Welches E-Rechnung Format soll ich nutzen? Ihr persönlicher Entscheidungsleitfaden
Kurz & knapp: Die richtige Wahl zwischen XRechnung, ZUGFeRD und anderen EN-16931-konformen Formaten hängt nicht von einer allgemeinen Empfehlung ab, sondern von drei konkreten Fragen: Wer sind Ihre Rechnungsempfänger, was unterstützt Ihre bestehende Software, und wie viel manuelle Kontrolle benötigen Sie noch? Dieser Leitfaden führt Sie schrittweise zur passenden Lösung für Ihr Unternehmen.
Warum die Formatfrage so viele Unternehmen verunsichert
In vielen Foren und Ratgebern wird XRechnung oder ZUGFeRD als „die bessere Lösung“ dargestellt, obwohl beide Formate für unterschiedliche Situationen entwickelt wurden. Diese pauschalen Empfehlungen führen häufig dazu, dass Unternehmen ein Format wählen, das nicht zu ihrer tatsächlichen Geschäftspraxis passt, und die Entscheidung später mit zusätzlichem Aufwand revidieren müssen. Dieser Leitfaden verzichtet deshalb bewusst auf eine pauschale Empfehlung und führt Sie stattdessen anhand konkreter Fragen zu Ihrer individuellen Situation.
Warum es keine einzige richtige Antwort gibt
Anders als oft dargestellt, schreibt der Gesetzgeber für die meisten Unternehmen kein einzelnes Format vor. §14 UStG verlangt lediglich, dass eine E-Rechnung dem Standard EN 16931 entspricht oder mit ihm kompatibel ist – sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen diese Anforderung. Die Entscheidung, welches Format im eigenen Unternehmen zum Einsatz kommt, ist damit weniger eine rechtliche als eine praktische Frage der Kundenstruktur, Software-Landschaft und internen Prozesse. Wer den XRechnung vs. ZUGFeRD Unterschied bereits kennt, kann diesen Leitfaden nutzen, um die Erkenntnisse direkt auf die eigene Situation anzuwenden.
Schritt 1: Verkaufen Sie an öffentliche Auftraggeber?
Die erste und wichtigste Frage betrifft Ihre Kunden im öffentlichen Sektor. Wenn Sie regelmäßig oder auch nur gelegentlich an Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden verkaufen, ist die Antwort meist eindeutig: Diese Auftraggeber verlangen in aller Regel die reine XRechnung oder ein inhaltlich identisches ZUGFeRD-XRechnung-Profil, häufig übermittelt über Vergabeportale oder das Peppol-Netzwerk. In diesem Fall führt an einer XRechnung-fähigen Software kein Weg vorbei, unabhängig davon, welches Format Sie für Ihre übrigen Kunden nutzen.
Schritt 2: Wie sieht Ihre B2B-Kundenstruktur aus?
Haben Sie überwiegend Rechnungsbeziehungen zu größeren Unternehmen mit eigener ERP-Software, die Rechnungen automatisiert einlesen, spricht viel für die reine XRechnung als Standardformat – sie ist kompakter und für vollautomatisierte Prozesse optimiert. Arbeiten Sie hingegen mit vielen kleineren Geschäftskunden, Handwerksbetrieben oder Selbstständigen zusammen, die Rechnungen häufig noch manuell prüfen, ist ZUGFeRD in der Regel die praktikablere Wahl, da die Rechnung als normales PDF lesbar bleibt und trotzdem die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Zusatzfrage: Wie hoch ist Ihr Automatisierungsgrad?
Ergänzend zur Kundenstruktur lohnt sich die Frage, wie stark Ihre eigenen internen Prozesse bereits automatisiert sind. Wird bei Ihnen der Rechnungsversand vollautomatisch aus dem ERP-System ausgelöst, ohne dass jemand die Rechnung vor dem Versand nochmals visuell prüft, spielt die fehlende Lesbarkeit der reinen XRechnung praktisch keine Rolle. Prüfen hingegen Mitarbeitende jede Rechnung vor dem Versand manuell, etwa bei individuell verhandelten Projektpreisen oder Rabatten, ist die integrierte PDF-Ansicht von ZUGFeRD ein klarer Effizienzvorteil, weil keine zusätzliche Viewer-Software für die Kontrolle geöffnet werden muss.
Schritt 3: Was unterstützt Ihre aktuelle Software bereits?
Bevor Sie sich für ein Format entscheiden, lohnt sich ein Blick auf die bereits genutzte Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Viele gängige Lösungen wie DATEV, Lexoffice, sevDesk oder branchenspezifische ERP-Systeme unterstützen inzwischen beide Formate parallel. In diesem Fall müssen Sie sich nicht auf ein einziges Format festlegen, sondern können situativ je nach Empfänger entscheiden. Unterstützt Ihre Software bislang nur eines der beiden Formate, kann das ein praktisches Argument für die naheliegendere Wahl sein, sofern kein zwingender Grund für das andere Format vorliegt.
