E-Rechnung Pflicht für Vermieter: Wann sie wirklich gilt

Kurz & knapp: Die meisten privaten Vermieter sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen, da die Vermietung von Wohnraum nach § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerfrei ist. Anders sieht es bei gewerblicher Vermietung mit wirksamer Umsatzsteueroption nach § 9 UStG aus, etwa bei Gewerbeimmobilien, Lagerhallen oder Büroflächen an umsatzsteuerpflichtige Mieter: Hier greift die reguläre E-Rechnungspflicht nach den allgemeinen Fristen.

Der Ausgangspunkt: Warum die meisten Vermieter erst einmal aufatmen können

Die E-Rechnung Pflicht, verankert im novellierten § 14 UStG durch das Wachstumschancengesetz, betrifft grundsätzlich steuerpflichtige B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Die Vermietung von Wohnraum an Privatpersonen ist nach § 4 Nr. 12 Buchstabe a UStG umsatzsteuerfrei – und Steuerbefreiungen nach dieser Vorschrift zählen zu den ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht ausgenommenen Tatbeständen. Ein privater Vermieter, der eine Eigentumswohnung an eine Familie vermietet, muss also weder jetzt noch 2027 oder 2028 eine strukturierte E-Rechnung für die monatliche Miete ausstellen. Diese Erleichterung betrifft schätzungsweise die überwiegende Mehrheit der rund vier Millionen privaten Vermieter in Deutschland.

Wo die Ausnahme endet: Gewerbliche Vermietung mit Option

Anders liegt der Fall bei der Vermietung von Gewerbeflächen. Zwar ist auch die gewerbliche Vermietung grundsätzlich nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, doch Vermieter können nach § 9 UStG zur Umsatzsteuerpflicht optieren, wenn der Mieter das Objekt für Umsätze nutzt, die ihn selbst zum Vorsteuerabzug berechtigen. Diese Option ist in der gewerblichen Immobilienvermietung die Regel, nicht die Ausnahme, da sie dem Vermieter erlaubt, die Vorsteuer aus Bau- und Sanierungskosten geltend zu machen. Wird optiert, wird aus der eigentlich steuerfreien Vermietung ein regulärer steuerpflichtiger Umsatz – und damit entfällt die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht vollständig. Ab dem für den Vermieter maßgeblichen Stichtag (2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, sonst 2028) muss die Miete dann als E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format gestellt werden.

Praxisbeispiel: Wohnungsvermieterin vs. Gewerbeimmobilien-GmbH

Sabine Kellermann besitzt drei vermietete Eigentumswohnungen in Dresden und erzielt daraus jährliche Mieteinnahmen von 34.800 Euro. Da es sich um steuerfreie Wohnraumvermietung handelt, ist sie von der E-Rechnungspflicht vollständig befreit, unabhängig von ihrem Umsatz – die Ausnahme nach § 4 Nr. 12 UStG kennt keine Umsatzgrenze. Ganz anders die Gewerbepark Ost GmbH aus Duisburg, die eine Halle an einen Logistikdienstleister vermietet und zur Umsatzsteuer optiert hat, um die Vorsteuer aus einer 1,8-Millionen-Euro-Sanierung geltend zu machen. Bei einem Jahresumsatz von 1,1 Millionen Euro aus der optierten Vermietung ist die GmbH bereits ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, die monatliche Mietrechnung von 9.200 Euro netto als E-Rechnung auszustellen.

Tabelle: Vermietungsarten im Vergleich

Der Sonderfall: Kurzfristige Vermietung und Ferienwohnungen

Eine wichtige Ausnahme von der Ausnahme betrifft die kurzfristige Beherbergung, etwa Ferienwohnungen oder möblierte Apartments zur vorübergehenden Nutzung. Diese Umsätze sind nach § 4 Nr. 12 Satz 2 UStG ausdrücklich von der Steuerbefreiung ausgeschlossen und unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Da hier keine Steuerbefreiung nach Nr. 8 bis 29 greift, besteht grundsätzlich auch keine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht – relevant wird das allerdings nur, wenn der Mieter selbst ein Unternehmen ist, etwa eine Firma, die eine Ferienwohnung für Mitarbeitende bucht. Bei klassischer touristischer Vermietung an Privatpersonen bleibt die E-Rechnung ohnehin nicht verpflichtend, da B2C-Umsätze generell ausgenommen sind.

Garagen, Stellplätze und Nebenleistungen separat betrachtet

Ein häufig übersehener Punkt: Wird ein Stellplatz oder eine Garage getrennt vom Wohnraum an ein Unternehmen vermietet, etwa an eine benachbarte Firma für Mitarbeiterparkplätze, handelt es sich um eine eigenständige, steuerpflichtige Vermietungsleistung, die nicht unter die Wohnraum-Ausnahme fällt. Solche Nebenmietverhältnisse werden in der Praxis oft übersehen, weil sie klein und unauffällig wirken, können aber formal bereits eine E-Rechnungspflicht auslösen, sobald der Vermieter insgesamt der Ausstellungspflicht unterliegt und der Mieter ein Unternehmer ist.

