XRechnung beim Bund einreichen: So funktioniert es Schritt für Schritt
Kurz & knapp: Lieferanten des Bundes reichen ihre XRechnung heute über das zentrale Rechnungseingangsportal OZG-RE ein, das seit dem 19. September 2025 das frühere ZRE-Portal vollständig abgelöst hat. Möglich sind der manuelle Web-Upload einer fertigen XML-Datei, die direkte Web-Formular-Eingabe, der E-Mail-Versand sowie die automatisierte Übertragung über das Peppol-Netzwerk. In jedem Fall ist die korrekte Leitweg-ID der empfangenden Bundesstelle im Feld BT-10 zwingend erforderlich, ansonsten wird die Rechnung nicht zugestellt.
Ausgangspunkt: Warum es nicht „die eine“ Einreichung gibt
Anders als bei einer klassischen B2B-Rechnung per E-Mail gibt es beim Bund einen standardisierten, zentralen Weg zur Rechnungseinreichung. Seit die Ausstellungspflicht für Bundeslieferanten am 27. November 2020 in Kraft trat, müssen Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich als XRechnung über ein dediziertes Portal eingereicht werden. Früher liefen diese Einreichungen über das ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal), das jedoch am 19. September 2025 zugunsten des OZG-konformen Nachfolgers OZG-RE eingestellt wurde. Wer heute noch versucht, über das alte ZRE einzureichen, stößt ins Leere – aktuell führt ausschließlich das OZG-RE zum Ziel.
Was ist das OZG-RE genau?
Das OZG-RE (benannt nach dem Onlinezugangsgesetz) ist die zentrale technische Plattform, über die Bundesbehörden ihre eingehenden elektronischen Rechnungen empfangen und verarbeiten. Es handelt sich um ein Verwaltungsportal, das verschiedene Einreichungswege bündelt und die eingehenden Rechnungen automatisch validiert, bevor sie an die zuständige Fachstelle weitergeleitet werden. Für Lieferanten bedeutet das: Statt jede Bundesbehörde einzeln technisch anzubinden, reicht eine Anbindung an das zentrale Portal, das die interne Weiterleitung anhand der Leitweg-ID übernimmt.
Die vier Einreichungswege im Detail
- Web-Upload: Wer seine XRechnung bereits als valide XML-Datei aus der eigenen Buchhaltungssoftware exportiert hat, kann diese direkt über die Web-Oberfläche des OZG-RE hochladen. Dieser Weg eignet sich für Unternehmen, deren Software XRechnung bereits korrekt erzeugt, aber noch keine automatisierte Schnittstelle zum Portal besitzt.
- Web-Formular-Eingabe: Für Kleinunternehmen oder Einzelrechnungen ohne spezialisierte Software bietet das Portal ein Online-Formular, in dem die Rechnungsdaten direkt manuell eingegeben werden. Das System erzeugt daraus automatisch eine gültige XRechnung im Hintergrund.
- E-Mail-Versand: Extern erzeugte XRechnungen können auch per E-Mail an eine dafür vorgesehene Adresse des Portals gesendet werden, sofern sie die technischen Anforderungen des Portals erfüllen.
- Peppol-Übertragung: Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und automatisierten Buchhaltungsprozessen ist die Anbindung über das Peppol-Netzwerk der effizienteste Weg. Hier erfolgt die Übertragung vollautomatisch über einen Peppol-Access-Point ohne manuelles Eingreifen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Web-Upload
- XRechnung in der eigenen Buchhaltungssoftware erstellen und als valide XML-Datei exportieren.
- Datei mit einem Validierungstool (z. B. der KoSIT-Prüfsuite) auf Schemakonformität prüfen.
- Korrekte Leitweg-ID der Bundesbehörde recherchieren und im Feld BT-10 (Buyer Reference) sicherstellen, dass sie enthalten ist.
- Auf dem OZG-RE-Portal ein Benutzerkonto anlegen bzw. sich einloggen.
- Die validierte XML-Datei über die Upload-Funktion hochladen.
- Automatische Eingangsbestätigung des Portals abwarten und archivieren.
- Übertragungsprotokoll als Zustellnachweis für die eigene GoBD-konforme Archivierung sichern.
Die Rolle der Leitweg-ID bei der Einreichung
Ohne eine korrekte Leitweg-ID kann selbst eine technisch einwandfreie XRechnung nicht automatisch der richtigen Bundesstelle zugeordnet werden. Die Leitweg-ID identifiziert die konkrete empfangende Organisationseinheit innerhalb der Bundesverwaltung. Codes, die mit „991“ oder „992“ beginnen, kennzeichnen typischerweise Empfänger, die über das OZG-RE erreichbar sind, während der Präfix „993“ auf eigenständige, abweichende technische Lösungen einzelner Behörden hinweist. Die richtige Leitweg-ID erhalten Lieferanten in der Regel direkt vom Auftraggeber, etwa in der Ausschreibungsunterlage oder auf Nachfrage bei der Vergabestelle.
