. Ein zweiter Fehler ist die Annahme, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro seien generell von jeglicher E-Rechnungspflicht ausgenommen – diese Ausnahme betrifft nur die Ausstellungsseite bei kleinen B2B-Beträgen, nicht die grundsätzliche Pflicht, größere Catering- oder Event-Rechnungen korrekt zu handhaben. Ein dritter Fehler betrifft Franchise- und Filialbetriebe: Bei mehreren Standorten unter einer Trägergesellschaft zählt für die 800.000-Euro-Grenze meist der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht der einzelnen Filiale.

Hotellerie und Gastronomie im Verbund: Ein Sonderfall

Viele Gastronomiebetriebe sind Teil eines Hotelbetriebs oder eng mit einem angeschlossenen Beherbergungsbetrieb verbunden. Hier verschärft sich die B2B-Relevanz zusätzlich, denn Hotels rechnen deutlich häufiger gegenüber Geschäftskunden ab: Firmenübernachtungen mit Sammelrechnung an den Arbeitgeber, Tagungspauschalen für Firmenveranstaltungen mit Verpflegung, oder Rahmenverträge mit Unternehmen für regelmäßige Geschäftsreisende. Sobald ein Restaurant im Hotel Frühstück oder Abendessen im Rahmen eines Übernachtungspakets an ein Unternehmen mitfakturiert, handelt es sich um einen B2B-Vorgang, der denselben Regeln unterliegt wie eine eigenständige Catering-Rechnung. Hotelbetriebe mit angeschlossener Gastronomie sollten die Umstellung deshalb ganzheitlich planen und nicht Restaurant und Beherbergung getrennt betrachten, da beide Bereiche in der Regel über dasselbe Buchhaltungssystem laufen.

Lieferdienste und Bestellplattformen: Wer stellt die Rechnung?

Mit der wachsenden Bedeutung von Lieferplattformen wie Lieferando oder eigenen Bestellsystemen stellt sich für Gastronomiebetriebe zusätzlich die Frage, wer bei Bestellungen über eine Plattform als Rechnungssteller auftritt. In den meisten Fällen bleibt der Gastronomiebetrieb selbst umsatzsteuerlicher Leistungserbringer gegenüber dem Endkunden, während die Plattform lediglich als Vermittler mit eigener Provisionsrechnung an den Betrieb auftritt. Diese Provisionsrechnungen der Plattform an den Gastronomiebetrieb sind selbst klassische B2B-Rechnungen und unterliegen bereits seit 2025 der Empfangspflicht. Der Endkunde hingegen erhält weiterhin eine gewöhnliche B2C-Rechnung oder einen Kassenbon, unabhängig vom Bestellkanal.

Personalkosten und externe Dienstleister im Eventgeschäft

Betriebe mit umfangreichem Catering- oder Eventgeschäft arbeiten häufig mit externen Partnern zusammen: angemietetes Personal für Großveranstaltungen, externe Konditoreien für Tortenlieferungen, Mietmobiliar-Anbieter für Bankette oder Blumendekorateure für Firmenfeiern. Auch diese Dienstleister werden zunehmend E-Rechnungen an den Gastronomiebetrieb stellen. Wer regelmäßig größere Events ausrichtet, sollte deshalb nicht nur die eigene Ausgangsrechnung an den Firmenkunden im Blick behalten, sondern auch sicherstellen, dass das interne System sämtliche Partnerrechnungen für die spätere Kalkulation und Weiterberechnung korrekt verarbeiten kann. Eine saubere, digitale Belegverwaltung zahlt sich hier doppelt aus: für die gesetzliche Compliance und für eine genauere Nachkalkulation einzelner Veranstaltungen.

Fazit: Wareneingang wichtiger als Gästerechnung

Für die überwiegende Mehrheit der Gastronomiebetriebe bleibt die klassische Rechnung an Gäste unverändert bestehen. Der eigentliche Handlungsbedarf liegt in zwei Bereichen: der technischen Fähigkeit, E-Rechnungen der eigenen Lieferanten seit 2025 zu empfangen und korrekt zu archivieren, sowie – bei vorhandener Catering- oder Event-Sparte – der rechtzeitigen Umstellung der B2B-Rechnungsstellung bis spätestens 2027 oder 2028. Betriebe mit gemischtem Geschäft sollten beide Bereiche organisatorisch klar trennen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Restaurant Kassenbons künftig als E-Rechnung ausstellen?

Nein. Kassenbons an Gäste sind B2C-Belege und unterliegen weiterhin der Kassensicherungsverordnung (TSE), nicht der E-Rechnungspflicht nach §14 UStG.

Was gilt, wenn ein Gast eine Rechnung auf seinen Firmennamen verlangt?

Formal handelt es sich dann um eine B2B-Rechnung. Bei Beträgen bis 250 Euro brutto greift meist die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen, bei höheren Beträgen kann die E-Rechnungspflicht relevant werden, sobald die individuelle Frist des Betriebs erreicht ist.

Muss ich als kleiner Imbiss ohne Catering überhaupt etwas tun?

Sie müssen seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen Ihrer Lieferanten zu empfangen. Eine eigene Ausstellungspflicht entsteht erst, wenn Sie tatsächlich B2B-Rechnungen stellen.

Wie handhabe ich Rechnungen für Firmenfeiern in meiner Location?

Diese sind B2B-Umsätze und unterliegen der E-Rechnungspflicht, sobald Ihre individuelle Frist (2027 oder 2028) erreicht ist. Bis dahin sind Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Kunden weiterhin zulässig.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung meines Getränkelieferanten nicht öffnen kann?

Sie sollten technisch dennoch die Möglichkeit haben, die Datei zu lesen und zu archivieren. Ein fehlender Empfang kann zu Problemen bei der eigenen Buchhaltung und dem Vorsteuerabzug führen.

Gilt die Pflicht auch für Foodtrucks und mobile Gastronomie?

Ja, die Rechtsform oder das Geschäftsmodell (stationär oder mobil) spielt keine Rolle. Entscheidend ist wie bei jedem Betrieb, ob B2B- oder B2C-Umsätze vorliegen.

Müssen Franchise-Filialen einzeln die 800.000-Euro-Grenze prüfen?

In der Regel zählt der Umsatz der gesamten Trägergesellschaft, nicht der einzelnen Filiale. Die genaue Struktur sollte im Einzelfall mit dem Steuerberater geklärt werden.

Betrifft die Pflicht auch Provisionsrechnungen von Lieferplattformen wie Lieferando?

Ja, diese Provisionsrechnungen sind klassische B2B-Rechnungen zwischen der Plattform und dem Gastronomiebetrieb und unterliegen bereits seit 2025 der Empfangspflicht.