E-Rechnungspflicht Zeitplan: Alle Fristen und Phasen in der Übersicht

Der Zeitplan auf einen Blick

Phase 1: Empfangspflicht (seit 1. Januar 2025)

Seit diesem Stichtag muss jedes Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatz. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür in der Regel aus. Ausführliche Details liefert der Artikel Empfangspflicht ab 2025.

Zwischenphase: Freiwillige Übergangszeit

Zwischen 2025 und dem jeweils individuell geltenden Ausstellungsstichtag dürfen Unternehmen mit Zustimmung ihres Rechnungsempfängers weiterhin PDF- oder Papierrechnungen ausstellen. Eine verpflichtende eigene Ausstellung von E-Rechnungen besteht in dieser Zeit noch nicht, eine freiwillige frühzeitige Umstellung ist aber ausdrücklich zulässig und empfehlenswert.

Phase 2: Ausstellungspflicht für größere Unternehmen (ab 1. Januar 2027)

Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr müssen ab diesem Stichtag ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Die genaue Berechnung der Umsatzgrenze erklärt der Artikel Ausstellungspflicht ab 800.000 Euro Umsatz.

Phase 3: Ausstellungspflicht für alle (ab 1. Januar 2028)

Ab diesem Stichtag entfällt jede Umsatzgrenze: Alle Unternehmen, die inländische B2B-Umsätze abrechnen, müssen E-Rechnungen ausstellen. Details zu dieser letzten und für die meisten Unternehmen relevantesten Phase liefert der Artikel E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen.

Was neben dem Zeitplan dauerhaft gilt

Unabhängig vom Zeitpunkt bleiben bestimmte Ausnahmen dauerhaft bestehen, etwa für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrscheine, B2C-Umsätze und Kleinunternehmer nach §19 UStG. Eine vollständige Übersicht liefert der Artikel Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.

Zeitplan nach Zielgruppe sortiert

• Großunternehmen und Konzerne: betroffen von Empfang seit 2025 und Ausstellung ab 2027
• Mittelständische Unternehmen über 800.000 € Umsatz: betroffen von Empfang seit 2025 und Ausstellung ab 2027
• Kleine Unternehmen und Selbstständige unter 800.000 € Umsatz: betroffen von Empfang seit 2025 und Ausstellung ab 2028
• Kleinunternehmer nach §19 UStG: betroffen von Empfang seit 2025, dauerhaft ausgenommen von der Ausstellungspflicht

Empfehlung: Nicht bis zum letzten Stichtag warten

Auch wenn die eigene Ausstellungspflicht formal erst 2027 oder 2028 beginnt, empfiehlt sich eine frühzeitige Vorbereitung – insbesondere die Auswahl einer passenden Software und ein Testlauf vor dem eigentlichen Stichtag. Eine Übersicht geeigneter Lösungen bietet der Artikel Beste E-Rechnung-Software im Vergleich.

Wie der deutsche Zeitplan im EU-Vergleich einzuordnen ist

Im europäischen Vergleich zählt Deutschland nicht zu den Vorreitern, aber auch nicht zu den Nachzüglern: Länder wie Italien haben bereits deutlich früher eine verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich eingeführt, während andere EU-Staaten ihre Umsetzung erst später oder in anderer Form planen. Ein Vergleich mit einzelnen Ländern findet sich in den Artikeln zu Italien und Österreich.

Meilensteine, die Unternehmen selbst setzen sollten

Unabhängig von den gesetzlichen Stichtagen empfiehlt sich, eigene interne Meilensteine zu definieren – etwa: Software-Auswahl sechs Monate vor dem persönlichen Stichtag, erster Testlauf drei Monate vorher, vollständige Umstellung spätestens einen Monat vorher. Ein solcher eigener Zeitplan verhindert, dass die gesetzliche Frist zum unerwarteten Last-Minute-Stress wird.

Was, wenn mehrere Fristen gleichzeitig relevant werden

Wächst ein Unternehmen schnell und überschreitet mitten in der Übergangszeit die 800.000-Euro-Umsatzgrenze, können mehrere Fristen gleichzeitig praktisch relevant werden: die bereits bestehende Empfangspflicht, die neu hinzukommende Ausstellungspflicht und gegebenenfalls interne Umstrukturierungen durch das Wachstum selbst. In solchen Fällen empfiehlt sich eine besonders frühzeitige Abstimmung mit Steuerberater und Softwareanbieter.