Verhältnis zu Kleinunternehmern unter den Vermietern

Auch bei optierten, umsatzsteuerpflichtigen Gewerbevermietern spielt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG eine Rolle. Ein Vermieter, der nur eine kleine Gewerbeeinheit mit geringem Mietertrag optiert vermietet und dessen Gesamtumsatz die Kleinunternehmergrenzen von 25.000 beziehungsweise 100.000 Euro nicht überschreitet, bleibt von der Ausstellungspflicht befreit, obwohl die Vermietung an sich steuerpflichtig ist. In der Praxis betrifft das vor allem private Vermieter, die neben einer Wohnung auch einen einzelnen Gewerberaum, etwa ein kleines Ladenlokal, vermieten und insgesamt nur geringe Mieteinnahmen erzielen. Auch hier gilt jedoch: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht unabhängig vom Kleinunternehmerstatus bereits seit 2025. Wer als Vermieter unsicher ist, ob die eigenen Mieteinnahmen unter die Kleinunternehmergrenze fallen, sollte den Gesamtumsatz aus sämtlichen unternehmerischen Tätigkeiten zusammenrechnen, nicht nur die Einnahmen aus der Vermietung allein, da die Grenze unternehmensbezogen und nicht objektbezogen gilt. Eine sorgfältige jährliche Prüfung verhindert, dass die Ausstellungspflicht unbemerkt greift, während der Vermieter noch von der Kleinunternehmerregelung ausgeht.

Häufige Missverständnisse bei Vermietern

• „Vermietung ist immer steuerfrei, also nie E-Rechnungspflicht.“ Falsch – bei gewerblicher Vermietung mit Option gilt das Gegenteil.
• „Als Privatperson bin ich nie betroffen.“ Grundsätzlich richtig für reine Wohnraumvermietung, aber Vorsicht bei Ferienwohnungen oder gewerblich genutzten Nebenräumen.
• „Eine Immobilien-GmbH ist automatisch ausgenommen.“ Falsch – die Rechtsform spielt keine Rolle, entscheidend ist die umsatzsteuerliche Behandlung der jeweiligen Vermietungsleistung.
• „Die Nebenkostenabrechnung fällt nicht unter die Regel.“ Bei optierter Vermietung teilt die Nebenkostenabrechnung grundsätzlich das steuerliche Schicksal der Hauptleistung.

Edge Case: Gemischte Portfolios und Umsatzsteueroption im Detail

Viele mittelständische Vermieter, insbesondere Immobiliengesellschaften mit gemischtem Bestand aus Wohn- und Gewerbeeinheiten, müssen ihre Objekte einzeln bewerten. Eine GmbH mit zehn Wohnungen und drei Gewerbeeinheiten muss für die Wohnungen keine E-Rechnungen stellen, für die optierten Gewerbeeinheiten dagegen schon, sobald sie die Umsatzschwelle für die Ausstellungspflicht überschreitet. Eine objektbezogene, nicht unternehmensweite Betrachtung ist deshalb notwendig. Zusätzlich zu beachten: Die Umsatzsteueroption ist grundsätzlich pro Mietverhältnis zu prüfen und setzt voraus, dass der Mieter das Objekt fast ausschließlich für vorsteuerabzugsberechtigte Umsätze nutzt – bei gemischt genutzten Mietern, etwa Ärzten mit teilweise steuerfreien Praxisumsätzen, kann die Option ganz oder teilweise ausgeschlossen sein.

Checkliste für Vermieter

1. Handelt es sich um Wohnraum- oder Gewerbevermietung?
2. Wurde für Gewerbeflächen zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG)?
3. Liegt eine kurzfristige Beherbergung (Ferienwohnung) vor?
4. Ist der Mieter ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C)?
5. Werden Nebenleistungen wie Stellplätze separat und steuerpflichtig vermietet?
6. Übersteigt der optierte Vermietungsumsatz die Schwelle von 800.000 Euro?

Warum der Gesetzgeber Wohnraumvermietung anders behandelt

Die Sonderstellung der Wohnraumvermietung im System der E-Rechnungspflicht folgt derselben Logik wie bei anderen steuerfreien Umsätzen: Da bei einer steuerfreien Vermietung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, entsteht beim Mieter auch kein Vorsteuerabzugsanspruch, den die Finanzverwaltung maschinell kontrollieren müsste. Ein privater Mieter kann ohnehin keine Vorsteuer geltend machen, und auch ein gewerblicher Mieter, der Wohnraum für eigene Zwecke nutzt, hat regelmäßig keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug aus der Miete. Die strukturierte E-Rechnung würde hier also keinen praktischen Kontrollzweck erfüllen, weshalb der Gesetzgeber bewusst auf die zusätzliche Formpflicht verzichtet hat. Bei optierter Gewerbevermietung liegt der Fall anders: Hier will der Mieter regelmäßig gerade den Vorsteuerabzug aus der Miete geltend machen, sodass die Kontrollfunktion der E-Rechnung ihren vollen Sinn entfaltet.

