Billomat und E-Rechnung: Was die Software zur Umstellung bietet

Kurz & knapp: Billomat ist eine deutsche Cloud-Software für Rechnungsstellung und einfache Buchhaltung, die sich an Freiberufler, Selbstständige und kleine bis mittlere Unternehmen richtet. Der Anbieter greift das Thema E-Rechnung in eigenen Beiträgen aktiv auf. Dieser Artikel ordnet ein, was das für dich bedeutet, worauf du bei der eigenen Prüfung achten solltest, und wie sich Billomat allgemein im Markt positioniert – ohne erfundene Testergebnisse oder Bewertungen vorzutäuschen.

Was ist Billomat?

Billomat zählt zu den länger am Markt etablierten deutschen Cloud-Lösungen für Rechnungsstellung, Angebote und einfache Buchhaltungsprozesse. Die Software wird typischerweise von Freiberuflern, kleinen Teams und wachsenden Unternehmen genutzt, die eine webbasierte, ohne lokale Installation nutzbare Lösung suchen. Neben der reinen Rechnungserstellung deckt Billomat in der Regel auch Angebote, Lieferscheine, Mahnwesen und eine Anbindung an gängige Buchhaltungs- bzw. Steuerberater-Schnittstellen ab.

Was der Anbieter zur E-Rechnungspflicht sagt

Billomat thematisiert die E-Rechnungspflicht in eigenen redaktionellen Beiträgen und ordnet sie in den größeren Kontext der Digitalisierung der Rechnungsstellung ein. Für die konkrete technische Umsetzung – etwa welche ZUGFeRD-Profile oder ob XRechnung nativ unterstützt werden – gilt auch hier: Die tagesaktuelle Produktdokumentation direkt beim Anbieter ist die verlässlichste Quelle, da sich Funktionsumfänge bei Cloud-Software regelmäßig weiterentwickeln und sich Angaben in redaktionellen Blogbeiträgen von den tatsächlichen Produktfunktionen unterscheiden können.

Für wen sich Billomat grundsätzlich eignet

Billomat positioniert sich für ein breites Spektrum von Solo-Selbstständigen bis zu kleinen Teams mit mehreren Nutzern. Die Preisstruktur ist in der Regel gestaffelt nach Rechnungsvolumen und Funktionsumfang, sodass sowohl sehr kleine als auch etwas größere Nutzergruppen bedient werden. Für sehr große, komplexe Organisationen mit tiefer ERP-Integration ist die Software eher nicht die primäre Zielgruppe – hier lohnt sich ein Blick auf spezialisierte ERP-Anbindungen.

Praxisbeispiel: Ein kleines Team evaluiert Billomat

Ein dreiköpfiges Marketing-Beratungsteam aus Leipzig, das bislang Rechnungen manuell in Word erstellte, entschied sich Anfang 2026, auf eine E-Rechnung-fähige Cloud-Lösung umzusteigen. Das Team verglich mehrere Anbieter, darunter Billomat, anhand einer selbst erstellten Checkliste: Unterstützung für XRechnung, Mehrbenutzerfähigkeit für die drei Teammitglieder, Preis pro Monat und Reaktionszeit des Supports bei einer Testanfrage. Erst nach diesem strukturierten Vergleich – nicht nach der reinen Anbieterwerbung – fiel die endgültige Entscheidung.

Checkliste für die eigene Prüfung

• Formatunterstützung konkret erfragen: Welche ZUGFeRD-Profile werden unterstützt, ist XRechnung enthalten?
• Testrechnung validieren: Eine Beispielrechnung erzeugen und mit einem unabhängigen Validator prüfen.
• Mehrbenutzerfähigkeit klären: Falls mehrere Personen Rechnungen erstellen sollen, prüfen, ab welchem Tarif dies möglich ist.
• Steuerberater-Schnittstelle: Klären, wie der Datenaustausch mit der eigenen Steuerkanzlei funktioniert.
• Kündigungsbedingungen: Monatliche Kündbarkeit vor einer langfristigen Bindung bevorzugen, insbesondere während der ersten Testphase.

Mobile Nutzung und Zusammenarbeit im Team

Für Nutzer, die auch unterwegs Rechnungen erstellen oder Belege erfassen möchten, ist die mobile Nutzbarkeit ein relevantes Kriterium. Prüfe, ob eine dedizierte mobile App verfügbar ist oder ob sich die Weboberfläche auch auf dem Smartphone komfortabel bedienen lässt. Für kleine Teams lohnt sich zusätzlich ein Blick auf die Rechteverwaltung: Können einzelne Mitarbeitende Rechnungen nur erstellen, aber nicht endgültig freigeben, während eine zweite Person die finale Freigabe übernimmt? Eine solche Funktionstrennung ist insbesondere bei wachsenden Teams sinnvoll, um interne Kontrollmechanismen abzubilden.

