E-Rechnung Software: Monatliche Kosten im Vergleich der Preis-Tiers

Kurz & knapp: Die monatlichen Kosten für E-Rechnungs-Software bewegen sich typischerweise zwischen 0 Euro für Basis-Tarife mit stark begrenztem Rechnungsvolumen und über 100 Euro monatlich für Tarife mit DATEV-Export, Mehrbenutzerzugriff und erweiterten Automatisierungsfunktionen. Welcher Tarif sich lohnt, hängt vor allem vom monatlichen Rechnungsvolumen und dem Funktionsbedarf ab, nicht vom Anbieternamen. Da sich Preise laufend ändern, sollten die hier genannten Spannen als Marktorientierung verstanden werden – die exakten, aktuellen Preise eines konkreten Anbieters sollten Sie stets direkt bei diesem Anbieter prüfen.

Warum ein reiner Preisvergleich wenig aussagt

Eine einfache Google-Suche nach „E-Rechnung Software Preis“ liefert oft eine verwirrende Mischung aus Angeboten, die sich in Funktionsumfang, Zielgruppe und Abrechnungsmodell stark unterscheiden. Manche Anbieter berechnen pro Nutzer, andere pro Rechnungsvolumen, wieder andere bieten Pauschaltarife mit unbegrenzter Nutzung. Bevor Sie Preise vergleichen, sollten Sie deshalb zunächst klären, wie viele Rechnungen Sie monatlich stellen, ob Sie mehrere Nutzer gleichzeitig benötigen, und ob Zusatzfunktionen wie eine DATEV-Schnittstelle für Ihren Steuerberater notwendig sind.

Die typische Tier-Struktur bei E-Rechnungs-Software

Die meisten am deutschen Markt verfügbaren Lösungen – von reinen E-Rechnungs-Tools bis zu vollwertiger Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnungs-Funktion – folgen einem ähnlichen Staffelungsmuster mit typischerweise drei bis fünf Tarifstufen. Die folgende Tabelle zeigt realistische Marktspannen, wie sie sich branchenweit beobachten lassen. Sie bildet keine konkreten, tagesaktuellen Preise einzelner Anbieter ab, sondern typische Größenordnungen je Tarifstufe.

Diese Werte sind bewusst als Spannen und nicht als exakte Preise formuliert, weil sich die Tarife der einzelnen Anbieter regelmäßig ändern und teils stark voneinander abweichen. Prüfen Sie vor einer Kaufentscheidung immer die aktuelle, offizielle Preisliste des jeweiligen Anbieters – idealerweise inklusive der Frage, ob Mehrwertsteuer im ausgewiesenen Preis bereits enthalten ist und ob Mindestvertragslaufzeiten gelten.

Was den Preisunterschied zwischen den Tiers tatsächlich ausmacht

Der auffälligste Unterschied zwischen den Tarifstufen ist selten die reine E-Rechnungs-Funktion selbst – die gesetzlich vorgeschriebenen Formate XRechnung und ZUGFeRD sind mittlerweile bei nahezu jedem seriösen Anbieter auch im günstigsten Tarif verfügbar. Der Preis steigt vor allem mit folgenden Faktoren: der Anzahl gleichzeitig nutzbarer Benutzerkonten, dem monatlichen Rechnungsvolumen, dem Vorhandensein einer DATEV-Schnittstelle für die direkte Übergabe an den Steuerberater, automatisierten Mahnläufen und Zahlungsabgleich, sowie API-Zugängen für die Anbindung an Warenwirtschaft oder Onlineshop-Systeme.

Kostenlose Tarife: Für wen lohnen sie sich?

Kostenlose Basis-Tarife eignen sich vor allem für Kleinstunternehmer, nebenberuflich Selbstständige und Freiberufler mit geringem Rechnungsaufkommen. Ein genauerer Überblick über konkrete kostenlose Wege findet sich in unserem Vergleich, wie sich E-Rechnungen kostenlos erstellen lassen, sowie in der Gegenüberstellung verschiedener E-Rechnung-Software-Angebote kostenlos im Vergleich. Wichtig: Kostenlose Tarife sind meist funktional eingeschränkt, etwa durch ein Limit an Rechnungen pro Monat, fehlenden Mehrbenutzerzugriff oder eingeschränkte Exportmöglichkeiten. Für ein wachsendes Unternehmen lohnt sich daher ein regelmäßiger Check, ob der kostenlose Tarif noch zum aktuellen Bedarf passt.