Entscheidungsbaum im Überblick
| Ihre Situation | Empfohlenes Format |
|---|---|
| Rechnungen an Behörden (B2G) | XRechnung (oder ZUGFeRD im XRechnung-Profil) |
| Große B2B-Kunden mit ERP-Anbindung | XRechnung |
| Kleine und mittlere B2B-Kunden ohne eigene Buchhaltungssoftware | ZUGFeRD (Profil Comfort oder Extended) |
| Gemischte Kundenstruktur B2B und B2C | ZUGFeRD, da PDF-Ansicht auch für B2C-Rechnungen nutzbar |
| Internationaler Handel, insbesondere mit Frankreich | ZUGFeRD / Factur-X, dort weit verbreitet |
| Sehr hohes Rechnungsvolumen, vollautomatisiert | XRechnung wegen geringerer Dateigröße |
Praxisbeispiel: Softwarehaus Nordlicht Solutions
Die Nordlicht Solutions GmbH aus Kiel entwickelt Branchensoftware und verkauft Lizenzen sowohl an mittelständische Unternehmen als auch gelegentlich an kommunale IT-Abteilungen. Für die kommunalen Aufträge, die etwa 15 Prozent des Jahresumsatzes von 2,3 Millionen Euro ausmachen, nutzt das Unternehmen die reine XRechnung, da die Kommunen dies explizit in den Vergabeunterlagen fordern. Für die übrigen mittelständischen Kunden, die Rechnungen häufig noch über eine feste Ansprechperson in der Buchhaltung manuell prüfen, setzt Nordlicht Solutions auf ZUGFeRD im Comfort-Profil. Die eingesetzte Rechnungssoftware erlaubt es, das Format pro Kunde einmalig zu hinterlegen, sodass keine manuelle Auswahl bei jeder einzelnen Rechnung mehr nötig ist.
Zusatzfrage: Wie wichtig ist Ihnen der Empfang von E-Rechnungen?
Die Formatentscheidung betrifft nicht nur den Versand, sondern auch den Empfang eingehender Rechnungen. Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, unabhängig vom gewählten Ausgangsformat. Praktisch bedeutet das: Auch wenn Sie sich für den eigenen Versand auf ZUGFeRD festlegen, müssen Sie technisch in der Lage sein, eingehende reine XRechnungen von Lieferanten zu lesen und zu verarbeiten. Die Formatwahl für den Versand hat also keinen Einfluss darauf, welche Formate Sie empfangsseitig unterstützen müssen – hier gilt grundsätzlich beides.
Sonderfall: Sie sind noch unsicher über Ihre Softwarelösung
Unternehmen, die noch gar keine E-Rechnung-fähige Software im Einsatz haben, sollten die Formatfrage nicht isoliert, sondern im Rahmen der gesamten Softwareauswahl beantworten. Empfehlenswert ist eine Lösung, die von Anfang an beide Formate unterstützt – so vermeiden Sie eine spätere zweite Umstellung, falls sich Ihre Kundenstruktur ändert oder ein wichtiger Neukunde ein bestimmtes Format verlangt. Achten Sie zudem darauf, dass die Software auch den Empfang und die GoBD-konforme achtjährige Archivierung beider Formate abdeckt, nicht nur den Versand.
Typische Fehler bei der Formatentscheidung
- Sich vorschnell auf ein Format festlegen, ohne die eigene Kundenstruktur zu analysieren
- Ein ZUGFeRD-Profil unterhalb von „Basic“ wählen, das nicht alle Pflichtangaben nach EN 16931 enthält
- Annehmen, dass ein einmal gewähltes Format nicht mehr geändert werden kann
- Die Formatfrage isoliert von der Software-Entscheidung betrachten
- Öffentliche Auftraggeber übersehen, die oft explizit die reine XRechnung verlangen
Checkliste: In fünf Schritten zur Formatentscheidung
- Kundenstruktur analysieren: Anteil öffentlicher Auftraggeber, Großkunden und kleinerer B2B-Kunden ermitteln
- Prüfen, ob konkrete Kunden ein bestimmtes Format explizit vorschreiben
- Bestehende Software auf Unterstützung beider Formate sowie auf Empfangsfähigkeit prüfen
- Internen Automatisierungsgrad bewerten: vollautomatischer Versand oder manuelle Prüfung?
- Bei Unsicherheit eine Lösung wählen, die beide Formate parallel unterstützt, statt sich früh festzulegen
Diese fünf Schritte lassen sich in der Regel innerhalb weniger Stunden durchgehen und liefern eine belastbare Grundlage für die Softwareauswahl, ohne dass eine tiefgehende technische Vorbildung notwendig ist.
Kann ich das Format nachträglich wechseln?
Ja, ein späterer Wechsel oder eine parallele Nutzung beider Formate ist jederzeit möglich, da beide auf demselben EN-16931-Datenmodell basieren. In der Praxis bedeutet ein Formatwechsel meist keine grundlegende technische Umstellung, sondern lediglich eine Anpassung der Ausgabeeinstellungen in der bereits genutzten Software. Unternehmen sollten sich deshalb nicht scheuen, zunächst mit einem Format zu starten und bei Bedarf später zu erweitern, statt die Einführung wegen Unsicherheit über die „perfekte“ Wahl unnötig zu verzögern.
