Bis wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Kurz & knapp: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen, entgegenzunehmen und zu verarbeiten – unabhängig von Größe, Umsatz oder Rechtsform. Diese Empfangspflicht gilt sofort und kennt anders als die Ausstellungspflicht keine Übergangsfrist. Wenn Sie diese Frage gerade jetzt stellen, ist die Antwort einfach: Der Stichtag ist bereits verstrichen, Sie müssen ab sofort empfangsbereit sein.

Die Antwort in einem Satz

Seit dem 1.1.2025 gilt bundesweit: Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland muss E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und lesen können, wenn ein Geschäftspartner sie im B2B-Bereich versendet. Es gibt keine Wartefrist, keine Umsatzgrenze und keine Sonderregelung nach Betriebsgröße – die Empfangspflicht ist bereits heute für ausnahmslos alle Unternehmen scharf.

Warum die Empfangspflicht sofort gilt, die Ausstellungspflicht aber nicht

Ein häufiger Verwechslungspunkt ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen. Der Gesetzgeber hat im Wachstumschancengesetz bewusst zwei unterschiedliche Geschwindigkeiten festgelegt: Wer selbst Rechnungen ausstellt, bekommt je nach Umsatzgröße bis 2027 oder 2028 Zeit zur Umstellung (siehe die separate Übergangsregelung für die E-Rechnung). Wer aber Rechnungen empfängt, muss das technisch bereits seit dem 1.1.2025 können, weil sonst größere Unternehmen, die schon früh umstellen, ihre Rechnungen gar nicht zustellen könnten. Empfangsbereitschaft ist also die Grundvoraussetzung dafür, dass die gesamte Reform funktioniert.

Checkliste: Bin ich bereits empfangsbereit?

1. E-Mail-Postfach vorhanden: Ein einfaches geschäftliches E-Mail-Postfach reicht laut BMF-Schreiben als Mindestvoraussetzung, um XML- oder ZUGFeRD-Dateien entgegenzunehmen.
2. Datei kann geöffnet werden: Sie oder Ihre Buchhaltung müssen eine XML-Datei zumindest mit einem Viewer-Tool lesbar machen können, auch ohne spezielle Software.
3. Rechnung kann archiviert werden: Die eingehende E-Rechnung muss GoBD-konform mindestens acht Jahre lang im Originalformat gespeichert werden können.
4. Verarbeitung ist möglich: Idealerweise kann die Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch auslesen, statt sie manuell abzutippen.
5. Zuständigkeit ist geklärt: Es ist im Unternehmen festgelegt, wer eingehende E-Rechnungen prüft und weiterverarbeitet.

Wer bei Punkt 1 und 2 mit „Ja“ antworten kann, erfüllt bereits die absolute Mindestanforderung des Gesetzes. Punkt 3 und 4 betreffen die Frage, wie professionell und effizient der Prozess abläuft.

Rechtsgrundlage kurz erklärt

Die Pflicht basiert auf §14 UStG in der durch das Wachstumschancengesetz geänderten Fassung. Danach gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wurde, das der Norm EN 16931 entspricht – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil „Comfort“ aufwärts. Die Übergangsfristen aus §27 Abs. 38 UStG betreffen ausdrücklich nur die Ausstellung, nicht den Empfang. Diese gesetzestechnische Trennung ist der Grund, warum die Empfangspflicht ohne jede Schonfrist bereits seit dem 1.1.2025 gilt.

Was, wenn ich als Empfänger die E-Rechnung inhaltlich nicht verstehe?

Manche Unternehmen befürchten, eine XML-Datei sei ohne technisches Fachwissen unlesbar. Tatsächlich ist der Umgang mit E-Rechnungen für den Empfänger deutlich einfacher als für den Aussteller: Es gibt kostenlose Viewer, die eine XRechnung automatisch in eine übersichtliche, menschenlesbare Darstellung umwandeln, vergleichbar mit einer klassischen Rechnung. Bei ZUGFeRD ist ohnehin ein PDF-Layout eingebettet, sodass sich die Rechnung wie gewohnt am Bildschirm lesen lässt, während im Hintergrund der strukturierte Datensatz für die automatisierte Verarbeitung zur Verfügung steht. Empfänger benötigen also in der Regel keine kostenpflichtige Speziallösung, um der Empfangspflicht nachzukommen – ein entscheidender Unterschied zur deutlich aufwendigeren Ausstellungsseite.