Praxisbeispiel: Softwarewahl eines Online-Händlers

Die Papeterie Lindgren, ein kleiner Online-Shop für Schreibwaren mit Sitz in Münster, verzeichnete Anfang 2025 rund 180 Bestellungen und damit Rechnungen im Monat. Die Inhaberin testete zunächst den kostenlosen Tarif eines etablierten Anbieters, stieß aber schnell an das dort geltende Volumenlimit von 20 Rechnungen im Monat. Nach einem Vergleich mehrerer Anbieter entschied sie sich für einen Standard-Tarif im mittleren zweistelligen Euro-Bereich pro Monat, der DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater sowie eine automatische Anbindung an ihr Shopsystem bot. Die Umstellung vom kostenlosen auf den kostenpflichtigen Tarif erfolgte nahtlos, da die Kundendaten übernommen werden konnten. Für sie hat sich die Investition gelohnt, weil der automatisierte Rechnungsversand pro Bestellung mehrere Minuten manuelle Arbeit einspart – bei 180 Bestellungen im Monat ein spürbarer Zeitgewinn.

Jährliche vs. monatliche Abrechnung

Viele Anbieter gewähren einen Rabatt, wenn statt monatlicher eine jährliche Zahlung gewählt wird – häufig liegt dieser Nachlass in einer Größenordnung von etwa 10 bis 20 Prozent gegenüber der monatlichen Zahlweise. Für Unternehmen mit stabilem, gut planbarem Bedarf kann sich die Jahreszahlung daher lohnen. Wer dagegen noch unsicher ist, ob der gewählte Tarif langfristig passt, oder wer saisonale Schwankungen im Rechnungsvolumen hat, ist mit der monatlichen Zahlweise oft flexibler aufgestellt, auch wenn sie nominal etwas teurer ausfällt.

Versteckte Kosten jenseits der Grundgebühr

Bei der Tarifwahl lohnt sich ein Blick auf mögliche Zusatzkosten, die in der beworbenen Monatsgebühr nicht automatisch enthalten sind. Dazu zählen Gebühren für zusätzliche Benutzerkonten über die im Tarif enthaltene Anzahl hinaus, Kosten für Premium-Support oder eine garantierte Reaktionszeit, sowie mögliche Aufpreise für die Archivierung über die gesetzlich vorgeschriebene achtjährige GoBD-Aufbewahrungsfrist hinaus. Auch Einrichtungsgebühren für die Ersteinrichtung oder die Migration bestehender Kundendaten werden nicht bei jedem Anbieter automatisch im Grundpreis mitgeliefert.

Software mit E-Rechnungs-Funktion vs. reine E-Rechnungs-Tools

Am Markt lassen sich grob zwei Kategorien von Lösungen unterscheiden: spezialisierte E-Rechnungs-Tools, die sich ausschließlich auf die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen konzentrieren, und vollwertige Buchhaltungssoftware, bei der die E-Rechnungs-Funktion nur ein Baustein unter vielen ist – neben Angebotserstellung, Mahnwesen, Bankanbindung oder Lagerverwaltung. Reine E-Rechnungs-Tools sind in der Anschaffung häufig günstiger und schneller einzurichten, decken dafür aber oft nicht den gesamten Buchhaltungsprozess ab. Vollwertige Buchhaltungssoftware kostet in der Regel mehr, spart aber Zeit, weil Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Steuerberater-Export aus einem einzigen System heraus erfolgen. Welche Variante sich lohnt, hängt davon ab, ob bereits eine funktionierende Buchhaltungslösung im Einsatz ist, die lediglich um E-Rechnungs-Fähigkeit ergänzt werden muss, oder ob ohnehin ein kompletter Systemwechsel ansteht.

Wie sich das Preisgefüge in den kommenden Jahren entwickeln könnte

Mit der schrittweisen Ausweitung der Ausstellungspflicht – ab 2027 für größere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 dann verpflichtend für praktisch alle Unternehmen – ist mit einem wachsenden Wettbewerb unter Softwareanbietern zu rechnen. Erfahrungsgemäß führt ein größerer Markt mit mehr Anbietern mittelfristig zu einem breiteren Angebot in den unteren Preissegmenten, da Anbieter um Marktanteile bei kleinen und mittleren Unternehmen konkurrieren. Gleichzeitig ist denkbar, dass sich in den oberen Preissegmenten die Funktionsvielfalt weiter ausdifferenziert, etwa durch zusätzliche Automatisierung im Hinblick auf künftige EU-weite Meldepflichten im Rahmen der ViDA-Initiative. Wer heute eine Software auswählt, sollte deshalb auch einen Blick darauf werfen, ob der Anbieter erkennbar in Weiterentwicklung investiert oder ob das Produkt seit längerem kaum aktualisiert wurde.

