ZUGFeRD Rechnung erstellen: Software, Profile, Praxis

Kurz & knapp: Eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen bedeutet, ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem, strukturiertem XML-Datensatz zu erzeugen – technisch etwas anderes als die reine XML-Erstellung bei XRechnung. Dafür braucht es Software, die diese Einbettung beherrscht, und die Wahl eines Profils, das mindestens dem Comfort-Standard entspricht, um die gesetzliche Pflicht nach §14 UStG zu erfüllen.

Was ZUGFeRD technisch von reinem XML unterscheidet

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht im Format PDF/A-3 mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz, der direkt in dieselbe Datei eingebettet wird. Das unterscheidet ZUGFeRD grundlegend von XRechnung, das ausschließlich aus reinem XML ohne visuelle Darstellung besteht – Details dazu liefert der Artikel XRechnung erstellen online. Diese Doppelstruktur bei ZUGFeRD erfordert eine andere technische Herangehensweise: Ein gewöhnliches PDF-Erstellungsprogramm kann keine ZUGFeRD-Datei erzeugen, weil es keinen XML-Datensatz in die PDF/A-3-Containerstruktur einbetten kann. Genau diese Fähigkeit – valide XML-Einbettung in ein PDF/A-3-Dokument – ist das entscheidende technische Kriterium bei der Softwareauswahl.

Softwarekategorien, die ZUGFeRD erzeugen können

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung kommen grundsätzlich zwei Softwarekategorien infrage:

Wichtig: Nicht jede Software, die „PDF-Export“ anbietet, beherrscht automatisch auch ZUGFeRD. Prüfen Sie vor dem Kauf oder der Nutzung explizit, ob der Hersteller ZUGFeRD als Format nennt – idealerweise mit Angabe der unterstützten Profile. Ein allgemeiner Überblick über kostenlose Erstellungswege für alle Formate findet sich im Beitrag E-Rechnung kostenlos erstellen.

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad der eingebetteten Daten. Nicht jedes Profil erfüllt die gesetzliche E-Rechnungspflicht – das ist einer der am häufigsten missverstandenen Punkte bei der praktischen Umsetzung:

Diese Unterscheidung ist geschäftskritisch: Wer aus Gewohnheit oder mangels Prüfung das Basic-Profil nutzt, weil es „auch eine XML-Datei enthält“, erfüllt die gesetzliche E-Rechnungspflicht formal nicht. Achten Sie bei jeder Software aktiv darauf, dass mindestens Comfort als Standardprofil eingestellt ist.

Schritt für Schritt: ZUGFeRD-Rechnung erstellen

1. Software mit ZUGFeRD-Fähigkeit auswählen: Prüfen Sie explizit die Unterstützung des Comfort-, Extended- oder XRechnung-Profils.
2. Pflichtdaten erfassen: Name und Anschrift beider Parteien, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Steuersatz und -betrag.
3. Profil bewusst wählen: Comfort für die meisten B2B-Fälle, Extended bei komplexeren Branchenanforderungen, XRechnung-Profil bei gemischten Anwendungsfällen mit Behördenkontakt.
4. PDF/A-3-Struktur generieren lassen: Die Software bettet den XML-Datensatz automatisch in die Containerstruktur ein.
5. Visuelle Ansicht kontrollieren: Da ZUGFeRD lesbar bleibt, prüfen Sie die PDF-Ansicht auf Vollständigkeit und Layoutfehler.
6. Validieren: Ein Prüftool sollte bestätigen, dass sowohl die PDF/A-3-Struktur als auch der eingebettete XML-Datensatz dem Schema entsprechen.
7. Versenden und archivieren: Die vollständige Datei – nicht nur ein Ausdruck – geht an den Empfänger und wird GoBD-konform abgelegt.

Worauf bei der Softwareauswahl konkret zu achten ist

Da der Markt eine Vielzahl von Tools mit dem Etikett „ZUGFeRD-fähig“ bietet, lohnt sich ein genauerer Blick auf die tatsächliche Umsetzung. Folgende Punkte sollten Sie vor einer Kaufentscheidung oder der Nutzung eines kostenlosen Tools klären:

• Standardprofil erkennbar und änderbar: Manche Anbieter stellen aus Performancegründen standardmäßig ein niedrigeres Profil ein, ohne dies deutlich zu kommunizieren. Prüfen Sie in den Einstellungen aktiv, welches Profil tatsächlich erzeugt wird.
• Aktualität der Schemaversion: Die ZUGFeRD-Spezifikation wird regelmäßig weiterentwickelt. Software, die seit Jahren nicht aktualisiert wurde, erzeugt möglicherweise Dateien nach einer veralteten Version, die von modernen Prüfsystemen abgelehnt werden.
• Automatische PDF/A-3-Konformität: Die visuelle PDF-Komponente muss selbst den strengen PDF/A-3-Vorgaben für Langzeitarchivierung genügen, nicht nur „wie ein PDF aussehen“.
• Testmöglichkeit vor dem Kauf: Seriöse Anbieter erlauben es, eine Testrechnung zu erzeugen und mit einem unabhängigen Prüftool zu validieren, bevor eine Kaufentscheidung fällt.