Praxisbeispiel: Ein Kleinunternehmer prüft seine Empfangsfähigkeit

Der Grafikdesigner Jonas Reiter aus Leipzig arbeitet als Kleinunternehmer nach §19 UStG und muss selbst vorerst keine E-Rechnungen ausstellen. Im Februar 2025 erhielt er jedoch erstmals eine XRechnung von einem größeren Auftraggeber, der bereits umgestellt hatte. Da er die Datei nicht öffnen konnte, bat er seinen Kunden zunächst um eine zusätzliche PDF-Kopie – dieser wies ihn jedoch darauf hin, dass er als Unternehmer laut Gesetz zum Empfang verpflichtet sei. Reiter installierte daraufhin einen kostenlosen XRechnung-Viewer und richtete ein separates Postfach für Eingangsrechnungen ein. Der Vorfall zeigt: Auch Kleinunternehmer und Selbstständige ohne eigene Ausstellungspflicht müssen empfangsbereit sein, sobald ein Geschäftspartner eine E-Rechnung sendet.

Wer ist von der Empfangspflicht betroffen?

Häufige Fehler bei der Empfangsbereitschaft

• Anfragende E-Rechnung wird zurückgewiesen, weil sie „ungewohnt“ aussieht – rechtlich unzulässig, da die Empfangspflicht besteht.
• Es wird kein separater Prozess für die Archivierung eingerichtet, sodass die XML-Datei nach dem Ausdrucken gelöscht wird – ein GoBD-Verstoß.
• Man verlässt sich darauf, „noch nie“ eine E-Rechnung erhalten zu haben, und bereitet sich erst bei der ersten tatsächlichen Zusendung vor.
• Die Empfangspflicht wird mit der eigenen Ausstellungspflicht verwechselt und fälschlich auf 2027/2028 verschoben.

Empfangen ist nicht dasselbe wie Verarbeiten

Ein wichtiger Unterschied, der in vielen Diskussionen untergeht: Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zunächst „nur“ dazu, eine E-Rechnung technisch entgegennehmen zu können – also die Datei zu erhalten, zu öffnen und zu lesen. Es verpflichtet nicht dazu, den Inhalt sofort vollautomatisch in die Buchhaltung zu übernehmen. Trotzdem lohnt sich langfristig eine automatisierte Verarbeitung, weil sie Fehler reduziert und Zeit spart. Für den reinen Gesetzeserfüllungsgrad zum jetzigen Zeitpunkt reicht es aber aus, wenn eine eingehende XRechnung geöffnet, inhaltlich geprüft und anschließend korrekt archiviert werden kann – auch wenn dies zunächst manuell mit einem Viewer-Programm geschieht.

Was, wenn mein Geschäftspartner noch gar keine E-Rechnungen versendet?

Viele Unternehmen fragen sich, ob die Empfangspflicht überhaupt praktisch relevant ist, wenn noch kein Kunde oder Lieferant E-Rechnungen versendet. Die Antwort: Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob sie aktuell genutzt wird. Sie ist eine Bereitschaftspflicht – vergleichbar mit einer Versicherung, die man abschließt, bevor der Schadensfall eintritt. Da immer mehr Unternehmen im Rahmen ihrer eigenen Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 auf E-Rechnungen umstellen, ist davon auszugehen, dass die Zahl der eingehenden E-Rechnungen in den kommenden Jahren stark ansteigt. Wer die Empfangsinfrastruktur schon jetzt bereitstellt, vermeidet, im entscheidenden Moment unvorbereitet dazustehen, wenn ein wichtiger Geschäftspartner erstmals eine E-Rechnung sendet.

Unterschied zur Frage „Ab wann muss ich selbst ausstellen?“

Diese Frage wird häufig mit der verwandten, aber eigenständigen Frage verwechselt, ab wann man selbst E-Rechnungen ausstellen muss. Während der Empfang bereits seit 2025 für alle gilt, hängt der Zeitpunkt der eigenen Ausstellungspflicht vom Vorjahresumsatz ab und liegt je nach Unternehmensgröße erst 2027 oder 2028. Wer beide Fristen durcheinanderbringt, geht fälschlich davon aus, noch Zeit zu haben, obwohl die Empfangspflicht längst gilt.

Was tun, wenn ich noch nicht empfangsbereit bin?