Auswirkungen auf Hausverwaltungen und WEG-Verwalter

Für Hausverwaltungen, die im Auftrag von Eigentümergemeinschaften oder einzelnen Vermietern tätig sind, ergibt sich eine zusätzliche Facette: Die Verwaltungsleistung selbst – also das Honorar, das die Hausverwaltung von den Eigentümern erhält – ist in aller Regel umsatzsteuerpflichtig und unterliegt damit den allgemeinen Fristen der E-Rechnungspflicht, unabhängig davon, ob die zugrundeliegenden Mietverhältnisse steuerfrei sind. Eine Hausverwaltung mit einem Jahresumsatz aus Verwaltungshonoraren von 950.000 Euro muss also ab 2027 ihre eigenen Rechnungen an die verwalteten Eigentümergemeinschaften als E-Rechnung stellen, selbst wenn die zugrundeliegenden Wohnungen ausschließlich steuerfrei vermietet werden. Diese Trennung zwischen der Verwaltungsleistung und der eigentlichen Vermietungsleistung wird in der Praxis häufig übersehen.

Praktische Schritte für optierende Gewerbevermieter

Gewerbevermieter, die bereits zur Umsatzsteuer optiert haben oder dies planen, sollten frühzeitig prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware oder Hausverwaltungslösung E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugen kann. Da Mietverhältnisse typischerweise Dauerschuldverhältnisse mit monatlich wiederkehrenden Rechnungen sind, bietet sich eine automatisierte Lösung an, die aus den Mietvertragsdaten automatisch strukturierte Rechnungen generiert, statt jeden Monat manuell einzelne Belege zu erstellen. Auch die Stammdatenqualität ist entscheidend: Für eine korrekte E-Rechnung müssen Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Mieters vollständig und aktuell hinterlegt sein, was bei langjährigen Mietverhältnissen mit veralteten Stammdaten oft nachgepflegt werden muss.

Fazit

Für die überwiegende Mehrheit privater Vermieter bleibt die E-Rechnungspflicht dank der Steuerbefreiung für Wohnraum nach § 4 Nr. 12 UStG bedeutungslos. Gewerbliche Vermieter mit Umsatzsteueroption unterliegen dagegen den regulären Fristen wie jedes andere B2B-Unternehmen. Wer ein gemischtes Immobilienportfolio verwaltet, sollte objektbezogen prüfen, welche Mietverhältnisse optiert sind, um Formfehler bei der Rechnungsstellung und Risiken beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als privater Vermieter einer Eigentumswohnung eine E-Rechnung stellen?

Nein, solange die Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei bleibt, besteht keine E-Rechnungspflicht, unabhängig vom Umsatz.

Was passiert, wenn ich als Vermieter zur Umsatzsteuer optiere?

Mit wirksamer Option wird die Vermietung steuerpflichtig, und ab dem für Sie maßgeblichen Stichtag müssen Sie E-Rechnungen an gewerbliche Mieter ausstellen.

Gilt die Pflicht auch für Ferienwohnungen?

Kurzfristige Vermietung ist umsatzsteuerlich anders geregelt und grundsätzlich steuerpflichtig. Eine E-Rechnungspflicht entsteht aber nur bei B2B-Buchungen, nicht bei privaten Feriengästen.

Muss ich für eine separat vermietete Garage eine E-Rechnung stellen?

Wenn der Mieter ein Unternehmen ist und Sie der Ausstellungspflicht unterliegen, ja – Garagen und Stellplätze gelten steuerlich meist eigenständig und nicht als steuerfreie Nebenleistung zum Wohnraum.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Nebenkostenabrechnungen?

Bei optierter, steuerpflichtiger Gewerbevermietung teilt die Nebenkostenabrechnung in der Regel das steuerliche Schicksal der Hauptmiete und unterliegt damit ebenfalls der E-Rechnungspflicht.

Was gilt für eine Immobilien-GmbH mit gemischtem Bestand?

Die Beurteilung erfolgt objektbezogen: Wohnungen bleiben meist ausgenommen, optierte Gewerbeeinheiten unterliegen der regulären E-Rechnungspflicht nach den allgemeinen Fristen.

Muss ich als Vermieter E-Rechnungen empfangen können, auch wenn ich steuerfrei vermiete?

Ja, die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt unabhängig von der eigenen Steuerbefreiung, etwa wenn Handwerker oder Dienstleister Ihnen gegenüber zur E-Rechnung verpflichtet sind.