FastBill und E-Rechnung: Bewertung der Funktionen und Praxistauglichkeit

Kurz & knapp: FastBill ist eine deutsche Cloud-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die sich vor allem an Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen richtet. Der Anbieter kommuniziert nach eigenen Angaben aktiv eine E-Rechnungsfunktion mit Unterstützung für ZUGFeRD und die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Dieser Artikel ordnet ein, was FastBill in diesem Bereich bietet, für wen es sich eignet und worauf du bei der eigenen Prüfung achten solltest – ohne einen erfundenen „Test“ vorzutäuschen, den wir nicht durchgeführt haben.

Was ist FastBill?

FastBill ist ein deutscher Anbieter für Online-Buchhaltung und Rechnungsstellung, der sich seit Jahren am Markt für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler positioniert. Die Software deckt typischerweise Rechnungsstellung, Angebotserstellung, Ausgabenverwaltung und einfache Buchhaltungsfunktionen ab und richtet sich an Nutzer, die eine unkomplizierte, cloudbasierte Lösung ohne eigene IT-Infrastruktur suchen.

Was der Anbieter zur E-Rechnung kommuniziert

Laut den öffentlich zugänglichen Angaben des Anbieters positioniert sich FastBill explizit als „rechtssichere“ Lösung für die E-Rechnungspflicht und nennt in eigenen Beiträgen sowohl ZUGFeRD als auch die grundlegenden gesetzlichen Zusammenhänge der Umstellung. Für die konkrete, tagesaktuelle Ausgestaltung der Funktion (etwa unterstützte ZUGFeRD-Profile oder XRechnung-Export) empfiehlt es sich, die aktuelle Produktdokumentation direkt beim Anbieter zu prüfen, da sich Funktionsumfänge bei Software-as-a-Service-Produkten regelmäßig weiterentwickeln.

Für wen FastBill grundsätzlich gedacht ist

FastBill positioniert sich in erster Linie für Freiberufler, Kleinunternehmer und wachsende kleine Unternehmen, die eine All-in-one-Lösung aus Rechnungsstellung, Ausgabenerfassung und einfacher Buchhaltung suchen, ohne für jeden Bereich ein separates Tool zu betreiben. Für sehr große, komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Kostenstellen oder tiefgreifender ERP-Integration ist die Zielgruppe eher am unteren bis mittleren Ende des Marktes zu verorten.

Praxisbeispiel: Eine Freiberuflerin evaluiert FastBill

Die Texterin Sabine Ohlrogge aus Hannover stand Anfang 2026 vor der Entscheidung, wie sie ihre wachsende Zahl an B2B-Kunden künftig konform mit E-Rechnungen bedienen kann. Sie testete FastBill im Rahmen eines kostenlosen Testzeitraums, prüfte gezielt, ob eine erzeugte Testrechnung erfolgreich gegen einen unabhängigen XRechnung-Validator bestand, und sprach zusätzlich mit ihrem Steuerberater über die DATEV-Exportfunktion, bevor sie sich für einen dauerhaften Vertrag entschied. Dieses Vorgehen – eigene Testrechnung plus Validierung plus Rücksprache mit dem Steuerberater – lässt sich auf jede Softwareentscheidung in diesem Bereich übertragen.

Worauf du bei der eigenen Prüfung achten solltest

• Aktuelle Formatunterstützung verifizieren: Frage konkret nach, ob sowohl ZUGFeRD (mindestens Profil Comfort) als auch XRechnung unterstützt werden.
• Testrechnung validieren: Erzeuge während der Testphase eine Beispielrechnung und prüfe sie mit einem offiziellen Validierungstool.
• Preisstruktur verstehen: Kläre, ob E-Rechnungsfunktionen im Basistarif enthalten sind oder ein höheres Preispaket erfordern.
• Steuerberater einbeziehen: Prüfe insbesondere den DATEV-Export, falls deine Buchhaltung darüber läuft.
• Support testen: Stelle vor Vertragsabschluss eine konkrete Supportanfrage, um Reaktionszeit und Kompetenz einzuschätzen.

Wie sich FastBill von reinen Buchhaltungssystemen unterscheidet

Anders als etwa DATEV, das primär als Schnittstellen- und Datenaustauschsystem zwischen Unternehmen und Steuerberater fungiert, positioniert sich FastBill als eigenständiges Frontend für die tägliche Rechnungsstellung. Das bedeutet in der Praxis: Die eigentliche E-Rechnung wird direkt in FastBill erzeugt, während der Datenaustausch mit dem Steuerberater in der Regel über einen separaten Export erfolgt. Wer bereits eng mit einem DATEV-nutzenden Steuerberater zusammenarbeitet, sollte vorab klären, wie reibungslos diese Schnittstelle in der Praxis funktioniert.