Checkliste vor dem Vertragsabschluss

Bevor Sie sich für einen bestimmten Tarif entscheiden, lohnt sich die Prüfung einiger konkreter Punkte: Wie hoch ist die Kündigungsfrist, und gibt es eine Mindestvertragslaufzeit? Ist eine kostenlose Testphase verfügbar, um die Software vor der endgültigen Entscheidung im eigenen Arbeitsalltag auszuprobieren? Werden die gesetzlich vorgeschriebenen Formate XRechnung und ZUGFeRD vollständig unterstützt, und wie geht der Anbieter mit künftigen Formatänderungen um? Ist eine Datenexportfunktion vorhanden, falls später ein Anbieterwechsel notwendig wird, um nicht in einer sogenannten Vendor-Lock-in-Situation zu landen? Diese Fragen lassen sich meist in einem kurzen Gespräch mit dem Vertrieb des jeweiligen Anbieters klären und sollten vor der Unterschrift beantwortet sein.

Häufige Fehler bei der Tarifwahl

Ein verbreiteter Fehler ist die Wahl eines zu kleinen Tarifs, der nach wenigen Monaten aufgrund von Wachstum bereits wieder zu eng wird, verbunden mit dem Aufwand eines erneuten Wechsels. Der umgekehrte Fehler – ein überdimensionierter Tarif mit Funktionen, die nie genutzt werden – kommt ebenso häufig vor, insbesondere wenn sich Unternehmen von umfangreichen Funktionslisten beeindrucken lassen, ohne den tatsächlichen eigenen Bedarf realistisch einzuschätzen. Sinnvoll ist es, vor der Entscheidung das eigene Rechnungsvolumen der vergangenen sechs bis zwölf Monate auszuwerten und darauf basierend den passenden Tier zu wählen, statt sich allein am Wachstumswunsch zu orientieren.

Format-Kompatibilität nicht vergessen

Unabhängig vom Preis-Tier sollte vor jeder Entscheidung geprüft werden, ob die Software die gesetzlich vorgeschriebenen und in der Praxis gängigen Formate zuverlässig unterstützt. Mehr dazu, worauf es bei der Formatwahl ankommt, erfahren Sie in unserem Beitrag darüber, welches Format Unternehmen für die E-Rechnung nutzen sollten. Ein niedriger monatlicher Preis nützt wenig, wenn die Software am Ende nicht alle relevanten Format- oder Übertragungsanforderungen erfüllt.

Fazit

Die monatlichen Kosten für E-Rechnungs-Software bewegen sich in einer breiten Spanne von kostenlos bis über 100 Euro im Monat, wobei die tatsächliche Preisstufe vor allem vom Rechnungsvolumen, der Nutzerzahl und dem Funktionsbedarf abhängt – nicht primär von der reinen E-Rechnungs-Grundfunktion, die mittlerweile Standard ist. Statt sich an einzelnen, schnell veralteten Preisangaben zu orientieren, empfiehlt es sich, den eigenen Bedarf realistisch einzuschätzen, mehrere aktuelle Angebote direkt bei den Anbietern einzuholen und dabei sowohl die Grundgebühr als auch mögliche Zusatzkosten im Blick zu behalten.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose E-Rechnungs-Software?

Ja, mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Basis-Tarife im Angebot, die allerdings meist auf ein geringes monatliches Rechnungsvolumen und einen einzelnen Nutzer begrenzt sind.

Wovon hängt es ab, welcher Preis-Tier zu meinem Unternehmen passt?

Entscheidend sind vor allem das monatliche Rechnungsvolumen, die Anzahl der benötigten Benutzerkonten und ob Zusatzfunktionen wie DATEV-Export oder API-Anbindung erforderlich sind.

Lohnt sich eine jährliche Zahlweise gegenüber der monatlichen?

Bei stabilem, gut planbarem Bedarf oft ja, da viele Anbieter einen Rabatt für Jahreszahlungen gewähren. Bei unsicherem oder schwankendem Bedarf bietet die monatliche Zahlweise mehr Flexibilität.

Sind in den beworbenen Monatspreisen alle Kosten enthalten?

Nicht zwangsläufig. Prüfen Sie, ob Zusatzkosten für weitere Nutzer, Premium-Support, erweiterte Archivierung oder Einrichtungsgebühren separat berechnet werden.

Muss ich für die gesetzliche E-Rechnungspflicht zwingend eine kostenpflichtige Software kaufen?

Nein. Für kleinere Rechnungsvolumen reichen kostenlose Tarife oder Tools häufig vollständig aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wie finde ich die aktuell gültigen Preise eines bestimmten Anbieters?

Da sich Tarife regelmäßig ändern, sollten Sie die offizielle Preisseite des jeweiligen Anbieters direkt aufrufen oder ein aktuelles Angebot anfordern, statt sich auf ältere Preisangaben Dritter zu verlassen.

Kann ich später von einem günstigeren auf einen teureren Tarif wechseln?

Bei den meisten Anbietern ist ein Tarifwechsel jederzeit oder zum nächsten Abrechnungszeitpunkt möglich, häufig inklusive Übernahme der bestehenden Kunden- und Rechnungsdaten.