E-Rechnungspflicht: Ab wann gilt sie wirklich? Alle Fristen im Überblick

Die drei Stufen der E-Rechnungspflicht im Überblick

Stufe 1: Die Empfangspflicht seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt auch für Kleinstunternehmen und Kleinunternehmer nach §19 UStG. In den meisten Fällen genügt dafür bereits ein normales geschäftliches E-Mail-Postfach, da keine aktive technische Infrastruktur zwingend vorausgesetzt wird – wohl aber die Fähigkeit, die empfangene Datei zu öffnen, zu prüfen und GoBD-konform zu archivieren. Ausführliche Details liefert der Artikel Empfangspflicht ab 2025.

Stufe 2: Ausstellungspflicht ab 2027 für größere Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr selbst E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen. Maßgeblich ist dabei der Umsatz des Vorjahres – ein Unternehmen, das 2026 diese Schwelle überschreitet, ist somit ab 2027 verpflichtet. Wie genau diese Umsatzgrenze berechnet wird, erklärt der Artikel Ausstellungspflicht ab 800.000 Euro Umsatz.

Stufe 3: Ausstellungspflicht ab 2028 für alle

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Umsatzgrenze vollständig: Dann müssen ausnahmslos alle Unternehmen, die inländische B2B-Umsätze abrechnen, E-Rechnungen ausstellen – unabhängig von Größe, Rechtsform oder Branche. Details zu dieser finalen Stufe liefert der Artikel E-Rechnungspflicht ab 2028 für alle Unternehmen.

Sonderfall: Kleinunternehmer nach §19 UStG

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen, sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen und dürfen weiterhin auf Papier- oder PDF-Rechnungen zurückgreifen. Die Empfangspflicht gilt für sie jedoch trotzdem uneingeschränkt seit 2025. Mehr dazu im Artikel E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Checkliste: Ab wann bin ich persönlich betroffen?

• Ich empfange Rechnungen von anderen Unternehmen: Ich muss seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können.
• Mein Vorjahresumsatz liegt über 800.000 Euro: Ich muss ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen.
• Mein Vorjahresumsatz liegt unter 800.000 Euro: Ich muss spätestens ab 2028 selbst E-Rechnungen ausstellen.
• Ich bin Kleinunternehmer nach §19 UStG: Die Ausstellungspflicht entfällt für mich dauerhaft, die Empfangspflicht gilt trotzdem.

Kann ich freiwillig früher umstellen?

Ja, ausdrücklich. Es spricht nichts dagegen, bereits vor dem eigenen verpflichtenden Stichtag freiwillig auf E-Rechnungen umzustellen – viele Unternehmen tun dies bewusst frühzeitig, um Prozesse rechtzeitig zu testen und spätere Umstellungsstress zu vermeiden.

Warum gerade diese drei Stichtage gewählt wurden

Der Gesetzgeber orientierte sich bei der Staffelung an zwei Überlegungen: technischer Machbarkeit und wirtschaftlicher Verhältnismäßigkeit. Eine sofortige Pflicht für alle Unternehmen zum 1. Januar 2025 galt als praktisch nicht umsetzbar, insbesondere für kleine Betriebe ohne eigene IT-Abteilung. Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro orientiert sich an bereits bestehenden Schwellenwerten im Steuerrecht und nimmt zunächst Unternehmen in die Pflicht, denen eine schnellere Umstellung eher zugetraut wird. Der finale Stichtag 2028 markiert schließlich das Ende der Übergangszeit für alle übrigen Unternehmen.

Wie sich Unternehmen realistisch auf jede Phase vorbereiten

Häufige Irrtümer rund um die Fristen

• „Die Frist gilt erst, wenn ich sie überschreite.“ Falsch – maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, nicht ein späterer Zeitpunkt der Kontrolle.
• „Ich kann warten, bis mein Kunde eine E-Rechnung verlangt.“ Riskant – ab dem eigenen Stichtag besteht die Pflicht unabhängig davon, ob der Kunde aktiv danach fragt.
• „Die Fristen gelten nur für große Konzerne.“ Falsch – spätestens 2028 sind ausnahmslos alle Unternehmen betroffen.

Zusammenfassende Tabelle: Wer muss was bis wann tun

Regionale und branchenspezifische Besonderheiten

Die Fristen selbst gelten bundeseinheitlich ohne regionale Unterschiede zwischen den Bundesländern. Innerhalb einzelner Branchen können sich jedoch praktische Unterschiede ergeben, etwa wenn eine Branche traditionell besonders viele Kleinbetragsrechnungen ausstellt (z. B. Einzelhandel) oder besonders häufig mit steuerbefreiten Leistungen arbeitet (z. B. Teile des Gesundheitswesens). In solchen Fällen lohnt sich neben dem allgemeinen Zeitplan zusätzlich ein Blick auf die branchenspezifischen Ausnahmen im Artikel Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.

Was der Zeitplan für die kommenden Jahre praktisch bedeutet

Zusammengefasst lässt sich der gesamte Übergangszeitraum bis 2028 als eine Phase des schrittweisen, kontrollierten Übergangs verstehen: Zunächst wird die Empfangsseite flächendeckend abgesichert, danach folgen größere Unternehmen mit mehr Ressourcen, und zuletzt alle übrigen Unternehmen. Diese Logik hilft dabei, den eigenen Vorbereitungsaufwand realistisch einzuschätzen, statt sich von der Gesamtkomplexität des Themas überfordern zu lassen.

Fazit: Drei Daten, die sich jedes Unternehmen merken sollte

Wer sich nur drei Zahlen merken möchte: 2025 für den Empfang, 2027 für große Unternehmen bei der Ausstellung, 2028 für alle übrigen. Mit diesen drei Eckpunkten lässt sich die eigene Betroffenheit in den allermeisten Fällen bereits zuverlässig einordnen.