Wenn Sie noch keinen einzigen B2G-Kunden haben, aber welche planen
Manche Unternehmen stehen kurz davor, erstmals an öffentliche Auftraggeber zu verkaufen, etwa im Rahmen einer Ausschreibung, haben aber bislang ausschließlich privatwirtschaftliche B2B-Kunden bedient. In diesem Fall lohnt es sich, die XRechnung-Fähigkeit bereits vorsorglich einzuplanen, auch wenn der erste öffentliche Auftrag noch nicht feststeht. Der nachträgliche Umstieg auf ein Format, das die Software bereits unterstützt, ist deutlich schneller umsetzbar als eine komplette Software-Neueinführung unter Zeitdruck während einer laufenden Ausschreibung.
Sonderformate und internationale Kompatibilität
Neben XRechnung und ZUGFeRD existieren weitere EN-16931-konforme Formate, die vor allem im internationalen Kontext relevant sind, etwa das französische Factur-X, das technisch nahezu identisch mit ZUGFeRD ist, oder länderspezifische UBL-Varianten, die häufig über das Peppol E-Rechnung Netzwerk ausgetauscht werden. Für rein national tätige deutsche Unternehmen sind XRechnung und ZUGFeRD in aller Regel ausreichend; wer jedoch grenzüberschreitend handelt, sollte prüfen, welches Format die Geschäftspartner im jeweiligen Land bevorzugt einsetzen.
Fazit
Die Frage „Welches E-Rechnung Format soll ich nutzen?“ lässt sich nicht pauschal beantworten, sondern nur anhand der eigenen Kundenstruktur, bestehenden Software und Zukunftspläne. Verkaufen Sie an Behörden, führt an XRechnung kein Weg vorbei. Bei gemischten oder kleineren B2B-Kunden ist ZUGFeRD oft die praktikablere Wahl. Die sicherste Strategie für die meisten Unternehmen ist eine Software, die beide Formate flexibel unterstützt, sodass die Entscheidung nicht endgültig getroffen werden muss. Nehmen Sie sich die Zeit, die fünf genannten Schritte einmal gründlich durchzugehen – die daraus gewonnene Klarheit erspart spätere, teurere Korrekturen an der Softwarelandschaft Ihres Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich mich zwingend für ein einziges Format entscheiden?
Nein, viele Unternehmen nutzen XRechnung und ZUGFeRD parallel, je nachdem, welches Format der jeweilige Rechnungsempfänger benötigt oder bevorzugt.
Was passiert, wenn meine Software nur eines der Formate unterstützt?
Prüfen Sie, ob ein Software-Update oder ein Zusatzmodul das fehlende Format nachrüsten kann. Andernfalls kann ein Wechsel der Rechnungssoftware notwendig werden, insbesondere wenn Behördenaufträge XRechnung zwingend erfordern.
Ist ZUGFeRD für kleine Unternehmen grundsätzlich die bessere Wahl?
In vielen Fällen ja, da die PDF-Ansicht vertraut bleibt und der Umstellungsaufwand für Mitarbeitende geringer ist. Verkaufen Sie jedoch an Behörden, ist zusätzlich die XRechnung-Fähigkeit erforderlich.
Reicht das ZUGFeRD-Profil „Minimum“ für die E-Rechnung Pflicht aus?
Nein, für die volle gesetzliche Konformität nach §14 UStG wird mindestens das Profil „Basic“ benötigt, da niedrigere Profile nicht alle erforderlichen Datenfelder enthalten.
Wie finde ich heraus, welches Format ein bestimmter Kunde erwartet?
Am zuverlässigsten ist eine direkte Nachfrage beim Kunden oder in dessen Vergabe- beziehungsweise Einkaufsunterlagen, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern, die das Format meist explizit vorschreiben.
Kann ich später von XRechnung auf ZUGFeRD wechseln oder umgekehrt?
Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich, da beide Formate auf demselben Datenmodell EN 16931 basieren und viele Softwarelösungen beide Formate ohnehin parallel anbieten.
Spielt die Unternehmensgröße bei der Formatwahl eine Rolle?
Indirekt ja, da größere Unternehmen häufiger automatisierte ERP-Anbindungen nutzen, die von der kompakten XRechnung profitieren, während kleinere Unternehmen oft die lesbare ZUGFeRD-Variante bevorzugen.
Muss ich mich schon vor dem ersten Behördenauftrag auf XRechnung vorbereiten?
Wenn ein öffentlicher Auftrag absehbar ist, empfiehlt sich die frühzeitige Einrichtung, da eine kurzfristige Softwareumstellung unter Ausschreibungsdruck deutlich aufwendiger ist als eine vorausschauende Planung.
Beeinflusst die Formatwahl beim Versand, welche Formate ich empfangen können muss?
Nein, unabhängig vom gewählten Ausgangsformat müssen Sie seit dem 1.1.2025 grundsätzlich sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können.