Checkliste zum Abhaken

• ☐ Empfang von E-Rechnungen technisch sichergestellt (seit 2025 Pflicht)
• ☐ Eigenen Vorjahresumsatz zur Einordnung in Phase 2 oder Phase 3 ermittelt
• ☐ Passende Software oder Generator ausgewählt und getestet
• ☐ Interne Prozesse zur Rechnungsstellung angepasst
• ☐ Geschäftspartner über die eigene Umstellung informiert
• ☐ Archivierungsprozess GoBD-konform eingerichtet

Wo der Zeitplan in offiziellen Quellen nachzulesen ist

Die rechtlich verbindliche Grundlage des Zeitplans findet sich in §27 UStG in Verbindung mit §14 UStG. Ergänzende, praxisnahe Erläuterungen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen regelmäßig in Form von Anwendungsschreiben, die auf den offiziellen Seiten der Finanzverwaltung frei zugänglich sind. Wer auf dem aktuellen Stand bleiben möchte, sollte diese Quellen im Blick behalten, statt sich ausschließlich auf Sekundärquellen zu verlassen.

Der Zeitplan als roter Faden für alle weiteren Fragen

Dieser Zeitplan bildet die Grundlage für praktisch jede weitere Detailfrage rund um die E-Rechnungspflicht – von der Softwareauswahl über interne Prozesse bis hin zu Ausnahmeregelungen. Wer diesen Rahmen einmal verinnerlicht hat, kann darauf aufbauend gezielt in die für ihn relevanten vertiefenden Themen einsteigen, ohne den Gesamtüberblick zu verlieren.

Fazit: Struktur schafft Orientierung

So komplex das Thema E-Rechnung auf den ersten Blick wirken mag – reduziert auf die drei Kernstichtage 2025, 2027 und 2028 lässt sich die eigene Betroffenheit in den meisten Fällen innerhalb weniger Minuten zuverlässig einordnen.

Wie sich der Zeitplan in der Unternehmensplanung niederschlagen sollte

Für die interne Jahresplanung empfiehlt es sich, die relevanten Stichtage direkt in die eigene Budget- und Ressourcenplanung aufzunehmen, statt sie als isolierte IT-Aufgabe zu behandeln. Wird beispielsweise die Umsatzgrenze von 800.000 Euro absehbar überschritten, sollte die Softwareauswahl bereits ein bis zwei Planungsperioden vorher als eigener Budgetposten eingeplant werden.

Wie sich der Zeitplan mit anderen digitalen Pflichten überschneidet

Parallel zur E-Rechnungspflicht laufen weitere Digitalisierungsvorhaben, etwa im Bereich der elektronischen Steuererklärung oder digitaler Meldeverfahren für bestimmte Branchen. Unternehmen, die mehrere solcher Vorhaben gleichzeitig umsetzen müssen, profitieren davon, die verschiedenen Zeitpläne frühzeitig zu vergleichen und Synergien zu nutzen – etwa indem eine ohnehin geplante IT-Modernisierung gleich für mehrere Digitalisierungsanforderungen genutzt wird, statt separate Einzelprojekte aufzusetzen.

Wie man den Überblick über mehrere Fristen im Unternehmen behält

Größere Unternehmen mit mehreren rechtlichen Einheiten oder Standorten setzen häufig auf ein zentrales Compliance-Kalender-System, in dem alle relevanten gesetzlichen Fristen – nicht nur zur E-Rechnung – gebündelt erfasst und überwacht werden. Auch kleinere Unternehmen können von einer einfachen, aber konsequent gepflegten Übersicht wichtiger Stichtage profitieren, um nicht von einer einzelnen Frist überrascht zu werden.

Ausführliches Praxisbeispiel: Eine GmbH durchläuft den gesamten Zeitplan

Die Nordlicht Präzisionstechnik GmbH aus Kiel fertigt Metallbauteile für Industriekunden und beschäftigt 45 Mitarbeitende. Anhand ihres konkreten Werdegangs lässt sich der gesamte Zeitplan der E-Rechnungspflicht nachvollziehen:

• 2024 (Vorjahresumsatz: 640.000 Euro): Die Geschäftsführung beobachtet die anstehende Gesetzesänderung, unternimmt aber noch nichts Verpflichtendes.
• 1. Januar 2025: Ab diesem Stichtag muss Nordlicht technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Buchhaltung richtet ein zusätzliches E-Mail-Postfach mit einem kostenlosen ZUGFeRD-Viewer ein und erfüllt damit die Empfangspflicht.
• 2026 (Vorjahresumsatz: 870.000 Euro): Weil der Umsatz im Jahr 2026 erstmals die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, wird Nordlicht ab dem folgenden Stichtag zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Die Geschäftsführung beauftragt im Herbst 2026 gezielt eine Fachkraft mit der Evaluierung geeigneter Software.
• 1. Januar 2027: Ab diesem Datum muss Nordlicht sämtliche B2B-Rechnungen im Inland als E-Rechnung ausstellen, da der maßgebliche Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Ein Testlauf mit den drei größten Stammkunden im vierten Quartal 2026 verläuft erfolgreich.
• 2028: Da Nordlicht bereits seit 2027 vollständig umgestellt ist, ändert sich zum 1. Januar 2028 – dem Stichtag für alle übrigen Unternehmen – für das Unternehmen selbst nichts mehr. Es profitiert nun sogar davon, dass mittlerweile auch kleinere Zulieferer auf E-Rechnungen umgestellt haben.

Dieses Beispiel zeigt exemplarisch, wie eng die drei Kernstichtage mit der individuellen Umsatzentwicklung eines Unternehmens verzahnt sind und warum eine jährliche Prüfung des eigenen Vorjahresumsatzes unverzichtbar ist.

Tabellarischer Vergleich: Was an jedem Stichtag konkret zu erledigen ist

Diese Tabelle eignet sich als schnelle Orientierung, welche konkreten Schritte zu welchem Zeitpunkt tatsächlich anstehen – losgelöst von der reinen Kenntnis der drei Daten.

Häufig gestellte Fragen

Ist der Zeitplan für ganz Deutschland einheitlich?

Ja, die Fristen gelten bundesweit einheitlich, ohne regionale Unterschiede zwischen den Bundesländern.

Kann sich einer der Stichtage noch verschieben?

Die Kernstichtage sind gesetzlich in §27 UStG verankert. Auslegungsfragen können weiterhin durch begleitende Verwaltungsschreiben konkretisiert werden.

Was gilt für öffentliche Auftraggeber?

Für Rechnungen an Behörden (B2G) gilt eine eigene, bereits seit 2020 etablierte Regelung – Details dazu im Artikel E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

Wo finde ich Updates zu möglichen Änderungen?

Aktuelle Entwicklungen werden im Artikel E-Rechnungspflicht: aktuelle Änderungen laufend eingeordnet.

Sollte ich eigene interne Fristen vor den gesetzlichen Stichtagen setzen?

Ja, das ist empfehlenswert, um genügend Zeit für Auswahl, Testlauf und Einarbeitung einzuplanen, statt erst am gesetzlichen Stichtag zu beginnen.

Ist Deutschland im EU-Vergleich spät oder früh dran?

Deutschland liegt im europäischen Mittelfeld – einige Länder wie Italien waren früher dran, andere planen ihre verpflichtende Einführung erst später.

Reicht es, sich nur die drei Kernstichtage zu merken?

Für einen ersten Überblick ja; für die konkrete Umsetzung lohnt sich zusätzlich ein Blick in die jeweils vertiefenden Artikel zu Ausnahmen und Formaten.

Wo finde ich eine druckbare Version dieses Zeitplans?

Die Tabellen und die Checkliste in diesem Artikel lassen sich direkt als Übersicht ausdrucken oder intern weiterverteilen.

Was passiert, wenn mein Umsatz nur knapp unter 800.000 Euro liegt?

Dann greift für Sie zunächst der spätere Stichtag 1. Januar 2028. Da sich die Umsatzgrenze jedoch von Jahr zu Jahr neu berechnet, lohnt sich eine jährliche Kontrolle, ob der Vorjahresumsatz die Schwelle inzwischen doch überschritten hat.

Zählt für die 800.000-Euro-Grenze der Umsatz mit oder ohne Umsatzsteuer?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach §19 Abs. 3 UStG, also grundsätzlich der Nettoumsatz ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. Im Zweifel sollte die genaue Berechnung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Kann ich freiwillig schon vor meinem eigentlichen Stichtag vollständig umstellen?

Ja, eine frühere freiwillige Umstellung ist jederzeit möglich und wird sogar empfohlen, um Erfahrungen zu sammeln, bevor der eigene gesetzliche Stichtag verbindlich wird.