Ein Blick in unabhängige Testberichte oder Foren von Steuerberatern kann zusätzlich helfen, verlässliche von unzuverlässigen Anbietern zu unterscheiden, da Marketingaussagen zum Funktionsumfang nicht immer der technischen Realität entsprechen.

Warum die Profilwahl über den Vorsteuerabzug entscheiden kann

Die Wahl eines unzureichenden Profils ist keine rein technische Petitesse. Erhält ein Geschäftspartner eine ZUGFeRD-Rechnung im Basic- oder Minimum-Profil, obwohl die Ausstellungspflicht bereits greift, fehlt der vollständige EN-16931-Datensatz. Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt eine solche Rechnung als formal nicht ordnungsgemäß einstufen, was im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet. Dieses Risiko lässt sich mit minimalem Aufwand vermeiden, indem bereits bei der Softwareeinrichtung konsequent das Comfort-Profil oder ein höherwertiges Profil als Standard festgelegt wird.

Praxisbeispiel: Werbeagentur Lindqvist wechselt zu Comfort-Profil

Die Werbeagentur Lindqvist aus Hamburg nutzte bislang eine Rechnungssoftware, die ZUGFeRD standardmäßig im Basic-Profil erzeugte, da dieses Profil eine kompaktere Datei ergibt. Bei einer Prüfung im Zuge der Umstellung auf die verpflichtende E-Rechnung stellt die Buchhaltung fest, dass Basic nicht ausreicht. Nach Rücksprache mit dem Softwareanbieter wird die Standardeinstellung auf Comfort umgestellt, wodurch künftig alle Positionsdetails, Steuersätze und Leistungsbeschreibungen vollständig im XML-Teil enthalten sind. Der Kunde Meierhoff Bau GmbH, der die Rechnungen automatisiert verarbeitet, kann sie ab diesem Zeitpunkt ohne manuelle Nachbearbeitung einlesen.

Checkliste: Ist meine ZUGFeRD-Software geeignet?

• Unterstützt die Software explizit das Comfort-, Extended- oder XRechnung-Profil?
• Lässt sich das Profil manuell einstellen oder ist es fest auf ein niedrigeres Profil wie Basic voreingestellt?
• Wird die erzeugte Datei gegen das PDF/A-3-Schema und den EN-16931-Datensatz validiert?
• Bleibt die visuelle PDF-Ansicht bei allen Positionen korrekt lesbar?
• Wird bei jeder Rechnung automatisch geprüft, ob alle Pflichtfelder aus §14 UStG vorhanden sind?

Häufige Fehler bei der ZUGFeRD-Erstellung

• Falsches Profil im Einsatz: Basic oder Minimum werden fälschlich für ausreichend gehalten.
• Nur die PDF-Ansicht wird geprüft: Der eingebettete XML-Teil wird nicht kontrolliert, obwohl er rechtlich entscheidend ist.
• Manuelle PDF-Bearbeitung nach der Erstellung: Wird die fertige ZUGFeRD-Datei nachträglich mit einem gewöhnlichen PDF-Editor verändert, kann die eingebettete XML-Struktur beschädigt oder entfernt werden.
• Kompression durch E-Mail-Programme: Manche Mailclients komprimieren Anhänge automatisch, was in seltenen Fällen die PDF/A-3-Struktur beeinträchtigen kann.

Abgrenzung zur reinen XML-Erstellung

Wer ausschließlich mit Behörden kommuniziert, die reines XML ohne visuelle Ansicht verlangen, benötigt unter Umständen gar kein ZUGFeRD, sondern direkt XRechnung. ZUGFeRD spielt seine Stärke dort aus, wo Rechnungen sowohl automatisiert verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden sollen – etwa bei kleineren B2B-Geschäftspartnern ohne automatisierte Rechnungseingangssysteme. Diese Entscheidung sollte vor der Softwareauswahl getroffen werden, da nicht jedes Tool beide Formate gleichermaßen gut unterstützt.