Wie sich die Fristen auf laufende Verträge auswirken

Für Unternehmen mit langfristigen Rahmenverträgen stellt sich häufig die Frage, ob bereits bestehende Vereinbarungen zur Rechnungsstellung angepasst werden müssen. Grundsätzlich gilt: Die gesetzlichen Fristen der E-Rechnungspflicht wirken unabhängig vom Abschlussdatum eines Vertrags – sobald der persönliche Stichtag erreicht ist, muss auch im Rahmen bereits bestehender Verträge auf das strukturierte Format umgestellt werden, sofern der Vertrag keine ausdrücklich abweichende, rechtlich zulässige Regelung enthält. Es empfiehlt sich, bestehende Rahmenverträge rechtzeitig vor dem eigenen Stichtag daraufhin zu prüfen, ob Anpassungen sinnvoll sind.

Wie internationale Konzerne mit deutschen Tochtergesellschaften den Zeitplan handhaben

Internationale Konzerne mit deutschen Tochtergesellschaften stehen vor der besonderen Herausforderung, den deutschen Zeitplan mit global einheitlichen Konzernrichtlinien in Einklang zu bringen. Viele große Konzerne entscheiden sich in solchen Fällen dafür, die strengste geltende Frist konzernweit als internen Standard zu übernehmen, um unterschiedliche Prozesse in verschiedenen Ländern zu vermeiden – auch wenn das für einzelne Tochtergesellschaften bedeutet, früher umzustellen, als es die deutsche Frist allein verlangen würde.

Praxisbeispiel: Der Zeitplan eines wachsenden Unternehmens Schritt für Schritt

Um die drei Stufen an einem durchgängigen Fall zu veranschaulichen, folgt hier das Beispiel der fiktiven „Schreinerei Hartholz GmbH“, einem mittelständischen Handwerksbetrieb mit wachsendem Kundenstamm:

Interessant an diesem Beispiel: Die Schreinerei wäre wegen ihres Umsatzes 2026 zunächst nicht von der Stufe 2027 betroffen gewesen. Da spätestens ab 2028 aber ohnehin alle Unternehmen zur Ausstellung verpflichtet sind, spielt der erst 2027 erzielte höhere Umsatz für die eigentliche Verpflichtung letztlich keine Rolle mehr – die Geschäftsführung hätte sich diese Unsicherheit durch eine frühzeitige freiwillige Umstellung bereits vorab ersparen können. Genau dieses Muster – Unsicherheit knapp unterhalb der Schwelle, gefolgt von der ohnehin greifenden allgemeinen Pflicht – beobachten Steuerberater in der Praxis bei vielen wachsenden mittelständischen Betrieben.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich den Umsatzschwellenwert nur knapp überschreite?

Maßgeblich ist der tatsächliche Gesamtumsatz des Vorjahres. Wird die Grenze von 800.000 Euro überschritten, greift die Ausstellungspflicht ab dem folgenden 1. Januar, unabhängig davon, wie deutlich die Grenze überschritten wurde.

Gilt die Frist 2027 auch für Freiberufler?

Ja, die Umsatzgrenze gilt unabhängig von der Rechtsform – auch für Freiberufler, sofern sie nicht die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Muss ich bis 2028 warten, wenn ich unter 800.000 Euro Umsatz liege?

Sie dürfen warten, müssen aber nicht. Eine frühere freiwillige Umstellung ist jederzeit möglich und aus praktischer Sicht oft empfehlenswert.

Ändert sich an den Fristen noch etwas?

Die Kernfristen sind gesetzlich in §27 UStG verankert. Detailfragen können durch ergänzende Verwaltungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen weiter konkretisiert werden.

Sollte ich mit der Umstellung so lange wie möglich warten?

Davon ist eher abzuraten. Eine frühzeitige Umstellung vermeidet Zeitdruck und mögliche Softwareengpässe kurz vor dem jeweiligen Stichtag.

Wie finde ich meinen persönlichen Stichtag heraus?

Prüfen Sie zunächst, ob Sie Kleinunternehmer sind, und ermitteln Sie andernfalls Ihren Vorjahresumsatz – anhand der 800.000-Euro-Grenze lässt sich der maßgebliche Stichtag direkt ablesen.

Welche drei Daten sollte ich mir unbedingt merken?

2025 für die Empfangspflicht, 2027 für die Ausstellungspflicht großer Unternehmen und 2028 für die Ausstellungspflicht aller übrigen Unternehmen.

Ist mit weiteren Zwischenstufen zwischen 2025 und 2028 zu rechnen?

Nach aktuellem Stand sind keine weiteren gesetzlichen Zwischenstufen vorgesehen; der Ablauf gliedert sich in die drei genannten Kernphasen.

Was, wenn mein Umsatz zwischen 2026 und 2027 stark schwankt, wie im Beispiel der Schreinerei?

Maßgeblich ist jeweils nur der abgeschlossene Vorjahresumsatz zum Stichtag 31. Dezember. Schwankungen in früheren Jahren spielen für die Berechnung keine Rolle, solange die Grenze von 800.000 Euro im entscheidenden Vorjahr über- oder unterschritten wird.

Lohnt sich eine frühzeitige Umstellung, auch wenn der Umsatz knapp unter der Grenze liegt?

Ja, gerade Unternehmen nahe der 800.000-Euro-Schwelle profitieren davon, da sie so unabhängig vom tatsächlichen Umsatzverlauf der Folgejahre bereits vorbereitet sind und keine kurzfristige Umstellung unter Zeitdruck riskieren.