Praxisbeispiel: Laborbedarf Ostermann KG
Die Laborbedarf Ostermann KG aus Kassel belieferte erstmals ein Bundesinstitut mit medizinischem Verbrauchsmaterial. Da im Unternehmen bislang keine XRechnung-fähige Software im Einsatz war, entschied sich die Buchhaltung für den Weg über die Web-Formular-Eingabe des OZG-RE. Sie forderte zunächst beim Institut die korrekte Leitweg-ID an, gab anschließend Rechnungsdaten, Positionen und die Leitweg-ID direkt im Online-Formular des Portals ein und erhielt umgehend eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer. Da das Bestellvolumen in den Folgemonaten deutlich stieg, stellte Ostermann später auf eine spezialisierte Software mit direkter Web-Upload-Funktion um, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Tabelle: Einreichungswege im Vergleich
| Weg | Geeignet für | Aufwand |
|---|---|---|
| Web-Upload | Unternehmen mit XRechnung-fähiger Software | Gering, einmalig pro Rechnung |
| Web-Formular | Kleinunternehmen ohne spezialisierte Software | Mittel, manuelle Dateneingabe |
| E-Mail-Versand | Unternehmen mit externer Rechnungserstellung | Gering bis mittel |
| Peppol | Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen | Hoch initial, danach vollautomatisiert |
Häufige Fehler bei der Einreichung
- Versuch der Einreichung über das alte ZRE-Portal: Seit September 2025 funktioniert dieser Weg nicht mehr; ausschließlich das OZG-RE ist aktiv.
- Fehlende oder falsche Leitweg-ID: Ohne korrekte Leitweg-ID im Feld BT-10 kann die Rechnung nicht automatisch zugeordnet werden und wird häufig zurückgewiesen.
- Unvalidiertes XML hochladen: Schemafehler führen zur automatischen Ablehnung durch das Portal, was den Zahlungsprozess verzögert.
- Verwechslung von XRechnung mit ZUGFeRD: Für Bundesbehörden ist grundsätzlich reines XRechnung vorgeschrieben, das hybride ZUGFeRD-Format ist hier in der Regel nicht das empfohlene Format.
- Fehlende Archivierung der Eingangsbestätigung: Das Zustellprotokoll des Portals ist ein wichtiger Nachweis und sollte GoBD-konform aufbewahrt werden.
Peppol als Alternative zur direkten Portal-Nutzung
Für Unternehmen, die bereits an das Peppol-Netzwerk angebunden sind, etwa weil sie auch andere europäische öffentliche Auftraggeber beliefern, bietet sich die Übertragung über einen Peppol-Access-Point an. Die Rechnung wird dabei automatisch vom eigenen ERP-System über den Access Point an den Empfänger im Vier-Corner-Modell übertragen, ohne dass ein manueller Portal-Login nötig ist. Auch hier bleibt die korrekte Leitweg-ID unverzichtbar, da sie auf der Transportebene mit dem Präfix „0204:“ versehen wird, um die Zustellung zu steuern.
Was tun bei technischen Problemen mit dem Portal?
Kommt es zu Zurückweisungen oder technischen Fehlern beim Upload, lohnt sich zunächst ein erneuter Blick auf die Schemavalidierung der XML-Datei. Bleibt das Problem bestehen, bietet das Portal in der Regel eine Kontakt- oder Support-Funktion für technische Rückfragen. Bei zeitkritischen Rechnungen empfiehlt es sich, frühzeitig – nicht erst kurz vor einer Zahlungsfrist – mit der Einreichung zu beginnen, um ausreichend Puffer für die Fehlerbehebung zu haben.
Registrierung und Vorbereitung vor der ersten Einreichung
Vor der allerersten Einreichung sollten Lieferanten des Bundes einige organisatorische Schritte einplanen, die im hektischen Tagesgeschäft leicht übersehen werden. Dazu zählt die frühzeitige Anlage eines Benutzerkontos im OZG-RE, idealerweise schon während der Vertragsverhandlungen mit der Behörde und nicht erst kurz vor Fälligkeit der ersten Rechnung. Ebenso empfiehlt es sich, intern zu klären, welche Person oder Abteilung für die Pflege der Zugangsdaten und die technische Einreichung verantwortlich ist, insbesondere in kleineren Unternehmen, in denen diese Aufgabe oft nebenbei von der allgemeinen Buchhaltung übernommen wird. Wer die Anmeldung erst unter Zeitdruck kurz vor einem Zahlungstermin vornimmt, riskiert unnötige Verzögerungen durch Wartezeiten bei der Kontoverifizierung.
Unterschiede zur Einreichung bei Landes- und Kommunalbehörden
Wichtig zu wissen: Das OZG-RE ist ausschließlich für Rechnungen an Bundesbehörden zuständig. Landesbehörden und Kommunen betreiben häufig eigene, davon unabhängige Portale oder nutzen abweichende technische Lösungen, die eigenen Landesgesetzen folgen. Ein Lieferant, der sowohl ein Bundesministerium als auch eine Landesbehörde beliefert, muss deshalb unter Umständen zwei völlig unterschiedliche Einreichungswege parallel bedienen. Vor jeder erstmaligen Rechnungsstellung an eine neue öffentliche Stelle lohnt sich daher die gezielte Nachfrage, welches Portal und welcher Übertragungsweg für die jeweilige Ebene zuständig ist.