Wer die Anforderungen aktuell noch nicht erfüllt, sollte kurzfristig handeln: Ein kostenloser XML-Viewer lässt sich in wenigen Minuten installieren, ein separates E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ist ebenfalls schnell eingerichtet. Für die dauerhafte, GoBD-konforme Archivierung empfiehlt sich mittelfristig eine Lösung, die den strukturierten Datensatz automatisch revisionssicher ablegt, etwa im Rahmen der bestehenden Buchhaltungssoftware oder eines spezialisierten E-Rechnungs-Tools. Wer diese Basis nicht schafft, riskiert nicht nur verärgerte Geschäftspartner, sondern im schlimmsten Fall auch Probleme beim eigenen Vorsteuerabzug, wenn Eingangsrechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert werden können.

Formate, die Sie empfangen können müssen

Die Empfangspflicht bezieht sich konkret auf Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, ein reines XML-Format ohne visuelle Ansicht, das vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist, sowie ZUGFeRD, ein hybrides PDF-Format mit eingebettetem XML-Datensatz, das zusätzlich menschenlesbar ist. Beide Formate müssen technisch entgegengenommen werden können. Ein reiner Viewer für XRechnung-Dateien ist meist kostenlos als Web-Tool oder Desktop-Anwendung verfügbar; ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich dagegen oft schon mit einem gewöhnlichen PDF-Reader zumindest visuell öffnen, auch wenn der eingebettete strukturierte Datensatz für eine vollständige Prüfung ein spezielles Tool erfordert.

Zeitlicher Kontext: Wo die Empfangspflicht in der Gesamtreform steht

Um die Dringlichkeit einzuordnen, hilft ein kurzer Blick auf die gesamte Zeitachse: Der 1.1.2025 war der erste und zugleich radikalste Stichtag der Reform, weil er ausnahmslos alle Unternehmen sofort und ohne Übergangsfrist betraf. Die nachfolgenden Stichtage 2027 und 2028 betreffen dagegen gestaffelt nur die Ausstellungspflicht. Diese Konstruktion erklärt, warum viele Unternehmen die Empfangspflicht unterschätzt haben: Sie klang zunächst weniger dringlich als die medial stärker diskutierte Ausstellungspflicht, ist aber tatsächlich bereits seit über einem Jahr geltendes Recht.

Fazit

Die Frage „Bis wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?“ hat eine klare, sofortige Antwort: seit dem 1.1.2025, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Wer diese Grundvoraussetzung noch nicht erfüllt, sollte umgehend ein E-Mail-Postfach, einen XML-Viewer und einen Archivierungsprozess einrichten – die technischen Hürden sind gering, die rechtlichen Konsequenzen einer Untätigkeit dagegen real.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt unabhängig vom Status als Kleinunternehmer nach §19 UStG für alle Unternehmen seit dem 1.1.2025.

Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfang aus?

Ja, laut BMF-Schreiben genügt ein für den elektronischen Geschäftsverkehr zur Verfügung gestelltes E-Mail-Postfach als Mindestanforderung für den Empfang.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung ablehne?

Eine Ablehnung ist rechtlich nicht vorgesehen, da die Empfangspflicht besteht. Der Rechnungssteller kann auf der Zustellung bestehen, und Sie müssen die Rechnung entsprechend verarbeiten.

Muss ich sofort eine spezielle Software kaufen, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nicht zwingend. Für den reinen Empfang genügt zunächst ein kostenloser Viewer; für eine effiziente, GoBD-konforme Verarbeitung ist mittelfristig aber eine geeignete Softwarelösung sinnvoll.

Gilt die Empfangspflicht auch für private Vermieter oder Vereine?

Sobald eine unternehmerische Tätigkeit im Sinne des Umsatzsteuerrechts vorliegt, etwa bei einer gewerblichen Vermietung, gilt grundsätzlich auch die Empfangspflicht für B2B-Rechnungen.

Muss ich als Privatperson E-Rechnungen empfangen können?

Nein, die Pflicht betrifft ausschließlich den B2B-Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen im B2C-Bereich sind ausgenommen.

Was mache ich, wenn ich eine E-Rechnung erhalte, aber nicht öffnen kann?

Nutzen Sie einen kostenlosen XRechnung- oder ZUGFeRD-Viewer, um die Datei zu lesen. Bei ZUGFeRD lässt sich zumindest die eingebettete PDF-Ansicht meist auch ohne Spezialsoftware öffnen.

Kann mein Steuerberater die Empfangspflicht für mich übernehmen?

Ja, viele Steuerberatungskanzleien bieten inzwischen an, eingehende E-Rechnungen zentral entgegenzunehmen, zu prüfen und GoBD-konform zu archivieren, sodass Mandanten sich um die technische Umsetzung nicht selbst kümmern müssen.