Support und Onboarding

Gerade beim erstmaligen Umstieg auf eine neue Software ist ein guter Support entscheidend. Teste vor einer endgültigen Entscheidung, wie schnell und kompetent auf eine konkrete Supportanfrage reagiert wird, ob es eine deutschsprachige Wissensdatenbank oder Video-Anleitungen gibt, und ob bei Bedarf ein persönliches Onboarding-Gespräch angeboten wird. Diese Faktoren wirken sich in der Praxis oft stärker auf die Zufriedenheit aus als kleinere Unterschiede im Funktionsumfang zwischen einzelnen Anbietern.

Wie Billomat sich von Nischenlösungen unterscheidet

Im Unterschied zu sehr spezialisierten Tools, die sich beispielsweise ausschließlich auf Online-Händler oder eine einzelne Branche konzentrieren, positioniert sich Billomat als breiter einsetzbare Universallösung für unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen. Das kann ein Vorteil sein, wenn du eine flexible, branchenunabhängige Lösung suchst – bedeutet aber auch, dass hochspezialisierte Anforderungen einzelner Branchen (etwa bestimmte Aufmaß-Funktionen für Handwerksbetriebe) möglicherweise nicht im Kernfunktionsumfang enthalten sind.

Häufige Missverständnisse

Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass jede Software, die „E-Rechnung“ im Marketingtext nennt, automatisch alle künftigen gesetzlichen Anforderungen bis 2028 abdeckt. Tatsächlich handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, bei dem Anbieter ihre Produkte kontinuierlich an neue Schema-Versionen und Vorgaben anpassen müssen. Es lohnt sich daher, auch nach einer einmaligen Entscheidung gelegentlich zu prüfen, ob dein gewählter Anbieter mit aktuellen Anforderungen Schritt hält.

Wie du dich vor Werbeversprechen schützt

Wie in der gesamten Branche üblich, arbeiten auch viele Vergleichsportale zu Rechnungssoftware mit Affiliate-Partnerschaften, was Empfehlungen beeinflussen kann, ohne dass dies immer transparent gemacht wird. Verlasse dich deshalb nicht allein auf externe Ranglisten oder Sternebewertungen, sondern führe selbst die vier entscheidenden Schritte durch: eine Testrechnung erstellen, sie mit einem unabhängigen Validator prüfen, eine echte Supportanfrage stellen und die Vertragsbedingungen genau lesen. Diese eigene, kurze Prüfung liefert eine deutlich verlässlichere Grundlage als jede fremde Bewertung.

Umstieg auf Billomat: Was praktisch zu beachten ist

Beim Wechsel zu Billomat solltest du wie bei jedem Softwarewechsel zunächst deine Stammdaten (Kunden, Artikel, Steuersätze) übertragen, die Fortführung deines bestehenden Rechnungsnummernkreises sicherstellen und eine Testphase mit unkritischen Rechnungen einplanen, bevor du den vollständigen Betrieb umstellst. Prüfe außerdem, ob ein direkter Import aus deiner bisherigen Software oder aus einer Excel-Tabelle unterstützt wird, um manuelle Doppelarbeit zu vermeiden.

Wie sich Billomat im breiteren Marktvergleich einordnet

Im Vergleich zu Alternativen wie sevDesk, lexoffice oder FastBill bewegt sich Billomat in einem ähnlichen Marktsegment für kleine und mittlere Unternehmen. Ein seriöser, objektiver Vergleich lässt sich nur anhand der jeweils aktuellen Produktdokumentation und einer eigenen Testrechnung durchführen. Einen neutralen Überblick über verschiedene Softwarekategorien bietet der Artikel zur besten E-Rechnung-Software im Vergleich.

Typischer Funktionsumfang von Billomat

Neben der reinen Rechnungserstellung deckt Billomat typischerweise weitere kaufmännische Prozesse ab: Angebotserstellung mit Umwandlung in Rechnungen, Lieferscheine, ein automatisiertes Mahnwesen bei überfälligen Zahlungen, sowie eine Verwaltung wiederkehrender Rechnungen für Abonnement- oder Wartungsverträge. Für Nutzer mit mehreren Kunden und regelmäßigen Rechnungsläufen kann insbesondere die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen erheblich Zeit sparen, da diese nicht jeden Monat manuell neu erstellt werden müssen. Zusätzlich bieten viele Anbieter in diesem Marktsegment eine Anbindung an Zahlungsdienstleister an, sodass Kunden direkt aus der Rechnung heraus bezahlen können.