Wie du eine seriöse Entscheidung triffst, ohne dich auf fremde „Tests“ zu verlassen

Im Netz kursieren zahlreiche Vergleichsseiten, die FastBill und andere Anbieter mit Sternebewertungen, Ranglisten oder vermeintlichen Testergebnissen versehen. Viele dieser Seiten arbeiten mit Affiliate-Provisionen, was die Objektivität solcher Bewertungen einschränken kann, ohne dass dies für Leser immer klar erkennbar ist. Verlasse dich deshalb nicht allein auf fremde Ranglisten, sondern führe eine eigene, kurze Evaluation durch: eine Testrechnung erstellen, sie validieren, den Support kontaktieren und die Preisstruktur mit deinem tatsächlichen Rechnungsvolumen abgleichen. Diese vier Schritte liefern eine deutlich verlässlichere Entscheidungsgrundlage als eine fremde Rangliste.

Häufige Missverständnisse

Ein verbreitetes Missverständnis ist die Annahme, jede Cloud-Rechnungssoftware erzeuge automatisch vollständig EN-16931-konforme Dateien, sobald „E-Rechnung“ im Funktionsnamen auftaucht. Tatsächlich lohnt sich immer eine eigene Prüfung mittels Validierungstool, da sich technische Anforderungen (etwa Pflichtfelder oder unterstützte ZUGFeRD-Profile) im Detail unterscheiden können. Ein zweites Missverständnis betrifft die Kosten: E-Rechnungsfunktionen sind nicht bei jedem Anbieter automatisch im günstigsten Tarif enthalten.

Was du bei Vertragslaufzeiten und Kündigung beachten solltest

Wie bei den meisten SaaS-Anbietern in diesem Segment lohnt sich vor Vertragsabschluss ein genauer Blick auf Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen und die Frage, ob eine monatliche Kündigung jederzeit möglich ist oder ob du dich an einen Jahresvertrag bindest. Gerade wenn du die Software zunächst testen und bei Bedarf wieder wechseln möchtest, ist eine flexible, monatlich kündbare Option meist die risikoärmere Wahl, auch wenn sie pro Monat geringfügig teurer ausfallen kann als ein Jahresabo.

Wie FastBill im Vergleich zu Alternativen einzuordnen ist

Im breiteren Marktvergleich positioniert sich FastBill ähnlich wie lexoffice oder sevDesk im Segment für Freiberufler und kleine Unternehmen, mit einem etwas stärkeren Fokus auf integrierte Ausgabenverwaltung. Ein direkter, objektiver Feature-für-Feature-Vergleich lässt sich nur auf Basis der jeweils aktuellen Produktdokumentation seriös durchführen, da sich Funktionsumfänge bei allen genannten Anbietern regelmäßig ändern. Einen neutralen Überblick über verschiedene Softwarekategorien findest du im Artikel zur besten E-Rechnung-Software im Vergleich.

Typischer Funktionsumfang rund um die Rechnungsstellung

Neben der reinen E-Rechnungserzeugung deckt eine Software wie FastBill in der Regel den gesamten vorgelagerten Prozess ab: Angebotserstellung, Umwandlung von Angeboten in Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen für Abo-Kunden, Mahnwesen bei überfälligen Zahlungen sowie eine grundlegende Ausgabenerfassung, etwa durch Fotografieren von Belegen per Smartphone. Für Freiberufler mit projektbasierter Abrechnung ist häufig zusätzlich eine Zeiterfassung integriert, die sich direkt in Rechnungspositionen umwandeln lässt. Diese Bandbreite an Zusatzfunktionen unterscheidet ein All-in-one-Tool wie FastBill von reinen Rechnungsgeneratoren, die sich ausschließlich auf die E-Rechnungserzeugung beschränken.

Wie sich der Umstieg auf FastBill in der Praxis gestaltet

Ein Wechsel zu einer neuen Rechnungssoftware wie FastBill läuft typischerweise in mehreren Schritten ab: zunächst die Übertragung der Stammdaten (Kunden, Artikel, Steuersätze), anschließend die Einrichtung der Rechnungsnummernkreise unter Berücksichtigung der bisherigen Historie, danach ein Testlauf mit wenigen unkritischen Rechnungen und erst danach die vollständige Umstellung des laufenden Betriebs. Wer bereits eine andere Software genutzt hat, sollte prüfen, ob ein direkter Datenimport unterstützt wird oder ob Stammdaten manuell übertragen werden müssen – das beeinflusst maßgeblich, wie viel Zeit der Umstieg tatsächlich in Anspruch nimmt.