Umgang mit Rückweisungen und Statusverfolgung
Das OZG-RE bietet in der Regel eine Statusübersicht, über die Lieferanten den Bearbeitungsstand ihrer eingereichten Rechnungen nachvollziehen können – von der technischen Eingangsbestätigung über die Validierung bis zur Weiterleitung an die Fachstelle. Wird eine Rechnung aufgrund eines Schema- oder Validierungsfehlers zurückgewiesen, zeigt das Portal in der Regel eine konkrete Fehlermeldung an, die Rückschlüsse auf die Ursache zulässt, etwa eine fehlende Pflichtangabe oder eine falsche Leitweg-ID. Diese Fehlermeldungen sollten systematisch ausgewertet werden, insbesondere wenn ein Unternehmen regelmäßig Rechnungen an denselben Bundesauftraggeber stellt, um wiederkehrende Fehlerquellen dauerhaft zu beheben.
Zusammenspiel mit dem eigenen ERP- oder Buchhaltungssystem
Für Unternehmen mit einem etablierten ERP-System lohnt sich die Prüfung, ob eine direkte Schnittstelle zum OZG-RE oder zu einem Peppol-Access-Point bereits vorhanden oder nachrüstbar ist. Viele gängige Buchhaltungslösungen bieten inzwischen Module oder Erweiterungen an, die den manuellen Export-und-Upload-Schritt vollständig automatisieren und die Rechnung direkt aus dem System heraus versenden. Für Unternehmen mit nur gelegentlichen Aufträgen von Bundesbehörden ist eine solche tiefe Integration wirtschaftlich meist nicht sinnvoll; hier reicht der manuelle Web-Upload oder die Formular-Eingabe in der Regel vollkommen aus.
Aufbewahrung des Einreichungsnachweises
Nach erfolgreicher Einreichung sollte die technische Eingangsbestätigung des OZG-RE nicht nur kurzfristig zur Kenntnis genommen, sondern gemeinsam mit der eigentlichen XRechnung GoBD-konform archiviert werden. Diese Bestätigung dient als wichtiger Nachweis für den tatsächlichen Zeitpunkt der Zustellung, etwa bei Rückfragen zur Fälligkeit oder im Falle eines späteren Streits über eine angeblich nicht erhaltene Rechnung. Eine strukturierte Ablage, die Rechnung und Zustellnachweis eindeutig miteinander verknüpft, erleichtert zudem die spätere Nachvollziehbarkeit bei einer Betriebsprüfung erheblich.
Fazit
Die Einreichung einer XRechnung beim Bund läuft heute zentral über das OZG-RE-Portal, das mehrere Wege – Web-Upload, Formular, E-Mail und Peppol – für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Automatisierungsgrade bereitstellt. Entscheidend für eine reibungslose Zustellung sind eine schemakonforme XML-Datei und die korrekte Leitweg-ID der empfangenden Stelle. Wer diese beiden Punkte beachtet und den passenden Einreichungsweg für die eigene Unternehmensgröße wählt, vermeidet Verzögerungen bei der Zahlung.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich noch über das ZRE einreichen?
Nein, das ZRE wurde am 19. September 2025 abgeschaltet und vollständig durch das OZG-RE ersetzt. Alle Einreichungen laufen seitdem ausschließlich über das neue Portal.
Brauche ich für jede Bundesbehörde ein neues Benutzerkonto?
Nein, das OZG-RE ist eine zentrale Plattform. Ein einziges Benutzerkonto genügt, die Zuordnung zur richtigen Behörde erfolgt über die Leitweg-ID.
Ist ZUGFeRD auch für Rechnungen an den Bund zulässig?
Grundsätzlich ist der Standard XRechnung vorgeschrieben; ZUGFeRD wird für B2G-Rechnungen an den Bund in der Regel nicht empfohlen und teils nicht akzeptiert.
Wo bekomme ich die Leitweg-ID der Behörde?
In der Regel direkt vom Auftraggeber, etwa in der Bestellung, im Vertrag oder auf Anfrage bei der zuständigen Vergabestelle.
Welcher Einreichungsweg lohnt sich für kleine Unternehmen?
Für gelegentliche Einzelrechnungen ist die Web-Formular-Eingabe meist am einfachsten, da keine spezialisierte Software nötig ist.
Was passiert bei einer fehlerhaften Leitweg-ID?
Die Rechnung kann nicht automatisch zugeordnet werden und wird in der Regel zurückgewiesen oder verzögert bearbeitet, bis die korrekte ID nachgereicht wird.
Ist die Einreichung über das OZG-RE kostenpflichtig?
Die Nutzung des Portals selbst ist für Lieferanten in der Regel kostenfrei; Kosten können lediglich für eine eigene Softwareanbindung oder Peppol-Access-Point-Nutzung entstehen.