Wie sich der technische Umstieg konkret gestaltet

Der Wechsel zu einer neuen Software wie Billomat gliedert sich in der Praxis meist in vier Phasen: die Übertragung der Stammdaten (Kunden, Artikel, Steuersätze), die korrekte Fortführung des bestehenden Rechnungsnummernkreises, eine Testphase mit wenigen unkritischen Rechnungen und schließlich die vollständige Umstellung des laufenden Betriebs. Wichtig ist dabei, dass während der Umstellungsphase keine Rechnungsnummern doppelt vergeben oder übersprungen werden, da dies bei einer späteren Betriebsprüfung Rückfragen auslösen kann. Ein sauberer Übergabezeitpunkt, etwa zum Monatsanfang, erleichtert die spätere Nachvollziehbarkeit erheblich.

Datenschutz und Serverstandort

Da es sich bei Billomat wie bei den meisten vergleichbaren Anbietern um eine Cloud-Lösung handelt, lohnt sich vor der Entscheidung ein Blick auf den Serverstandort und die Einhaltung der DSGVO. Für Unternehmen, die sensible Kundendaten verarbeiten, ist ein Serverstandort innerhalb der EU beziehungsweise Deutschlands häufig ein wichtiges Auswahlkriterium, ebenso wie eine transparente Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die der Anbieter zur Verfügung stellen sollte.

Fazit

Billomat gehört zu den etablierten deutschen Anbietern für Rechnungsstellung und greift die E-Rechnungspflicht in eigenen Inhalten aktiv auf. Wie bei jeder Software in diesem Bereich gilt: Verlasse dich nicht allein auf Marketingaussagen, sondern prüfe die konkrete Formatunterstützung selbst mittels Testrechnung und Validierungstool, bevor du dich langfristig bindest.

Häufig gestellte Fragen

Unterstützt Billomat XRechnung und ZUGFeRD?

Der Anbieter thematisiert E-Rechnung in eigenen Inhalten. Für den konkreten, aktuellen Funktionsumfang solltest du die Produktdokumentation direkt beim Anbieter prüfen, da sich dies weiterentwickelt.

Eignet sich Billomat für ein kleines Team?

Ja, Billomat bietet in der Regel Tarife mit Mehrbenutzerfähigkeit an, die für kleine Teams geeignet sind. Prüfe konkret, ab welchem Tarif und mit welcher Nutzerzahl dies möglich ist.

Wie finde ich heraus, ob eine mit Billomat erzeugte Rechnung wirklich konform ist?

Erstelle während einer Testphase eine Beispielrechnung und prüfe sie mit einem unabhängigen Validierungstool gegen den aktuellen EN-16931-Standard.

Kann ich Billomat monatlich kündigen?

Kündigungsbedingungen unterscheiden sich je nach Tarif und ändern sich im Zeitverlauf. Prüfe die aktuellen Vertragsbedingungen direkt beim Anbieter, bevor du dich bindest.

Ist Billomat für Handwerksbetriebe geeignet?

Billomat ist eine branchenunabhängige Universallösung. Für sehr spezielle Handwerksanforderungen (z. B. Aufmaß-Integration) solltest du prüfen, ob spezialisierte Zusatzmodule oder Schnittstellen verfügbar sind.

Was kostet Billomat mit E-Rechnungsfunktion?

Die Preise unterscheiden sich je nach Tarif und Nutzerzahl und ändern sich im Zeitverlauf. Verlässliche, aktuelle Preise findest du nur direkt beim Anbieter.

Welche Alternativen gibt es zu Billomat?

Je nach Zielgruppe kommen unter anderem sevDesk, lexoffice, FastBill oder kostenlose Einstiegslösungen infrage. Ein eigener Vergleich anhand einer Checkliste ist grundsätzlich empfehlenswert.

Kann ich mit Billomat auch an Behörden (B2G) fakturieren?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Übermittlungswege und Anforderungen wie die Leitweg-ID. Prüfe konkret beim Anbieter, ob und wie dieser Anwendungsfall unterstützt wird.

Wo werden meine Daten bei Billomat gespeichert?

Als Cloud-Anbieter verarbeitet Billomat Daten üblicherweise auf eigenen oder angemieteten Servern. Prüfe vor Vertragsabschluss den konkreten Serverstandort und ob eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsvereinbarung angeboten wird.

Kann ich meine Daten aus Billomat wieder exportieren, falls ich wechseln möchte?

Seriöse Cloud-Anbieter bieten in der Regel einen Export in gängigen Formaten wie CSV oder über eine Schnittstelle an. Kläre diesen Punkt idealerweise vor Vertragsabschluss, um bei einem späteren Wechsel nicht auf manuelle Datenübertragung angewiesen zu sein.