Mobiler Zugriff und Zusammenarbeit im Team

Für Freiberufler und kleine Teams, die unterwegs Rechnungen erstellen oder Belege erfassen möchten, ist ein guter mobiler Zugriff ein relevantes Auswahlkriterium. Prüfe, ob eine dedizierte App verfügbar ist oder ob die Weboberfläche auf dem Smartphone gut nutzbar bleibt, und ob mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rechten (z. B. Buchhaltung vs. reine Rechnungsfreigabe) gleichzeitig arbeiten können, falls dein Team wächst.

Grenzen, die du realistisch einplanen solltest

Wie bei den meisten Cloud-Tools in diesem Marktsegment ist auch bei FastBill davon auszugehen, dass sehr spezielle Branchenanforderungen oder komplexe mehrstufige Freigabeprozesse, wie sie größere Unternehmen benötigen, nicht im Kernfunktionsumfang enthalten sind. Wer als wachsendes Unternehmen mittelfristig eine tiefere ERP-Integration oder mehrere Kostenstellen benötigt, sollte frühzeitig prüfen, ob die Software mit dem eigenen Wachstum mitskaliert oder ob ein späterer Wechsel auf eine umfangreichere Lösung eingeplant werden sollte.

Fazit

FastBill gehört zu den etablierten deutschen Anbietern im Segment für Freiberufler und kleine Unternehmen und kommuniziert eine explizite E-Rechnungsfunktion. Statt sich auf Marketingaussagen allein zu verlassen, solltest du vor einer Entscheidung eine eigene Testrechnung erstellen, diese gegen einen unabhängigen Validator prüfen und – falls relevant – die DATEV-Schnittstelle mit deinem Steuerberater abstimmen.

Häufig gestellte Fragen

Unterstützt FastBill XRechnung und ZUGFeRD?

Der Anbieter kommuniziert eine E-Rechnungsfunktion mit Bezug zu ZUGFeRD. Für den aktuellen, vollständigen Funktionsumfang inklusive XRechnung-Unterstützung solltest du die aktuelle Produktdokumentation direkt beim Anbieter prüfen.

Ist FastBill für Kleinunternehmer geeignet?

Ja, FastBill richtet sich unter anderem an Kleinunternehmer und Freiberufler mit überschaubarem Rechnungsvolumen. Beachte, dass Kleinunternehmer nach §19 UStG weiterhin zum Empfang, aber nicht zwingend zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind.

Kann ich FastBill kostenlos testen?

Viele Anbieter in diesem Marktsegment bieten eine kostenlose Testphase an. Prüfe die aktuell gültigen Konditionen direkt beim Anbieter, da sich Testzeiträume und Bedingungen ändern können.

Wie finde ich heraus, ob eine mit FastBill erzeugte Rechnung wirklich konform ist?

Erzeuge während der Testphase eine Beispielrechnung und prüfe sie mit einem unabhängigen XRechnung-/ZUGFeRD-Validator. Nur so lässt sich verlässlich feststellen, ob die Datei den aktuellen EN-16931-Anforderungen entspricht.

Funktioniert FastBill mit meinem Steuerberater zusammen?

In der Regel erfolgt der Datenaustausch über einen strukturierten Export. Sprich konkret mit deinem Steuerberater, ob und wie eine DATEV-kompatible Übergabe unterstützt wird, bevor du dich langfristig bindest.

Was kostet FastBill mit E-Rechnungsfunktion?

Die Preisstruktur unterscheidet sich je nach Tarif und Funktionsumfang und ändert sich im Zeitverlauf. Verlässliche, aktuelle Preise findest du nur direkt auf der Anbieterseite – wir geben hier bewusst keine erfundenen Zahlen an.

Was ist die Alternative, falls FastBill nicht passt?

Je nach Zielgruppe kommen unter anderem lexoffice, sevDesk oder kostenlose Einstiegslösungen infrage. Ein Vergleich mehrerer Anbieter anhand einer eigenen Checkliste ist grundsätzlich empfehlenswert.

Kann ich mit FastBill auch Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen?

Für B2G-Rechnungen an Behörden gelten teils eigene Übermittlungswege (z. B. über die Peppol-Infrastruktur oder ein Behördenportal) und die Notwendigkeit einer korrekten Leitweg-ID. Prüfe konkret beim Anbieter, ob und wie dieser Anwendungsfall unterstützt wird, da sich B2G-Anforderungen von den allgemeinen B2B-Regeln unterscheiden.

Muss ich bei FastBill manuell auf neue XRechnung-Versionen achten?

Bei einer Cloud-Software liegt die technische Pflege der unterstützten Formatversionen grundsätzlich beim Anbieter. Es bleibt dennoch sinnvoll, gelegentlich zu prüfen, ob der Anbieter aktuelle Schema-Versionen zeitnah unterstützt, insbesondere rund um wichtige gesetzliche Stichtage.