Rechtlicher Rahmen

Nach §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes gilt eine E-Rechnung als solche, wenn sie in einem strukturierten Format nach EN 16931 oder einem kompatiblen Format vorliegt. ZUGFeRD in den Profilen Comfort, Extended oder XRechnung-Profil erfüllt diese Vorgabe, da der eingebettete XML-Datensatz vollständig EN-16931-konform ist. Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 1.1.2027 greift die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1.1.2028 gilt sie universell.

GoBD-Archivierung bei ZUGFeRD

Auch bei ZUGFeRD gilt die achtjährige Aufbewahrungsfrist nach GoBD. Entscheidend ist, dass die komplette Datei – PDF/A-3 samt eingebettetem XML – unverändert archiviert wird, nicht nur ein Ausdruck der visuellen Ansicht. Wird die Datei nachträglich mit unpassender Software geöffnet und erneut gespeichert, kann der eingebettete Datensatz verloren gehen. Details zur revisionssicheren Ablage liefert der Beitrag zur GoBD-Archivierung.

ZUGFeRD in wiederkehrenden Geschäftsprozessen

Besonders bei Dauerschuldverhältnissen wie Wartungsverträgen, Mietabrechnungen oder Abonnements zeigt sich der praktische Vorteil einer sauber eingerichteten ZUGFeRD-Software: Einmal korrekt konfiguriert, erzeugt sie bei jeder wiederkehrenden Abrechnung automatisch eine pflichtkonforme Datei im Comfort-Profil, ohne dass die Profilwahl bei jeder einzelnen Rechnung erneut geprüft werden muss. Das reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler, die bei manueller Einzelerstellung leicht entstehen. Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen sollten daher gezielt in Software investieren, die Profileinstellungen zentral und für alle Rechnungsarten einheitlich verwaltet.

Fazit

ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen erfordert Software, die XML-Daten technisch korrekt in eine PDF/A-3-Struktur einbettet – eine Fähigkeit, die nicht jedes PDF-Tool mitbringt. Ebenso entscheidend ist die bewusste Wahl des Profils: Nur Comfort, Extended oder das XRechnung-Profil erfüllen die gesetzliche Pflicht vollständig. Wer beide Punkte beachtet, erhält eine Rechnung, die sowohl automatisiert verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung mit einem normalen PDF-Programm erstellen?

Nein. Ein gewöhnliches PDF-Programm kann keinen XML-Datensatz in die PDF/A-3-Struktur einbetten. Dafür ist spezialisierte Software oder ein dedizierter ZUGFeRD-Generator nötig.

Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich standardmäßig verwenden?

Für die meisten B2B-Fälle reicht das Comfort-Profil aus, da es den vollständigen EN-16931-Datensatz enthält. Extended lohnt sich bei branchenspezifischen Zusatzanforderungen.

Ist Basic-Profil wirklich nicht ausreichend für die Pflicht?

Richtig, Basic und Minimum enthalten nicht den vollständigen EN-16931-Datensatz und erfüllen die gesetzliche E-Rechnungspflicht nach §14 UStG formal nicht.

Kann ich ZUGFeRD-Dateien nachträglich mit Acrobat bearbeiten?

Davon ist abzuraten. Eine nachträgliche Bearbeitung mit einem gewöhnlichen PDF-Editor kann den eingebetteten XML-Datensatz beschädigen oder vollständig entfernen.

Erkennt der Empfänger automatisch, welches Profil verwendet wurde?

Ja, professionelle Rechnungseingangssysteme lesen das Profil aus dem eingebetteten XML aus und können niedrige Profile automatisch als nicht ausreichend zurückweisen.

Ist ZUGFeRD oder XRechnung die bessere Wahl für mein Unternehmen?

Das hängt vom Empfänger ab: Behörden verlangen meist reines XRechnung-Format, während ZUGFeRD im B2B-Bereich durch die lesbare PDF-Ansicht praktische Vorteile bietet.

Muss ich für jeden Kunden ein anderes Profil wählen?

Nicht zwingend, aber sinnvoll: Für B2G-Kunden kann das XRechnung-Profil passender sein, für normale B2B-Kunden reicht Comfort meist aus.

Woran erkenne ich beim Empfang, welches Profil eine ZUGFeRD-Rechnung tatsächlich hat?

Das Profil ist im eingebetteten XML-Datensatz hinterlegt und lässt sich mit einem Prüftool auslesen. Optisch sieht eine Rechnung im Basic-Profil einer Comfort-Rechnung oft täuschend ähnlich, weshalb eine rein visuelle Prüfung nicht ausreicht.

Lohnt sich Extended gegenüber Comfort für kleine Unternehmen?

In den meisten Fällen nicht. Extended bringt zusätzliche branchenspezifische Felder mit, die für Standardgeschäfte selten benötigt werden. Comfort deckt die gesetzlichen Anforderungen bereits vollständig ab.